01. 問い合わせ・対応状況
本日の問い合わせ数・未返信・初回返信までの時間・内見予定を確認します。受信から5分以上未返信の優先案件や連絡が止まっている案件を表示します。
使い方のポイント
担当者が未返信の問い合わせと次に連絡する相手を確認します。
表示する内容
対応件数・要対応の問い合わせ・問い合わせの推移・流入元を4つの欄に表示します。
数字と状態の表示
未返信の経過時間を表示し、返信が遅れている問い合わせを確認しやすくします。
SCENARIO ── REAL ESTATE INQUIRY CASE
問い合わせから希望条件と返信案を整理し、
担当者が確認して内見の案内へ
物件の問い合わせメールからAIが希望条件を整理し、候補物件と返信案を用意する開発プランです。担当者が空き状況と文面を確認して送信し、内見から申込までの連絡履歴を共有します。賃貸仲介1〜数店舗を想定しています。
- 想定領域
- AI業務システム / 不動産仲介の業務改善
- 担当範囲
- 業務と必要な機能の確認・AI機能の開発・操作画面の開発・使い方の説明
- 想定対象
- 賃貸仲介 1〜数店舗
- 想定期間
- 設計〜納品 約 3〜4 ヶ月
OVERVIEW
どんな仕組みをつくるか
物件の問い合わせへの返信と、その後のお客様への連絡を管理する開発プランです。AIがメールから希望条件を整理し、自社の物件情報と照合して、候補と返信の下書きを表示します。
担当者は希望条件・物件の空き状況・文面を確認してから送信します。未返信の問い合わせと次の連絡が必要な案件を一覧にし、内見の日程調整から申込までを同じ記録で確認できるようにします。
CHALLENGE
課題
- 01 返信が遅れると、他社で内見が決まることがある。接客中・定休日・営業時間外に届いた問い合わせに即レスできず、先に返した他社で内見が決まってしまう。
- 02 反響の文面から希望条件を毎回拾う手間。「中央区・7万円台・1LDK・ペット可・4月入居」をメールから抽出し、在庫と突き合わせる作業が一件ごとに発生する。
- 03 追客が手帳とExcelに散らばる。「内見の返事待ち」「申込書を送った」といった案件ごとの進捗が一覧で見えず、フォローが止まったまま放置される反響が出る。
- 04 結果として 反響対応が反応の速い特定の担当者頼み に。休みや退職でその人がいないと、せっかくの反響が取りこぼされる。
APPROACH
課題への対応
問い合わせの原文と、AIが抜き出したエリア・家賃・間取り・入居時期などの希望条件を並べます。条件に合う物件と返信案を表示し、担当者が修正してから送信します。物件の空き状況も送信前に確認します。
問い合わせ・初回返信・内見調整・内見済み・申込の段階ごとに案件を管理します。最後に連絡した日と次の予定を表示し、担当者が不在でも対応履歴を確認して連絡を引き継げるようにします。
CONSULTATION
現在の問い合わせと返信の手順からご相談ください
ポータルから届くメールと、自社の物件情報の形式を確認します。
希望条件の整理・返信案の作成・追客のどこに手間がかかるかを伺い、必要な範囲と費用をご提案します。
SCREENS
主要画面
以下は8画面のサンプルです。利用する担当者と入力・確認する内容を紹介します。表示している名称・人数・数量・金額などは想定例です。
02. 問い合わせ一覧
問い合わせ元・優先度・対応状況・担当者で絞り込みます。希望条件と候補物件数を一覧にし、詳細を確認できます。
使い方のポイント
受信からの経過時間を表示し、返信が必要な問い合わせを確認します。
一覧の見やすさ
一日数十件の問い合わせについて、担当者と対応状況を一覧で確認できます。
状態の表現
優先度と対応状況を文字とマークで区別します。
03. 希望条件・候補物件・返信案
メールの原文・AIが整理した希望条件・候補物件・返信案を同じ画面に表示します。担当者が条件と空き状況を確認して修正します。
使い方のポイント
原文・希望条件・候補物件・返信案を並べ、担当者が内容を照合して返信します。
確認できる内容
希望条件と各物件の一致度を点数で示します。担当者が募集状況も確認します。
操作
