整備工場の車検満了日は、どう管理して、いつ案内を出すか

車検はいつ満了し、いつから受けられるのか

車検証の有効期間は道路運送車両法第61条で決まっています。自家用の乗用車は、新車で最初に受けたときが3年、それ以降は2年です。旅客や貨物の運送に使う事業用の車は1年で、車両総重量8トン未満の貨物車などは最初だけ2年です。満了後も使うには継続検査を受けなければならず（第62条）、有効な車検証のない車は運行できません（第58条）。満了日を過ぎた車は、工場まで自走で持ち込むこともできなくなります。

継続検査を受けられる時期は、道路運送車両法施行規則第44条にあります。原則は「有効期間を記録した日」から次の有効期間を数え始めますが、満了日の2か月前から満了日までのあいだに受けた場合だけ、満了日の翌日から数えます。この2か月の窓の中で受ければ、早く受けても次の満了日は前倒しになりません。

この窓は2025年4月1日に、1か月から2か月へ広がりました。国土交通省の2024年6月25日の発表は、車検が年度末に集中して予約が取りづらく、整備士が残業と休日出勤に追われている状態を理由に挙げています。自賠責保険の期間もあわせて調整されました。

案内は満了日の何か月前に出すか

案内の時期を決める法令はありません。決める材料は、上の2か月の窓と、お客様が予定を空けるまでの日数です。窓が2か月に広がったので、お客様がその余裕をまるごと使えるようにするには、案内が満了日の2か月前より前に手元へ届いている必要があります。当社は、満了日の3か月前に対象を抽出して案内を出し、2か月前の時点で返事のない車に電話する、という2段を目安にしています。

年度末に満了が集中する工場では、3か月前の案内だけでは予約が3月に寄ります。4月に満了する車には1月に案内が届くので、その文面と電話の順番で2月の入庫を勧められます。どの月にどれだけ満了があるかを、台帳から月別に数えるのが先です。

案内は1回で終わりません。はがきを出した、電話した、留守だった、予約が入った、入庫した。この経過を車ごとに残せないと、同じお客様に二度はがきを出すか、誰にも声をかけないまま満了日が来るかのどちらかが起きます。案内の時期を決めるときに、経過をどこに残すかも一緒に決めます。

Excelの車両台帳で足りるのはどこまでか

1行1台の表で、登録番号・車台番号・お客様名・電話番号・満了日・前回入庫日の列を持ち、満了日で並べ替える。ここまではExcelで足ります。満了日から今日を引いた残日数の列を足し、60日を切ったら色を変える条件付き書式を入れれば、紙のカードをめくって探す作業はなくなります。

崩れるのは、1台に対して行が増える情報が入ってきたときです。案内の経過（はがき、電話、予約）と、整備の履歴（前回のオイル交換、タイヤ交換、見積で見送った項目）は、1台に何行も付きます。列を横に足していくと、3回目の電話を書く場所がなくなり、履歴は別のシートか手書きの伝票に戻ります。

もう1つは、同時に開けないことです。フロントが予約を書き込んでいるあいだ、工場側は前回の整備内容を見られません。共有フォルダに置いても、後から開いた側は編集できません。台帳を2人以上で触る工場は、この時点でExcelの限界に当たります。

整備の記録は何年残すか。台帳に何を入れるか

整備工場側に保存義務があるのは特定整備記録簿です。道路運送車両法第91条は、特定整備をしたときに登録番号、整備の概要、完了日、依頼者の氏名と住所などを記載し、写しを使用者に渡し、記載の日から2年間保存するよう定めています。整備履歴を台帳に入れるなら、この記録簿の項目をそのまま履歴の1行にできます。

点検整備記録簿は、使用者（お客様）の側が車に備え置く記録です（第49条）。保存期間は自動車点検基準第4条で、事業用など3か月・6か月点検の車は1年、自家用乗用車など1年点検の車は2年です。自家用乗用車の定期点検は1年ごと（第48条）なので、点検日と走行距離を台帳に残しておけば、次の12か月点検の案内にも使えます。

見積にも決まりがあります。施行規則第62条の2の2は、定期点検や整備を頼まれたときに、必要な整備の内容と必要性を説明し、料金の概算見積りを書面か電子データで渡すよう求めています。作業料金の掲示も必要で、従業員5人以下か自社サイトが無い場合を除き、ウェブサイトへの掲載も求められます。見積を台帳から出せる形にしておくと、この書面の作成と整備履歴の登録が二度書きになりません。

システムにするとき、何を決めれば見積もれるか

選択肢は3つです。今のExcelを整える、既製の整備ソフト（見積・請求・車検案内はがきの機能を持つもの）を入れる、案内と履歴の部分だけ自社に合わせて作る。既製ソフトの料金は各社のサイトで公表されているので、まず機能と月額を見比べてください。当社が請けるのは3つ目で、次の4点が決まれば見積もりを出せます。

当社が想定している期間と、費用の出し方

当社の開発プランでは、整備士数名・管理台数数百台の工場を想定して、設計から納品まで約3か月としています。1か月目に顧客カードとホワイトボードの棚卸しをして画面案を決め、2か月目にまとめ画面・車両一覧・車両カルテを作り、3か月目に実際の車両データを入れて、満了日の並びと案内の記録を確かめます。画面の構成は車検満了・整備カルテ管理システムの開発プランに載せています。

費用は、満了日の管理と案内の記録だけの構成と、見積・整備履歴まで含む構成の2案を金額付きで出し、必要な範囲と導入する順番を相談します。初回の相談と概算の見積もりは無料です。

まとめ

車検証の有効期間は自家用乗用車で初回3年、以後2年です。2025年4月からは満了日の2か月前から受けても次の有効期間が満了日の翌日から数えられるので、案内はその2か月より前、満了日の3か月前までに届くように出します。

Excelの1行1台の台帳は、満了日の並べ替えと残日数の色分けまでは足ります。案内の経過と整備履歴という「1台に何行も付く情報」と、2人以上で同時に触る運用が始まったら見直しどきです。

次にやることを1つ挙げます。今の台帳から、今後12か月の満了台数を月別に数えてください。どの月に山があるか、その山に3か月前の案内が間に合っているかが、Excelで続けるか、システムにするかを決める最初の材料になります。