EvoQuest
EvoQuest DX業務システム / 在庫・期限管理 2026.07

SCENARIO ── PHARMACY DEAD STOCK CASE

使われていない薬を期限と金額で確認し、
分譲・返品相談の進み具合を共有

調剤実績と納品データから、90日調剤されていない薬を在庫金額と使用期限で確認する開発プランです。薬剤師が分譲・卸への返品相談・発注停止を検討し、対応を記録します。スマホでの期限確認・棚卸・譲渡書の作成にも使います。

想定領域
業務システム / 医薬品在庫・期限管理
担当範囲
業務と必要な機能の確認・操作画面の開発・使い方の説明・定着支援
想定対象
処方箋1日40枚前後・採用1,200品目規模の調剤薬局
想定期間
設計〜運用開始 約 2〜3 ヶ月

OVERVIEW

どんな仕組みをつくるか

調剤実績と卸の納品データを取り込み、90日調剤されていない薬を在庫金額と使用期限の順に表示する台帳です。管理薬剤師が対応を検討し、近隣薬局への分譲、卸への返品相談、発注停止の進み具合を記録します。

処方箋1日40枚・採用1,200品目の薬局を想定しています。仮に2割の240品目が90日調剤ゼロで、1品目平均2,000円なら、在庫は約48万円です。在庫金額を確認し、期限に余裕のあるうちに対応先へ相談するための開発プランです。譲渡・譲受の書面と3年保存の記録も管理します。

CHALLENGE

課題

  • 01 調剤されていない薬を棚卸まで見つけにくい。使用期限まで半年を切ってから分譲先を探すと、引き取り手が見つからない場合がある。
  • 02 期限確認の結果と進み具合を記録しにくい。1,200品目を1品目10秒で確認しても3時間を超える計算になる。調剤で中断したときに、確認済みの棚と期限を探し直すことがある。
  • 03 分譲の相談と書面が担当者ごとに分かれている。電話やFAXのやり取りで返事待ちを把握しにくく、品名・数量・ロット・期限などの書面と3年保存の記録をまとめて確認できない。
  • 04 調剤の最終日と在庫金額を一緒に確認できない。棚卸時に気づいた品目をExcelへ入力し、調剤の履歴を個別に調べている。

APPROACH

課題への対応

現在のレセコンで調剤と請求を続け、書き出した調剤実績と卸の納品データを台帳へ取り込みます。不動在庫一覧は記録から作成し、期限確認と棚卸で実物のロット・期限・数量を確認します。

分譲は、打診中・成立・引き渡し済みの段階と書面を同じ台帳で確認します。麻薬・向精神薬は譲渡の規制が異なるため対象外です。発注予測は既製の薬局向けサービスも含めて検討し、初期の開発範囲は不動在庫の確認と対応記録を中心にします。開発費は在庫金額と廃棄額を参考に検討します。

CONSULTATION

現在の不動在庫一覧と期限確認からご相談ください

調剤実績と納品データの形式、期限確認と分譲の手順を確認します。
在庫一覧と期限確認から、分譲記録と棚卸を含む構成まで、必要な範囲をご提案します。

SCREENS

主要画面

以下は5画面のサンプルです。利用する担当者と入力・確認する内容を紹介します。表示している名称・人数・数量・金額などは想定例です。

01. 不動在庫一覧

レセコンの調剤実績から「90日調剤ゼロ」の薬を自動で拾い、在庫金額や使用期限の順に並べた台帳。使用期限まで6ヶ月を切った薬は上部に表示され、分譲打診中・返品相談中・発注停止済みの状態が行ごとに分かる。行をクリックすると品目別の記録が開く構成。

台帳
使い方のポイント
棚卸のたびにExcelへ手で拾い出していた「動かない薬のリスト」をそのまま常設の画面にする。
並べ方
金額順と期限順を切り替えられる。金額の大きい品目と期限の近い品目を、それぞれ確認できます。
気づく時期
調剤実績が90日途切れた時点で表示し、棚卸を待たずに分譲などの対応を検討できるようにする。

02. 品目別の調剤・在庫・対応記録

1品目の「なぜ動かなくなったか」を見る画面。月別の調剤量が棒グラフで並び、止まった月が一目で分かる。ロット別の在庫と期限、処方元の変化のメモ、分譲・返品・発注停止のボタンをここに集めた構成。

詳細
使い方のポイント
調剤が途切れた日と理由を確認し、分譲や返品の相談に使います。処方元の採用変更など、今後の使用見込みも確認します。
ロットと期限
在庫はロット単位で持つ。同じ薬でも期限2026年9月の10錠と2027年4月の100錠では、打つ手が違う。
対応方法は3つ
分譲に出す・卸に返品相談・発注停止。どれを選んでも、この画面から状態が変わり台帳に残る。

