SCENARIO ── CLINIC VACCINE ORDER CASE
過去の接種記録と今年の予定を年齢帯別に整理し、必要なワクチン量と本数を検討する開発プランです。院長が8月末の発注前に確認し、接種期間中は在庫・予約・廃棄量を記録します。
OVERVIEW
年齢別の接種予定と在庫から、夏に回答するワクチンの発注本数を検討する開発プランです。10月から使用する量を事前に見積もり、シーズン後に接種と廃棄の実績を確認します。余剰を卸へ返品する前提にはできません。厚生労働省は、返品を見越した大量注文を慎むよう医療機関に求めています。
必要量は総人数だけでは決まりません。13歳以上は1回0.5mLなので、1mLの瓶で2人分です。3歳から13歳未満は0.5mLを2〜4週あけて2回接種するため、1mLの瓶で1人分となります。年齢別の人数・用量・回数を確認して必要なmLを計算し、製品ごとの本数へ換算します。
CHALLENGE
APPROACH
職域接種の申込人数・院内スタッフの接種予定・定期接種の対象者名簿を先に整理します。申込人数と、名簿や前年の接種記録から見込む人数を分けて登録します。対象者名簿に載っているだけで接種が確定するとは扱いません。この想定例では、シーズン1,100人のうちおよそ4割を申込・前年実績から事前に把握し、残り6割を予測します。画面は事前に把握した人数を緑、未確認の分の予測を青で区別します。事前に把握した人数にも当日の欠席などがあるため、必要量の計算では申込人数と実際の接種人数の見込みを分けて表示します。
接種人数は、乳幼児・3歳から13歳未満・13歳以上64歳まで・65歳以上の4つの年齢帯に分けて範囲で予測します。それぞれの用量と回数を掛け、必要なmLと瓶の本数へ換算します。過去3シーズン以上の接種記録を取り出せるかを最初に確認し、前年の接種と通院の記録から予測を試せる範囲を決めます。予測が変わった場合は、どの年齢帯の人数が発注本数に影響したかも確認できます。
導入前に、予約を受けられなかった人数と接種料の推計、使用期限を過ぎて廃棄した本数と仕入れ額、開封後に廃棄したmLの集計方法を決めます。想定例では、余った30本の仕入れ額が3万円、11月に断った48人分の接種料の推計が16万円です。予測の上限側を採用するかは、この差と在庫の見通しを確認して院長が決めます。8月28日の回答期限までに、数量を比較できる画面を用意する計画です。
CONSULTATION
過去の接種記録・今年の接種予定・卸への回答期限を確認します。
院長が必要量と在庫の見通しを比較できるよう、年齢別の集計と画面を整理します。
SCREENS
この開発プランで想定する画面を紹介します。担当者が入力する内容と確認できる情報をご覧ください。表示しているデータは説明用の想定例です。
10月初めから1月末までの接種予定・週別の使用量の見込み・在庫の本数を確認する画面です。3日間の職域接種・定期接種期間・学校の休み・小児の2回目の接種時期を表示します。夏は予測を確認し、シーズン開始後は実際の使用量も追加します。
院長が年齢別の必要量を確認し、発注本数を決める画面です。申込や前年実績から事前に把握した人数は緑、未確認の分の予測は青で表示します。申込人数から欠席などを考慮した接種人数の見込みを分けて示し、mLに換算したうえで、1mL瓶と0.25mLシリンジの本数を計算します。数量を変更すると、余った場合の仕入れ額と、予約を受けられなかった場合の接種料の推計も更新されます。
4つの年齢帯ごとに、前年の接種実績、今年の接種人数の予測範囲、1人当たりの用量と回数を確認する画面です。前年に接種した方の一覧も表示し、受付の職員が今年の予約や接種希望を確認して記録できます。通院や接種の記録を使えるかは、電子カルテから取り出せる項目を先に確認します。
受付が当日の予約を年齢別に確認し、必要なmLと開封する瓶の本数を把握する画面です。開封後24時間の残り時間を表示し、余りが出そうな場合は、当日枠の追加や予約変更を検討できます。変更は医院の運用に沿って担当者が決め、予約を受けられなかった場合も人数と理由を記録します。
1月末にシーズン全体を振り返る画面です。期限を過ぎて廃棄した本数と仕入れ額、予約を受けられなかった人数と接種料の推計、開封後に廃棄したmLを集計します。週ごとの予測と実績も比較し、流行時期の変化など、記録した理由を確認できます。
OUTCOME
年齢別の接種予定と予測から必要量を計算し、8月末の発注判断に使う根拠を残すことを目指します。導入後は廃棄と予約を受けられなかった人数を振り返り、翌年の数量を検討します。
予測と実績に差が出た場合、どの年齢帯の人数や接種回数が影響したかを確認します。発注本数は院長が決めます。
職域接種で申込人数から1割ほど減るのは想定例です。申込人数と接種人数の見込みを区別し、実際の調整率は医院の記録から検討します。
接種料や予約を受けられなかった場合の影響は医院ごとに異なります。自費・定期接種の割合や周辺の医療機関の状況も確認して判断します。
PROCESS
オンラインとクリニックへの訪問を組み合わせ、約3ヶ月で納品する想定です。8月末の発注回答に間に合うよう、5月に開始して7月に納品する日程を検討します。
卸の担当者とのやりとりと、申込の締切。納品が何回に分かれて届くかまで含めて、院長と事務長から聞き取ります。あわせて電子カルテから予防接種の実施記録を取り出し、年齢帯と回数で並べ直せるかを確かめます。職域接種の申込書と定期接種の対象者名簿がどこにあるかも、この月に洗い出します。
取り出した記録で予測を試作し、去年と一昨年の8月時点にさかのぼって、その時の材料だけで何本と答えたかを出します。実際の消費と並べて、どの年齢帯でどちらへ外れたかを確かめる。あわせて申込票の作りを固め、幅をどこまで見せるか、上書きの仕方をどうするかを院長と決めます。
5画面を開発し、今年の発注ではシステムの計算と従来の見積もりを並べて確認します。採用する数量と理由は院長が記録します。7月の納品時に受付へ操作を引き継ぎ、10月以降の当日予約・開封管理と、1月末の集計までの運用手順も用意します。
FAQ
RELATED
過去の接種記録・今年の接種予定・卸への回答期限を確認します。
院長が必要量と在庫の見通しを比較できるよう、年齢別の集計と画面を整理します。