朝8時の職員室に集中する欠席電話を、
バスの点呼までつながる連絡に変える。

送迎バスが2台ある幼稚園なら、朝夕それぞれ2便ずつで1日8運行。バス通園が65名いれば、欠席・遅刻・「きょうは帰りお迎えにします」の連絡は1日平均8件前後になり、そのほとんどが電話で、8時台の職員室に集中します。1本2〜3分でも20分。しかもその時間、1便のバスはもう走っています。この想定シナリオでは、保護者の連絡・職員室の乗車名簿・添乗の先生の点呼を、最初から同じ1つのデータとして設計します。

もう一つの軸が点呼です。2023年4月から、送迎バスは乗降のたびに点呼などで園児の所在を確認することが義務になりました。安全装置は付けたけれど、点呼の記録は紙のチェック表のまま——という園は少なくありません。乗車と降車で1日16回の確認を、タップした時刻がそのまま記録になる形に変えます。写真販売や請求まで含む園務ICTを入れ替える話ではなく、バスのまわりだけを小さく作るシナリオです。

欠席連絡の受け口だけをアプリにしても、職員室で名簿に書き写す仕事が残るなら、それは電話メモと変わりません。だからこの設計では、保護者が送った連絡がそのまま乗車名簿の行になるところまでを最初のひとかたまりにします。同時に、電話は残します。スマホが苦手な家庭が1軒でもあれば、そこで運用は崩れるからです。電話で受けた分は職員室のボードに1回入力すれば、アプリの連絡と同じ名簿に並ぶ。連絡手段は2つでも、名簿は1冊にします。

添乗の先生の点呼画面は、紙の乗車名簿と同じバス停順のまま画面にします。乗ったら名前をタップ。欠席連絡が入っている子には先に印が付いているので、バス停で判断が要るのは「連絡なしで来ていない子」だけです。タップの時刻がそのまま所在確認の記録として残り、あとから書く作業をなくします。逆に、バスの位置情報配信・写真販売・預かり保育の請求は作りません。そこまで欲しい園には既製の園務システムのほうが早くて安いので、最初の相談でそう言います。うちが作るのは、既製の型に合わない部分だけです。