03. 譲渡書・分譲記録

薬局間譲渡のガイドラインが求める書面。品名・規格・数量・ロット番号・使用期限・両薬局の名称と管理薬剤師。をそのまま画面にした帳票ビュー。打診中→成立→引き渡し済みの進みと3年保存の記録一覧を同じ画面に置く構成。

帳票
使い方のポイント
FAXで往復させていた譲渡・譲受の書面を、印刷してそのまま使える形で画面にする。既存の様式に沿って作る。
打診の見え方
どの薬をどこに打診して返事待ちがいくつあるかを担当者の記憶から台帳に移す。電話は今までどおりでいい。
保存年限
書面の保存期間を台帳で管理する。紙のファイルを探さなくても、監査で「この譲渡の記録」がすぐ出せる。

04. スマホでの使用期限確認

月1回の期限チェックを棚の並び順のチェックリストで進めるスマホ画面。医薬品のGS1バーコードを読めば期限とロットが手入力なしで入り、期限6ヶ月以内の薬はその場で不動在庫一覧に送られる。中断しても「どの棚まで見たか」が残る構成。

スマホ
使い方のポイント
調剤に呼ばれて中断しても、棚単位の進みが残っていれば戻れる。「どこまで見たか」を人が覚えない。
バーコードの使い方
医薬品の包装には期限とロットが入ったGS1コードが印字されている。バーコードを読み取って期限とロットを登録し、担当者が表示内容を確認します。
メモの行き先
確認結果をその場で台帳へ登録し、次回の確認でも参照できます。

05. 棚卸・在庫差異確認

薬価改定前・決算期の実地棚卸を理論在庫との突き合わせで進めるスマホ画面。品目ごとに実数(箱・ヒート・バラ錠の端数)を入れると差異だけが残り、数え直すべき棚が分かる。棚卸表はそのまま印刷・PDFにできる構成。

スマホ
使い方のポイント
全品目の実数を数えて画面に入力し、夜にExcelへ転記する作業を減らします。
バラ錠の扱い
錠・カプセル・g・mLの端数をそのまま入れられる単位設計にする。端数を箱数へ換算せず、そのまま入力できる。
差異の残り方
理論在庫と実数が一致した行は確認済みとして非表示になり、差異がある行だけが残る。差異がある品目を優先して確認できます。

OUTCOME

この仕組みで改善したいこと

以下は導入後に想定する使い方です。実際の業務で試し、作業時間や確認漏れの変化を確かめます。

01

90日調剤されていない薬を金額と期限で確認する

今の作業不動在庫を棚卸や期限確認の際に見つけている。
導入後の使い方調剤実績が90日途切れた薬が金額と期限つきで台帳に自動表示される。

使用期限に余裕があるうちに見つけ、分譲先や卸業者に対応の可否を相談できるようにします。

02

バーコードで使用期限とロットを記録する

今の作業月1回、棚の端からヒートの印字を目で追い、結果は手書きのメモに残していた。
導入後の使い方バーコードを読めば期限とロットが入り、期限6ヶ月以内はその場で台帳に送られる。

棚ごとの確認状況を保存し、中断後も続きから確認できます。

03

分譲や返品相談の進み具合を薬局内で共有する

今の作業どの薬をどこに打診して返事待ちがいくつあるかは、担当した薬剤師しか分からなかった。
導入後の使い方打診中・成立・引渡し済みの状態と書面を台帳で確認し、ガイドラインに沿った3年保存を管理する。

電話で相談した内容と書面を台帳にまとめ、担当者間で共有します。

PROCESS

開発の進め方

オンラインで進められ、札幌市内・近郊では調剤室で現在の手順を確認します。レセコンから書き出せる項目を確認し、設計から運用開始まで約2〜3ヶ月を目安に進めます。

1
MONTH 01 / 業務と必要な機能の確認 + データ確認

調剤実績・納品データと現在の対応手順を確認

この仕組みの土台はレセコンの調剤実績データです。機種によって書き出せる項目と形式が違うので、最初の月に実際の表計算データを出してもらい、不動在庫のリストが組めるかを確認します。あわせて期限チェックと分譲のいまの回し方、付き合いのある卸・近隣薬局の顔ぶれを伺い、最初に作る範囲を台帳と期限チェックに絞って合意します。

  • 管理薬剤師・事務スタッフへのヒアリング
  • レセコンの書き出しデータの現物確認
  • 卸の納品データの取り込み方法の確認
  • 最初に作る範囲と後回しの線引き
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MONTH 02 / 台帳 + スマホ画面の開発