担当者が下書きを修正し、送信前の表示を確認してから送ります。
04. 返信の作成・送信確認
問い合わせを選び、希望条件の確認・物件選定・返信案の作成を順に進めます。文面・添付物件・送信先を確認してから送信します。
使い方のポイント
問い合わせ内容と選んだ物件を確認し、返信案の作成に使う情報を確かめます。
事前プレビュー
文面・添付する物件・送信先を確認してから送信します。
待ち時間の表現
返信案の作成中であることと進行状況を表示します。
05. 賃貸物件一覧
エリア、家賃、間取り、募集中・申込・成約の状態で物件を絞り込みます。担当者が募集条件を編集し、紹介できる物件を確認します。
使い方のポイント
募集中・申込・成約を分けて表示し、紹介できる物件を確認します。
一覧の見やすさ
物件数が多くても項目名を確認できるよう、表の見出しを固定します。
状態の表現
申込済みの物件を文字と色で区別し、募集状況の確認に使います。
06. 追客・次の連絡予定
問い合わせから申込までの段階ごとに案件を表示します。最後の連絡からの日数と次の予定を確認し、連絡が必要な案件を開けます。
使い方のポイント
対応の段階ごとに問い合わせを表示し、連絡が止まっている案件を確認します。
確認できる内容
最後の連絡からの経過日数を表示します。
操作
案件を選び、これまでの対応と次の連絡予定を確認・更新します。
07. 内見・申込・契約予定
内見・申込・契約の予定を月単位で確認します。物件と担当者の予定が重なる場合は表示し、A4横向きで印刷できます。
使い方のポイント
日付ごとに内見・申込・契約の予定を確認します。マス内は3件まで表示し、それ以上の件数も示します。
操作の流れ
対象月を確認して、前月・翌月の予定へ切り替えます。
印刷対応
A4横向きで予定表を印刷できます。予定の件数に合わせてマスの高さを調整します。
08. 問い合わせ・成約の月次集計
問い合わせから返信・内見・申込・成約までの件数を集計します。ポータル別の成約率・担当別の状況・返信時間を確認し、営業会議用にPDFで保存できます。
使い方のポイント
問い合わせから成約までの件数を比較し、対応の進め方を見直します。
配色
青とグレーで情報を区別し、印刷時にも集計内容を確認しやすくします。
文字
数字の桁をそろえ、各月の件数を比較しやすくします。
OUTCOME
この仕組みで改善したいこと
以下は導入後に想定する使い方です。実際の業務で試し、作業時間や確認漏れの変化を確かめます。
01
問い合わせへの返信案を確認して送信する
今の作業接客中や営業時間外の反響は、手が空くまで返せなかった。
導入後の使い方AIが下書きまで用意し、担当者が内容を確認・修正して送信する。返信を一から書く手間を減らせる。
送信には担当者の確認が必要です。営業時間外の問い合わせは下書きを用意しておき、対応を再開したときに確認できるようにします。
02
連絡が途切れている案件を一覧で確認する
今の作業内見待ち・申込待ちの状況が頭の中にしかなく、フォローが抜けた。
導入後の使い方止まっている案件を画面が警告し、次に連絡すべき相手が分かる。
最終連絡日と次の予定を記録し、担当者が連絡漏れを確認できるようにします。
03
担当者の不在時も返信を引き継ぐ
今の作業希望条件や連絡履歴を担当者ごとに管理し、不在時に対応を引き継ぎにくい。
導入後の使い方AIの下書きと画面の流れに沿えば、別の担当者も希望条件と対応履歴を確認して返信できる。
希望条件・連絡履歴・返信の下書きを共有し、別の担当者が続きを確認できるようにします。
PROCESS
開発の進め方
オンラインでやりとりしながら、3〜4ヶ月を目安に納品まで進めます。月の終わりごとに、動く画面を確認してもらいます。AIの下書きの言い回しは、御社の営業が普段使う言葉に寄せます。
1
MONTH 01 ／ 業務と必要な機能の確認 + 反響の棚卸し
問い合わせメールと返信手順を確認
普段の対応を伺い、ポータルごとのメール形式・希望条件・返信の例を整理します。AIが整理する項目と担当者が確認する内容を決めます。
- 業務ヒアリング（2〜3回）
- 反響メールの形式整理
- 抽出条件・返信パターンの洗い出し
- 主要3画面の下書き
