SCENARIO ── AUTO REPAIR SHOP CASE
車検満了日・案内の履歴・入庫予約・整備内容を車両ごとに管理する開発プランです。事務担当と整備士が同じ記録を確認し、工場で決めた時期に車検を案内できるようにします。
OVERVIEW
車検満了日・案内の履歴・入庫予約・整備内容を車両ごとにまとめる管理システムの開発プランです。紙の顧客カードや手書きの伝票に分かれた記録を、事務担当と整備士が同じ画面で確認できるようにします。
満了日が近く、まだ案内していない車両を一覧に表示します。誰がいつハガキ・電話・SMSで連絡したかを記録し、案内後の予約状況も確認します。連絡漏れや二重連絡を防ぐための確認手順まで、工場の運用に合わせて考えます。
CHALLENGE
APPROACH
車両ごとに次の車検満了日を登録し、残日数の少ない順に並べます。この画面例では、満了まで60日を切っても未案内の車両を目立つ位置に表示します。事務担当が案内方法と連絡日を記録し、次の担当者も対応状況を確認できるようにします。
車両の詳細画面では、過去の整備内容・交換部品・見積もり・次に提案する整備を時系列で確認します。入庫予約はカレンダーで共有し、ピットと代車の空きを見ながら日程を決めます。車両情報は車検証を参照して登録し、よく使う作業は一覧から選べるようにします。実施した作業と交換部品を補って記録し、事務担当と整備士の入力分担を決めます。
CONSULTATION
今の顧客カードや車検案内の手順を見ながら、先に改善する作業を決めます。
車両ごとの情報のまとめ方・入力担当・案内の時期を一緒に整理します。
SCREENS
この開発プランで想定する画面を紹介します。担当者が入力する内容と確認できる情報をご覧ください。表示しているデータは説明用の想定例です。
事務担当が当日の入庫予定と車検満了日が近い未案内車両を確認する画面です。車検切れが近い車両や連絡が必要な車両を上部に表示し、ピットの予約状況も確認できます。
全車両を車検満了日が近い順に表示します。残日数・前回入庫日・案内状況・担当者で絞り込めます。満了まで60日以内で未案内の車両には確認の印を付けます。
お客様と車両の情報・整備履歴・次回の車検満了日を確認する画面です。前回のオイル・タイヤ交換と次に提案する整備も表示し、電話で案内する際に参照できます。
入庫予約を週単位のカレンダーで共有します。車検・点検・一般整備を区別し、ピットと代車の空きを確認して日程を決めます。
作業項目ごとに部品代と工賃を入力して見積もりを作ります。定番作業は一覧から選べます。承認した見積もりを作業指示書に引き継ぎ、実施した作業を確認して整備履歴に登録します。
ハガキ・SMS・電話での車検案内を記録し、未送付・送付済み・予約済みを一覧で確認します。案内後に予約が決まっていない車両も確認できます。
案内した車両の予約・入庫件数と割合を集計します。月別の車検入庫件数・整備売上・作業別の内訳を表示し、月の途中でも確認できます。
OUTCOME
紙のカードをめくって対象車両を探す手間を減らし、案内や整備内容の確認に時間を使えるようにします。
一覧を確認して案内した履歴を残し、満了前に連絡できているかを振り返る運用を想定します。
連絡前に履歴を確認する手順を共有し、案内の重複・漏れと案内後の予約状況を振り返ります。
前回の作業と次の提案を記録し、担当者が替わっても車両の状況を確認できるようにします。
PROCESS
約3ヶ月を目安に、開発範囲と確認日程を相談します。月ごとに開発中の画面を共有し、個人情報を伏せた顧客カードの見本で、入力しやすさや案内状況の確認方法を試してもらいます。確認結果を次の開発に反映します。
車検の案内から入庫までの流れをヒアリングし、今使っている顧客カード・ホワイトボード・手書き伝票の保管方法を整理。車両を軸にした台帳の持ち方と、満了が近い車を上に集める画面の骨組みを固めます。
満了までの残日数で自動的に並び、未案内の車が上に集まる流れの開発と、入庫カレンダー・案内の記録・整備見積の機能の作成を同時並行で進めます。月後半に、実際の顧客台帳を想定したデータを入れた動くサンプルを一緒に確認します。
手元の顧客カードを実際に入れてもらい、満了の並びや案内の記録のズレを調整。車検案内の宛名出力と月次レポートまで仕上げて納品。社長や事務担当が一人でも回せる手順書を添えて引き継ぎます。
FAQ
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