定期検診の案内と予約状況を受付でまとめて確認

定期検診の案内では、対象となる患者さんを確認し、連絡先や希望する連絡方法を調べ、案内後の返答や予約を記録します。はがきの発送リスト、電話のメモ、予約表が別々にあると、同じ患者さんの状況を複数の場所で確認する必要があります。このプランでは、定期検診の案内から予約の確認までを一つの台帳で追えるようにします。

定期検診の案内に加え、予約変更後の再連絡やキャンセル待ちの希望も記録します。既存の予約表や診療記録をどのように参照・更新するかは、現在のシステムで取り出せる情報と受付の手順を確認して決めます。予約済みの患者さんへ重ねて案内しないよう、連絡前に最新の予約状況を確認する手順も合わせて整えます。

まず、定期検診の対象者を確認する方法と案内後の予約を記録する手順を整理します。検診の時期は医院が患者さんごとに設定し、台帳では最終来院日、次の案内時期、希望する連絡方法、返答を確認できるようにします。はがき・SMS・電話のどれを使うかは、患者さんの希望と医院の運用に合わせて決めます。

電話の一覧には希望する時間帯と前回の連絡結果を表示します。連絡する件数や再連絡日は、受付の業務時間と患者さんの都合に合わせて調整します。治療中の患者さんへの再案内は、院長や歯科衛生士が確認した対応方針を受付で共有します。キャンセル待ちでは、希望日時に加えて診療内容や担当者などの条件を確認し、案内できる枠かを医院で判断してから連絡します。