現地調査の写真と記録を、
見積もりと提出後の対応につなげる

剪定や冬囲いの依頼が重なる時期は、現地調査と見積作成を並行して進める必要があります。現地調査を終えた案件と見積を提出した案件を一覧で確認できれば、提出予定日が近い案件から準備できます。このプランでは、写真やメモの整理、見積作成、提出後の連絡履歴を案件ごとにまとめます。

現地調査で木ごとに番号を付け、写真と作業内容を記録します。事務所ではその記録を見ながら、数量・単価・作業条件を確認して見積書を作成します。提出後も返事待ちの案件と経過日数を一覧に残します。樹木の状態や価格を判断するのは担当者で、システムは必要な記録を探しやすくする役割を担います。

入口は現地調査です。木の状態や作業条件をその場で確かめられるので、その場でスマホから木ごとに番号を振り、写真と「樹種・高さ・作業内容」をセットで記録します。「①イチイ 4m 剪定」「②ヤマモミジ 電線にかかる枝あり」のように記録します。トラックを横付けできるか、枝葉を何メートル手運びするかも現地調査画面の項目にします。記録を見ながら作業内容と条件を確認し、単価や数量を入力して見積を作成します。

事務所側は、案件を「現地調査これから → 見積これから → 返事待ち → 今週の結果」の四つの列で見るボードにします。調査から見積提出までの経過日数と提出後の連絡状況を一覧で確認できます。受注した案件と見送りになった案件は「今週の結果」にまとめます。現地調査から日数が経った案件は列の上に赤く浮き、出した見積は返事が来るまで消えない。単価は過去の見積から樹種・作業ごとに呼び出せるようにして、「去年いくらでやったか」を確認する手間を減らします。毎年の冬囲いは、去年やった庭のリストから今年の案内と見積の下書きを起こせるようにします。