送迎予定の変更を相談員とドライバーで共有

通所介護（デイサービス）の送迎は、迎えと送りで1日4便前後。車が3台あれば、1日十数回の運行になります。誰をどの車に何番目に乗せるか。それを決める送迎表は、多くの事業所でExcelとホワイトボードの二重管理です。朝の欠席電話が1本入るたびに両方を直し、ドライバーには口頭で伝え直すことになります。この開発プランでは、その流れを相談員が操作する送迎ボードと、ドライバーが見るスマホの運行画面の2つに置き換えます。

ルートを自動で最適化するAIは、最初からは作りません。どの家では車が玄関先まで入れるか、誰と誰を同じ車にしない方がいいか。並べ替えには、地図データだけでなく現場で把握している事情も必要だからです。アプリが受け持つのは「今の送迎表はどれか」を一つにすること、変更を電話なしで届けること、運行の記録を自動で残すこと。この3つに絞ります。

最初に、相談員とドライバーが同じ最新の送迎表を確認する画面を作ります。便×車両の格子に利用者のカードを並べる、Excelの送迎表と同じ見た目から始めます。今の帳票に近い形で、相談員が操作を覚えやすい画面を目指します。欠席の電話を受けたらカードを1回タップするだけで、ボードとドライバーのスマホの両方から外れる。直す場所を一つにすることがこの設計の中心です。

ドライバー側は「見るだけで済む」ことを優先します。停車順と目印、家ごとの停め方のメモ、乗せたら押すボタン。それ以上は載せません。かわりに、出発・帰着を押した記録がそのまま車両運行記録になり、月末の日誌や実地指導に使う帳票への転記を減らします。家族送迎に切り替わった日も記録に残るので、送迎減算の確認を月末にまとめて行う負担を減らせます。制度まわりの記録も運行と同じ場所に持たせます。