SCENARIO ── CLINIC OUTPATIENT CASE
午前・午後の来患数を、予約で分かっている人数と当日受付の予測に分けて表示する開発プランです。院長と受付主任が前日16時までに確認し、受付の増員や予定の調整を判断します。
OVERVIEW
常勤医1名の内科・小児科クリニックを想定し、午前・午後の来患数から受付の人員や予定を調整する開発プランです。再診・健診・予防接種の予約人数はそのまま表示し、当日受付の分だけを予測します。
院長と受付主任は、前日16時までに翌日の見込みを確認し、受付をもう1人配置するかを判断します。過去2〜3年の受診数に曜日・祝日・季節・天気などを合わせて試し、予測の理由も表示します。学級閉鎖や近隣医院の休診など、院内で分かっている事情は担当者が補足できるようにします。
CHALLENGE
APPROACH
予測には、レセコンから取り出した日別・時間帯別の受診数、予約システムの確定人数、曜日と祝日の並びを使います。天気や都道府県が公表する感染症の定点報告も、入手できる時期を確認します。先週分の定点報告は金曜に出る週報のため、翌日の予測に使う前提にはせず、来週の診療枠を検討する材料として扱います。
まず、曜日・祝日・季節による違いを確認し、天気などを加えた場合の予測を試します。先月・先々月の午前と午後について、予測に使っていない期間の記録と比較し、実績との差を院長と確認します。学級閉鎖や近隣医院の休診など、院内で分かっている事情を受付が補足できるようにします。予測が外れた理由も記録し、方法を見直す材料にします。
例えば翌日の午前を34〜42人と予測する場合、予約済みの22人と当日受付の予測12〜20人を分けて表示します。受付の増員は前日16時、翌週の診療枠は水曜12時を判断期限とする想定です。期限を過ぎても未確定の項目は一覧に残し、院長と受付主任が判断します。予測は必ずこの範囲に収まるという保証ではなく、準備を相談するための目安です。
CONSULTATION
日別・時間帯別の受診数と予約の記録を確認します。
人員や予定を変更できる時刻を整理し、予測を何の判断に使うかを一緒に考えます。
SCREENS
この開発プランで想定する画面を紹介します。担当者が入力する内容と確認できる情報をご覧ください。表示しているデータは説明用の想定例です。
前日の夕方に翌日の来院人数を確認する画面です。あすの午前と午後が1枚ずつ並び、予約で確定している人数の上に、AIが予測した当日受付ぶんが幅で積まれます。右にはAIがそう予測した理由が「月曜＋7人・雨−2人」の形で並び、画面下部には受付の増員が必要かを判断する欄と、判断期限までの残り時間を表示します。
月曜から土曜の午前・午後ごとに来患数の予測と、健診・予防接種・自費診療の予約枠を確認します。混雑が見込まれる時間帯に変更可能な枠がある場合は、移動先の候補を表示します。
予測と実績が異なった午前・午後について、追加人件費と受診せずに帰った人数を確認します。月ごとに集計し、人員の過不足が起きた状況を振り返ります。
予測に使う院内・院外の情報と、更新頻度、利用できるまでの遅れを表示します。週1回の定点報告などについて、日々の人員判断と翌週の診療枠の検討のどちらに使えるか確認します。
予測範囲を外れた午前・午後に、学級閉鎖・大雪・近隣医院の休診・健診バスなどの状況を記録します。次に同じ状況があったとき、過去の記録を予測と一緒に確認できます。
OUTCOME
変わるのは予測の精度より、判断する時刻のほうです。当日の朝から前日の夕方へ、半日ぶん前にずれる。医院の週の組み方が変わるのは、そこからです。
混雑が減ることを保証する予測ではありません。前日の夕方に人数の見込みを確認し、勤務相談が可能な時間に判断する運用を目指します。
院長が予測を修正した人数と理由も記録し、予測・修正後の人数・実績を比較して運用を見直します。
予測を担当者が修正した記録も残します。予測と修正後の人数を実績と比較し、どの状況で修正が必要だったかを振り返ります。
PROCESS
オンラインと医院への訪問を組み合わせて、3ヶ月で納品まで進めます。月の区切りごとに触って確かめられるものを渡します。院長だけでなく、受付とパートの方にも触ってほしい。毎日使うのはその人たちです。
診療の前後にお邪魔して、受付・会計・看護の動きと、混んだ半日に何が最初に詰まるのかを見せてもらいます。レセコンと予約システムからどの粒度でデータを取り出せるかを確かめ、取り込みの形を決定。過去1年ぶんの受診数を曜日別・時間帯別に並べ直して、院長と受付主任の実感と突き合わせるところまでをこの月にやります。
曜日・祝日の並び・天気・定点報告を材料に予測を試作し、先月の午前・午後それぞれの来患数が予測とどれだけずれたかを検証します。予測は幅で出す前提なので、幅の広さと当たり外れの釣り合いを院と一緒に決めます。並行して外来ボード・週の枠割り・書き残しを開発し、締切時刻の置き方をパートの勤務連絡の実情に合わせて調整します。
これまで通りの段取りを続けながら、AIの予測と決めごとを横に置いて3週間走らせます。午前・午後の予測が外れた理由を拾って調整し、タブレットの置き場所・文字の大きさ・締切の時刻を現場に合わせて直してから本番へ。余った人件費と順番待ちの離脱をどう数えるかの運用ルールも、この月に決めて引き継ぎます。
FAQ
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日別・時間帯別の受診数と予約の記録を確認します。
人員や予定を変更できる時刻を整理し、予測を何の判断に使うかを一緒に考えます。