2
MONTH 02 ／ AI機能の開発 + 画面開発
希望条件の整理・返信案と8画面を開発
希望条件を抜き出し、自社の物件と比較して返信案を作る仕組みと、8画面を並行して開発します。月後半に動くサンプルを確認します。
- 希望条件の抽出・物件との照合方法
- 主要8画面の開発
- 返信の下書き作成の調整
- 動くサンプルを一緒に確認
3
MONTH 03 ／ 検証 + 納品
過去の問い合わせで試し、運用を調整
過去の問い合わせで条件の整理と返信案に誤りがないかを確認します。追客・カレンダー・レポートを仕上げて納品し、必要に応じてもう1ヶ月延長して調整します。
- 実際の反響での検証
- 抽出・返信精度の調整
- 追客・カレンダー・レポート画面
- 納品 + 運用引き継ぎ
FAQ
よくある質問
- Q1 反響への返信をAIに全部任せられますか？
下書きまではAIに任せ、送信は人が確認してからという設計を前提にしています。お客様への最初の連絡は会社の印象を左右しますし、物件の空き状況や条件の細かいニュアンスは担当者が一番分かっています。AIが希望条件の抽出と返信案の作成をやり、内容の確認と送信は人が担う。返信文を一から作成する手間を減らし、確認と修正に時間を使えるようにします。 - Q2 ポータルから来るメールは形式がバラバラですが、読み取れますか？
SUUMO・アットホーム・LIFULL HOME'Sなど、よく使うポータルのメール形式を最初に整理して、そこから希望条件を抜き出せるように設計します。文章で細かい要望が書かれている場合も、本文から条件を読み取ります。うまく拾えなかった項目は「要確認」として画面に出すので、取りこぼしには気づける形にします。 - Q3 今使っている物件データや顧客の情報はどうなりますか？
物件データは表計算ソフトで扱えるデータなどで取り込んで、反響との照らし合わせに使えるようにします。いきなり全部を新しい仕組みに移すのではなく、まずは反響対応と追客から始めて、必要な機能から段階的に移行する進め方をおすすめしています。今の業務を止めずに導入できるかを最初に確認します。 - Q4 スタッフが一人でも意味はありますか？
一人で接客と返信を担当する場合も相談できます。AIが希望条件と返信の下書きを用意し、担当者が確認して送信する構成です。次の連絡予定も同じ画面で確認でき、返信準備と案件の確認にかかる手間を減らすことを目指します。 - Q5 導入までの期間と想定する会社の規模を教えてください。
想定では設計から納品まで約3〜4ヶ月、賃貸仲介を1〜数店舗で営む規模を対象にしています。要件が固まっていない段階から相談いただけます。まずは普段どんな反響にどう返しているか、その流れを一緒に見るところから始めます。 - Q6 内見の日程調整まで、この仕組みで扱えますか？
扱えます。返信の下書きに内見の候補日時を入れる段階から、内見カレンダーで物件・担当・時間帯の重なりを確かめる段階までが範囲です。お客様から都合のよい日時の返信があれば内見予定を確定し、実際に内見を終えてから追客ボードの案件を「内見済」へ進めます。最終接触から日数が空いた案件は色が変わるので、候補日時を送ったまま返事が無い反響も見落としにくくなります。内見の当日に案内する物件が募集中のままかどうかは、物件一覧の状態（募集中・申込・成約）を見て担当者が確かめる前提です。 - Q7 費用はどのくらいかかりますか？
金額を左右するのは、月に届く反響の件数、物件データの形、画面をどこまで作るかの3つです。物件データを表計算ソフトの形で出せる会社なら、反響一覧・反響詳細・追客ボードの3画面から始める構成がいちばん小さくなります。内見カレンダーと月次レポートは、運用が回ってから足しても遅くありません。最初にお預かりしたいのは、直近1週間分の反響メールと物件データの見本です。希望条件が機械で取り出せる形になっているかを見てから、作る範囲と概算をお出しします。見積もりの前に決めることは、解説記事「賃貸仲介の反響対応にAIはどこまで使えるか」にも書いています。
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