業務アプリ・DX

デイサービス送迎表のExcelテンプレート

送迎は、名簿を並べた表だけでは管理できません。車両、担当者、迎えと送り、時刻、そして当日の欠席や時間変更を同じ表で見られることが大切です。そのまま使い始められるExcelテンプレートと、当日の変更にも対応しやすい運用方法をまとめました。

立石伊吹（代表取締役） 2026.08.04 読了約3分

この記事でわかること

週間送迎表、利用者台帳、車両・担当者の設定表が入った無料Excelテンプレートです。
欠席、時間変更、追加を状態欄で分け、色で見落としを防げる形にしています。
Excelでの共有や当日変更が限界になったら、そのときに初めてアプリ化を検討すれば十分です。

無料テンプレートに入っているもの

テンプレートはExcel形式で、会員登録なしでダウンロードできます。週間送迎表を中心に、利用者の送迎条件を記録する台帳と、車両・担当者の選択肢を管理する設定シートを分けています。

最初に「使い方」シートを読み、設定シートの車両名と担当者名を自分の事業所に合わせて変更してください。医療情報など、送迎に不要な情報は記入しない前提です。

週間送迎表

日付、迎え・送り、車両、便、順番、利用者、予定時刻、担当者、当日変更、確認状態を一覧で管理します。

利用者台帳

利用者ID、送迎先、通常の時刻、送迎時に必要な最小限の注意事項をまとめます。

設定

車両名、担当者名、状態を選択式で入力するための元データです。

送迎表に必要な欄

最低限、日付、迎え・送り、車両、便、乗車順、利用者名、予定時刻、担当者が必要です。「誰が、どの車で、何時に、どの順番で回るか」を一行で確認できるようにします。

送迎時の注意事項は、玄関先の受け渡し、インターホン、車いすの積み込みなど、安全に送迎するために必要な範囲に絞ります。ファイルは閲覧できる人を限定し、個人のスマホやメールへむやみに送らない運用が必要です。

前日の確定と当日の変更を分ける

前日までに、利用予定、車両、担当者、便と順番を確定します。印刷する場合も、元にする表はこの1ファイルに決めます。同じ日の送迎表を複数人が別ファイルで持つと、どれが最新か分からなくなります。

当日の欠席電話が入ったら、行は削除せず、状態を「欠席」に変えます。時間変更や追加も同じ欄で分ければ、担当者が変更だけを拾えます。原因や病名ではなく、送迎に必要な「欠席」「時間変更」という結果を共有します。

印刷とドライバーへの引き継ぎ

週間送迎表は、A4横で1ページの幅に収まるよう設定しています。必要な日付だけに絞り込み、便ごとに印刷して使えます。運転中にスマホや紙を操作せず、停車中に確認する運用を必ず決めてください。

変更があったら、Excelの状態欄を更新したうえで、ドライバーにも連絡します。いっぽうで、Excelを他の人が開いている間に変更しづらい場合や、外出中のドライバーへ最新表が届かない場合は、共有方法の見直しが必要です。

Excelで回らなくなったら、アプリ化を考える

送迎ルートを並べるところまでは、Excelで十分な事業所もあります。テンプレートで一度運用し、どの作業に手間がかかるかを確認してから、アプリにする範囲を決めれば十分です。

当日の欠席が多い、送迎表とホワイトボードの二重管理になる、ドライバーが古い印刷物を持って出発する、運行記録を月末に清書する。このどれかが繰り返されるなら、送迎ボードとドライバーのスマホをつなぐ段階です。

よくある質問

テンプレートは無料で使えますか？

はい。会員登録なしで無料ダウンロードできます。事業所の車両、担当者、利用者に合わせて書き換えてください。

迎えと送りの両方を管理できますか？

できます。送迎区分で「迎え」と「送り」を選び、車両、便、順番、予定時刻をそれぞれ入力できます。

欠席や時間変更があったときはどうしますか？

行を削除せず、当日変更欄を「欠席」「時間変更」「追加」に変えます。色が変わるため、当日の変更だけを確認できます。

Excelからアプリに変える目安はありますか？

複数人が同時に更新する、外出中のドライバーへ変更が届かない、印刷物の差し替えが頻発する、運行記録を別の表へ転記している場合は、アプリ化を検討する目安です。

デイサービス
送迎表
Excelテンプレート
介護DX
送迎管理

この記事を書いた人

立石伊吹代表取締役 / DX・AIアドバイザー

北海道札幌市を拠点に、業務アプリやAIの開発を行っています。北海道内は直接うかがい、道外はオンラインで対応しています。専門用語を使わず、相手の言葉で話すことを大事にしています。

無料の送迎表テンプレートを使ってみる

週間送迎表、利用者台帳、車両・担当者の設定表が入ったExcelファイルです。事業所の運用に合わせて自由に書き換えてください。

Excelテンプレートをダウンロード

メールでのお問い合わせ：info@evoquest.jp 解説記事一覧へ戻る