デイサービスの送迎表は、無料のままでどこまで回るのか

無料で手に入るのは、どこまでか

送迎表は、日付、迎えと送り、車両、便、乗車順、利用者名、予定時刻、担当者が一行で並べば成立する表です。この形を作るのに有料のソフトは要りません。当社も週間送迎表と利用者台帳、車両・担当者の設定表をまとめたExcelファイルを、会員登録なしで配っています（デイサービス送迎表のExcelテンプレートに使い方を書いています）。

介護ソフトの側にも、月額のシステム利用料を0円と掲げる製品や、期間を区切った体験版があります。ただし無料の範囲は製品ごとに違います。記録は無料でも請求は有料、利用者数やユーザー数で線が引かれている、初年度だけ設定費用がかかる。こうした形が混ざるので、「無料」の二文字だけで比べると後で動かせなくなります。

厚生労働省の「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」は、製品の価格体系を比べるときの視点を挙げています。無料のものを試すときも、この4点を先に確かめておくと判断が早くなります。

車が5台になった日から、送迎表とは別の記録が増える

台数が増えたときに効いてくるのは、送迎表の使い勝手ではありません。警察庁の安全運転管理者制度では、乗車定員11人以上の自動車を1台以上、またはそれ以外の自動車を5台以上使う事業所ごとに、安全運転管理者を選任する義務があります。20台以上40台未満なら副安全運転管理者が1人必要です。

安全運転管理者の業務には、運転者の酒気帯びの有無の確認と、その確認内容の記録・保存、運転日誌の備え付けと記録が入っています。目視等による確認と記録の1年保存は令和4年4月1日から、アルコール検知器を用いた確認と記録の1年保存、検知器の常時有効保持は令和5年12月1日から施行されました。選任義務に違反したときの罰金は、令和4年10月1日に5万円以下から50万円以下へ引き上げられています。

送迎表がExcelでも構いません。ただし、ここに挙がった記録は送迎表の中には無く、別のファイルとして増えます。車を1台足すか足さないかを検討している事業所は、5台目の前後で事務の量が変わることを見込んでおいてください。

Excelがつらくなるのは、当日の変更が走っている車に届かないとき

2026年6月15日の社会保障審議会介護給付費分科会に出た資料では、通所介護・地域密着型通所介護・認知症対応型通所介護の96.7%が送迎を実施していました。対応体制は「基本的に一人で対応している」が73.0%で最も多く、送迎業務を担っている職員は常勤の事務職員等が42.3%、非常勤の事務職員等が34.0%です。運転しているのは、事務所で電話を受けていた人であることが多いという意味になります。

同じ資料の課題の集計では、「職員のシフト組みが負担」が51.6%、「職員を多く雇用・確保する必要がある」が41.3%、「個々の利用者の利用時間が多様化しているため送迎負担が大きい」が36.9%でした。送迎で最も時間のかかる利用者の片道時間は、30分以上60分未満が51.7%です。1便が出てから戻るまでの1時間近く、事務所は運転者と切り離されます。

印刷した送迎表を持って出たあとに欠席の電話が入ると、この1時間が問題になります。Excelを直しても車の中は変わらないので、電話でつかまえるしかありません。無料か有料かの分かれ目は機能の数ではなく、走っている車に変更が届く仕組みを持っているかどうかに寄ります。

記録の側にも理由があります。利用者に送迎を行わない場合、通所介護では片道につき47単位が所定単位数から減算されます。往復で行わなければ94単位です。単位あたりの単価は地域区分で決まっているので、自分の事業所の単価を掛けて1日あたりの金額を出してみてください。送迎を実施したかどうかの記録が、そのまま請求の裏付けになります。

有料に切り替える、あるいは作るときに見ておく金額

補助から確認します。厚生労働省の介護テクノロジー導入支援事業（地域医療介護総合確保基金）では、ICTの補助上限が職員数に応じて分かれています。令和7年度の資料では、1人から10人で100万円、11人から20人で150万円、21人から30人で200万円、31人以上で250万円。補助率は、要件を満たす場合に4分の3を下限、それ以外は2分の1を下限としています。

要件のほうも見ておいてください。在宅系のサービスには、年度内にケアプランデータ連携システムの利用を開始することが入っていました。年度ごとに要綱が変わるので、申請の前に都道府県の最新の要綱を確認してください。

当社に作るところから相談する場合、見積もりを出す前に決めることは4つです。ここが決まれば、範囲と金額は同時に固まります。

順番も一緒に決めます。最初から全部は作りません。まず翌日の送迎表を1か所で作って印刷できるところまで、次に当日の変更が運転者のスマホに出るところまで。この2段で止めたままの事業所もあります。

当社が想定している期間は、要件の整理から公開まで3か月です。1か月目に今の送迎表と運行日誌をそのまま画面に起こし、2か月目に事務所のボードと運転者のスマホを作り、3か月目は紙と並べて走らせながら記録と帳票を仕上げます。どんな画面になるかはデイサービスの送迎表・配車管理アプリの開発プランに置いてあります。初回の相談と概算の見積もりは無料で、札幌市内と近郊なら朝の送迎に同乗させてもらうところから始めます。

まとめ

送迎表を作るだけなら、無料のExcelで足ります。有料のソフトや自作を考えはじめるのは、車が5台に届いて記録が増えたとき、印刷して出たあとの変更が届かないとき、送迎がシフトの組み方を縛りはじめたときの3つです。

無料をうたう製品を比べるときは、支払額、価格に含まれる範囲、解約のしやすさ、データの引き継ぎの4点を先に見てください。月額0円だけで決めると、乗り換えのときに困ります。

次にやることを1つだけ挙げます。直近1か月の送迎表を出して、出発後に入った変更が何件あったかを数えてください。0件に近ければ、今のままで問題ありません。週に何件も出ているなら、その件数が切り替えを検討する材料になります。