月曜の午前が混むことは、みんな知っている。
その「知っている」を、AIが前の日の夕方に数字にする。

月曜の午前は混む。連休明けはもっと混む。院の誰に聞いても同じ答えが返ってくるのに、当日の朝、待合の椅子が埋まってから受付が慌てる。分かっていることが、決めごとに変換されていないのがこの業務の困りどころです。混みそうだと分かった時点で打てる手はいくつもあります。混みそうな午前にパートをもう1人入れてもらう。健診の枠をその時間帯から外す。どちらも前の日までに声をかければ済む話で、当日の9時40分に思いついても間に合いません。

もうひとつ、クリニックの外来には商売としての変わった事情があります。あす来る患者のうち、再診の予約と、時間予約で受けた健診・予防接種は、前の晩の時点でもう決まっている。読まなければいけないのは残りの当日受付ぶんだけです。予約優先制の院なら埋まっている枠は予約システムを開けば見えるのに、「あすは混むかな」が院長の勘のままなのは、確定している数と読みの数を1枚に並べた紙がどこにも無いからです。大病院向けの外来予測の仕組みは、常勤医1名の医院が問い合わせて届く値段では返ってきません。この想定シナリオは、その「うちの規模じゃ無理」を外すための設計です。

そこを埋めるのが来患数を読むAIです。院長の頭の中にある「月曜は混む」「連休明けはもっと混む」「雨の日は当日受付が減る」といった感覚は、そのままでは人にも画面にも渡せません。AIにやらせるのは、過去2〜3年ぶんの受診数を曜日・祝日の並び・季節・天気・感染症の定点報告と突き合わせて、それぞれの事情があすの人数を何人ぶん動かすのかを数字にすることです。「月曜だから＋7人、雨で−2人、インフルの定点報告が上がっているので＋3人」。この足し引きが画面に出るので、院長は出てきた数字をそのまま受け取るのではなく、納得できないところだけ自分の判断で上書きできます。AIは決める人ではなく、決める材料を前の日の夕方までに揃える役です。

使う材料は院の中にだいたい揃っています。レセコンから出せる日別・時間帯別の受診数と、予約システムに入っている再診と時間予約の枠。あとは曜日と祝日の並びです。外から足すのは天気と、都道府県が公表している感染症発生動向調査の定点報告です。定点報告は先週ぶんが金曜に出る週報なので、あすの読みには効きません。ただ、来週の枠割りを決める材料としてはちょうど間に合います。材料ごとに、どの決定に間に合うかが違う。それを隠さず、画面の側で分けて見せます。

AIの作りは派手なものにしません。半日ごとの受診数という数え上げのデータなので、いきなり大きな仕組みを持ち込まず、曜日・祝日・季節の周期を土台に置いて、天気や流行の波を足し引きする形から始めます。予約で確定している分は予測に混ぜず、当日受付ぶんだけをAIに読ませるのも肝心なところです。読ませる範囲を狭くするほど、外れ方の理由が追えるようになります。作ったら必ず先月・先々月の半日をAIに読ませて、実際とどれだけずれたかを院長と一緒に見ます。当てにいって幅を狭くしすぎるより、外したときに「なぜ外したか」が言えることを優先します。学級閉鎖や近隣医院の休診のように院しか知らない事情は受付が1行で足せるようにして、外れた半日に残った一言が次の読みへ戻る——院で使うほど、その医院の癖を覚えていくAIにします。

読みは1個の数字にしません。「あす午前 34〜42人」の幅で出して、そのうち予約で確定している22人は色を変えて塗ります。読みが担っているのは残りの12〜20人だけだと、画面を見た人がすぐ分かるようにするためです。そのうえで、読みは必ず期限のついた決めごとの形にして出します。あすの受付をもう1人入れるかは前日16時まで。来週の枠割りは水曜12時まで。時刻を過ぎたら画面から選択肢が消える作りにして、決め損ねたまま当日を迎えることを無くします。決めるのは院長と受付主任で、仕組みの側は材料と締切を出すところまで。外した半日には理由を一言だけ残してもらい、それが次の読みに戻ります。