不動在庫一覧とスマホ画面を開発

不動在庫一覧・品目別の記録・期限チェックのスマホ画面を並行して開発します。月の後半には実データを取り込み、「90日で拾う」基準が棚の実感と合うかを管理薬剤師に確かめてもらいます。管理薬剤師が実物と表示を比較し、対象の基準を調整します。

  • 不動在庫一覧・品目別の記録の開発
  • 調剤実績・納品データの取り込み処理
  • 期限チェックのスマホ画面とGS1コード読み取り
  • 実データでの「表示対象の基準」の調整
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MONTH 03 / 分譲記録 + 並行運用

分譲書面と棚卸を試し、運用を確認

譲渡書と分譲記録の画面を仕上げ、実際の分譲1件を書面まで通してみます。期限チェックはいまの目視と1回並行運用させ、拾い漏れがないことを確かめてから移行。棚卸・在庫差異確認は次の薬価改定前の棚卸に間に合う形で引き渡し、運用開始後の微調整までを含めて納品です。

  • 譲渡書・分譲記録の画面と印刷様式
  • 分譲1件を実際に書面まで通す試運転
  • 期限チェックの並行運用と基準の最終調整
  • 棚卸・在庫差異確認の引き渡しと運用開始

FAQ

よくある質問

  • Q1 レセコンにも在庫管理機能があります。それでは足りませんか?
    発注のための在庫管理としては足ります。レセコンの在庫機能は「切らさないための発注点」を見る道具で、そこは置き換えません。足りないのは逆側です。「最後に調剤した日」から棚を並べ直して、動かなくなった薬を金額と期限で確認する画面は、多くのレセコンにありません。この台帳はレセコンの調剤実績データをもらって、不動在庫の確認と対応状況の管理に使います。
  • Q2 費用はどのくらいかかりますか?
    最初のヒアリングのあと、台帳と期限チェックに絞った構成と、分譲記録・棚卸・在庫差異確認まで含めた構成の2案を金額付きでお出しします。判断の物差しは「不動在庫の金額」です。不動在庫が数十万円分あり、毎年の期限切れ廃棄が続いているなら、それに見合う金額かどうかから一緒に逆算します。中小企業のIT導入に使える補助金の対象になるかも、そのときの募集要件を一緒に確認します。
  • Q3 発注もAIで自動化できませんか?
    発注予測も相談できます。現在のレセコンや既製サービスで必要な発注管理ができるかを先に確認します。このプランでは、既にある不動在庫の確認と分譲・返品相談を中心にし、発注の改善は必要に応じて追加する進め方を想定しています。
  • Q4 分譲の書面は、この画面のもので大丈夫ですか?
    薬局間の譲渡・譲受については業界団体のガイドラインがあり、品名・規格・数量・ロット番号・使用期限・両薬局の情報を書面に残して双方で3年保存することが求められています。画面はこの記載事項に沿った様式で作り、印刷してそのまま使える形にします。ただし麻薬・向精神薬は譲渡許可など別の規制があるため、この台帳では最初から対象外です。運用開始前に、管轄の保健所への確認事項も一緒に整理します。
  • Q5 いまExcelで不動在庫のリストを作っています。移行できますか?
    できます。というより、そのExcelが一番の設計資料です。どの項目を拾っていて、どの並びで見ていたかに、その薬局の判断の仕方が全部残っているからです。いまのリストを取り込んで初期データにし、表示対象の基準(90日にするか180日にするか)も、Excelでやってきた感覚に合わせて調整します。過去分をさかのぼって打ち直す作業は要りません。
  • Q6 処方箋が1日20枚ほどの薬局でも意味はありますか?
    あります。むしろ1品目あたりの動きが少ない薬局のほうが、調剤されていない薬は目立たないまま増えます。枚数の少ない薬局では、表示対象の基準を90日より長めに取り、金額の大きいものから順に並べる使い方をお勧めします。この規模なら画面も在庫台帳と期限チェックの2つに絞れるので、作る範囲と費用は小さくなります。まず今の在庫金額と、去年1年で期限切れにして捨てた金額を教えてください。
  • Q7 仕入れや分譲の記録は、法令ではどこまで残す必要がありますか?
    薬機法の施行規則では、薬局が医薬品を購入・譲り受けたときと、ほかの薬局や医療機関へ販売・譲り渡したときに、品名、数量、年月日、相手方の名称・所在地・連絡先などを書面に残すことになっています。医療用医薬品の場合は、これにロット番号(ロットを構成しないものは製造番号)と使用期限も加わります。書面は記載した日から3年間の保存が必要です。台帳はこの項目をそのまま持つ形にして、必要なときに印刷して使えるようにします。

現在の不動在庫一覧と期限確認からご相談ください

調剤実績と納品データの形式、期限確認と分譲の手順を確認します。
在庫一覧と期限確認から、分譲記録と棚卸を含む構成まで、必要な範囲をご提案します。

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