現調の写真は親方のスマホ、見積はExcel。
「出していない見積」が見える仕組みに変える。

札幌の造園業には繁忙期が年に二回来ます。雪解け後の4〜5月と、冬囲いが集中する10月下旬〜11月末。この時期は問い合わせと現調が立て込み、「現調は済んだのに、見積をまだ出していない案件」が溜まります。お客さんは2〜3社に声をかけているのが普通なので、見積が遅れた分だけ、先に出した業者に決まっていく。

この想定シナリオが直すのはそこだけです。現調で撮った木の写真に番号を振ってその場で拾い出しを済ませ、事務所に戻ったら番号ごとに単価を当てて見積書にする。出した見積は「返事待ち」の列に残り続け、何日経ったかが見える。植木の知識や単価の決め方はいままで通り親方のもの。散らばっていた記録と段取りだけをシステムが持ちます。

入口は現調です。庭で木を見た瞬間がいちばん情報が濃いので、その場でスマホから木ごとに番号を振り、写真と「樹種・高さ・作業内容」をセットで記録します。①イチイ 4m 剪定、②ヤマモミジ 電線に支障枝、という粒度です。トラックを横付けできるか、枝葉を何メートル手運びするかも現調画面の項目にします。ここが埋まっていれば、見積は「番号に単価を当てるだけ」の作業になります。

事務所側は、案件を「現調これから → 見積これから → 返事待ち → 決まった」の四つの列で見るボードにします。売上グラフは置きません。見たいのは金額ではなく「どの案件が何日止まっているか」だからです。現調から日数が経った案件は列の上に赤く浮き、出した見積は返事が来るまで消えない。単価は過去の見積から樹種・作業ごとに呼び出せるようにして、「去年いくらでやったか」を探す時間をなくします。毎年の冬囲いは、去年やった庭のリストから今年の案内と見積の下書きを起こせるようにします。