歯科医院のリコール管理は、次の案内時期をどう決めるか

次の案内時期は、患者ごとにどう決まるか

リコールを「全員3か月ごと」に置くと、保険の請求と合わない患者が出ます。2026年6月からの令和8年度診療報酬改定で、歯周病安定期治療（SPT）と歯周病重症化予防治療（P重防）は歯周病継続支援治療に統合されました。

算定の間隔は通知に書かれています。同じ患者について月1回までで、2回目以降は「前回実施した月の翌月から起算して2月を経過した日以降」に行います。10月に実施したなら、11月から数えて2か月を過ぎた1月以降です。実務では3か月に1回の来院になります。

間隔の短縮が必要な患者は、3か月以内の間隔でも月1回算定できます。歯周外科手術を実施した場合、全身的な疾患の状態が歯周病の病状に大きく影響する場合、糖尿病の状態により重症化するおそれがある場合、侵襲性歯周炎の場合、特別管理加算を算定した場合などです。実施する理由と全身状態等を診療録に記載し、一部は主治の医師からの文書を添付します。

処置ごとに別の間隔が付くこともあります。機械的歯面清掃処置は原則2か月に1回で、妊娠中の患者や、医科から文書で情報提供を受けた糖尿病の患者などは月1回です。台帳に「次は3か月後」とだけ書いても、この違いは表せません。

誰が対象者を選び、誰が連絡するか

歯周病継続支援治療は、開始にあたって歯周病検査を行い、検査結果の要点と治療方針を書いた管理計画書を作成し、文書で患者またはその家族に渡して写しを診療録に添付した場合に算定します。2回目以降も、必要に応じて検査で症状の安定を確認したうえで、状態に応じた適切な間隔で行うと通知にあります。次がいつになるかは、来院のたびに更新されます。

実際に処置をするのは歯科衛生士です。歯科衛生士法第2条は、歯科医師の指導の下で行う予防処置に加えて、歯科診療の補助と歯科保健指導を業務としています。患者の状態を一番近くで見ているのは担当の歯科衛生士で、はがきを出したり電話をかけたりするのは受付です。3者が別の場所に情報を持つと、「この患者にはいつ何を案内するのか」を毎回口頭で確認することになります。

規模の話もしておきます。令和5年の歯科診療所は、常勤換算の従事者数が1施設あたり平均5.1人、うち歯科医師1.5人、歯科衛生士2.0人です（医療施設調査）。リコールの専任を置くのが難しい人数なので、誰かの空き時間に載せられる手順に落とします。

案内の手間と漏れは、どこで出ているか

案内が止まる場所は、だいたい4つに分かれます。順に見ると、どこから直すかを決めやすくなります。

Excelの名簿で足りるのは、どこまでか

1行1患者の表で、カルテ番号・氏名・連絡先・希望する連絡方法・最終来院日・前回実施した月・次の案内月・担当の歯科衛生士の列を持つ。次の案内月で並べ替えて今月分を抽出する。ここまではExcelで足ります。紙のカードをめくって探す作業はなくなります。

崩れはじめるのは、1人に何行も付く情報が入ってきたときです。案内の履歴（いつ、どの手段で、誰が連絡し、返事は何だったか）がこれにあたります。列を横に足していくと、3回目の連絡を書く場所がなくなります。

「Excelは同時編集できない」と決めつける必要はありません。保存先と契約によっては複数人で同時に開けます。ただし患者の氏名と連絡先を置く場所には別の条件がかかるので、次の節の確認が先です。

もう1つの分かれ目は予約表との照合です。予約が別のシステムにあり、案内の直前に画面を見ながら1件ずつ突き合わせているなら、件数が増えた分だけ時間が増えます。

患者の連絡先を別の台帳に持つとき、先に決めること

診療記録とは別に案内の台帳を作ると、氏名と連絡先を持つ場所が2か所に増えます。厚生労働省の「医療機関・薬局におけるサイバーセキュリティ対策チェックリスト」は、令和8年度版が立入検査時に確認され、年度中に全項目で「はい」が付くよう求められています。台帳をどこに置くかを決める前に、この内容を見てください。

チェックリストに並んでいるのは、医療情報システム安全管理責任者を置くこと、利用者の職種や担当業務ごとに情報区分の利用権限を設定すること、退職者や使っていないアカウントを削除または無効化すること、パスワードを英数字混在の8桁以上（二要素認証を採用するまでの期間は13桁以上）にすること、アクセスログを管理することなどです。

「クラウドなら安全」という説明も、そのままは使えません。安全かどうかは契約の内容と設定の仕方で変わります。案内の台帳を外部のサービスに置くなら、権限を分けられるか、ログを取り出せるか、退職時にアカウントを止められるかを契約前に確かめます。

保存の扱いも整理しておきます。診療録は、診療所に勤務する歯科医師のものは管理者が5年間保存します（歯科医師法第23条第2項）。案内の台帳は診療録とは別の記録なので、どちらに何を残すかを決めてから運用を変えてください。

仕組みにするなら、何を決めれば見積もれるか

選べる道は3つあります。今の名簿を整える、いま使っている予約管理や診療記録のシステムに案内の機能があるか確かめる、案内の台帳だけを自院に合わせて作る。2つ目を先に確かめるほど、3つ目の範囲は小さくなります。当社が請けるのは3つ目で、次の4点が決まれば見積もりを出せます。

まとめ

歯周病継続支援治療の2回目以降は、前回実施した月の翌月から2か月を過ぎた日以降に行います。歯周外科手術を行った場合や糖尿病の状態などに当てはまる患者は、3か月以内の間隔でも月1回です。台帳に残すのは、前回実施した月と該当する区分の2つです。

Excelの1行1患者の名簿は、次の案内月での並べ替えまでは足ります。案内の履歴という1人に何行も付く情報、名簿を触る人数、予約表との突き合わせの時間。この3つが増えたら見直しどきです。

次にやることを1つ挙げます。今月出した案内のうち、すでに予約が入っていた患者が何人いたかを数えてください。その人数が、照合の作業を自動にする価値をそのまま表します。