01. 人件費と配置状況の確認
編成中の週の人件費・人件費率・人時売上高を主要数値で把握。人数が不足する時間帯、希望休の未提出、残業が増えそうなスタッフは「確認・調整する項目」一覧から、その画面で確認できる構成。
使い方のポイント
人数不足や希望休の未提出など、対応が必要な項目を右側にまとめる。
表示する内容
今週の人件費・人件費率・人時売上高・欠員と希望休の未提出者を確認できるようにする。
数値表現
曜日ごとの人件費率と目標との差を表示し、目標超過と目標内を区別する。
SCENARIO ── SHIFT & LABOR CASE
希望休と時間帯別の必要人数を確認し
人件費を見ながらシフトを組む
スタッフの希望休・職種別の必要人数・時給をまとめ、店長がシフトと人件費を確認するシステムの開発案です。AIの配置案を店長が調整して確定します。スタッフ5〜15名の店舗で、約2〜3ヶ月の導入を想定します。
- 想定領域
- AI業務システム / 飲食店の労務・シフト
- 担当範囲
- 作業と記録の確認・管理画面の開発・導入時の説明
- 想定対象
- 個人店〜小規模店 スタッフ5〜15名
- 想定期間
- 設計〜納品 約 2〜3 ヶ月
OVERVIEW
どんな仕組みをつくるか
スタッフが希望休を提出し、店長が必要人数と勤務条件を確認しながらシフトを作るシステムです。時間帯ごとの人数不足と人件費の見込みを同じ画面で確認できます。
AIは希望休・必要人数・勤務時間などの条件から配置案を作ります。店長がスタッフの事情や担当業務を確認して最終確定します。打刻記録も取り込み、予定と実績の違いを給与の締め前に確認する想定です。
CHALLENGE
課題
- 01 シフトを組むのに、毎月の集計と調整に時間がかかる。スタッフの希望休をLINEやノートからExcelに書き写し、必要人数と見比べながら何度も入力し直す。希望が変わるたびに、ほかのスタッフの配置も確認する。
- 02 シフト作成中に人件費を試算しにくい。勤務時間を変更するたびに集計し直す必要があり、予算内に収まるか確認する手間があります。
- 03 人数不足にシフトを貼り出してから気づく。金曜のディナーが一人足りないことに、シフト表を壁に貼ってから気づく。代わりに勤務できるスタッフを探し、個別に連絡している。
- 04 予定外の残業や早退で、実際の人件費がシフト作成時の見込みとずれる。忙しい時間帯に残業が発生したり、体調不良で早退したりしても、予定と打刻を照合するのは給与計算のときになっている。
APPROACH
課題への対応
最初に、LINEやノートに散らばっている希望休を一か所に集めます。スタッフには専用の画面から希望休を提出してもらいます。締切を過ぎても出していない人がひと目で分かるようにして、シフトを組む前に勤務できない日を確認します。
そのうえで、シフトを組むと右端に各スタッフの週の合計勤務時間と給与の目安、下に日別の人件費がその場で出る。勤務時間を1時間増減すると人件費も変わるので、「今月いくらになるか」を組みながら確認できる。さらに、曜日×時間帯の必要人数と実際の配置を並べた帯を用意します。金曜19時が一人足りない、土曜の仕込み時間は人が余っている。その過不足を色で見せます。AIは必要人数・希望休・勤務条件をもとにシフト案を作ります。誰を入れるかは、スタッフの事情を知っている店長が決めます。
CONSULTATION
シフト作成と人件費の集計をまとめて相談できます
現在のシフト表、希望休の集め方、勤怠の記録方法を確認します。
店舗の勤務条件に合わせて、必要な機能と開発費の目安をご提案します。
SCREENS
主要画面
業務画面のサンプルです。どの画面も、開いてすぐ「確認や調整が必要な項目」が分かる構成にしています。店名・スタッフ名・時給・シフトなどのデータは個人店の規模感に合わせた想定例で、実在の店舗・人物ではありません。
02. 週間シフト表
スタッフ×曜日の格子に、各スタッフの勤務時間をバーで配置。右端に週の合計時間と給与の目安、下に日別の人件費を自動表示。勤務時間を変更すると、給与と人件費がその場で再計算される設計。
使い方のポイント
シフトを組みながら人件費の見込みを確認し、スタッフに共有する前に調整できる。
職種の表示
ホール・キッチン・店長を色で分けたシフトバー。希望休は斜線で配置不可を明示。
画面の工夫
名前列と合計列を固定。横にスクロールしても、誰が何時間働く予定かを見失わない。
03. 時間帯の過不足
曜日×営業時間の帯で、必要人数と実際の配置の差を色で表示。赤いマスが「足りない時間」。金曜19時の人数不足や土曜の仕込み時間の余剰人員を一目で確認できる画面。
使い方のポイント
必要人数と出勤人数を比べて、人手が足りない時間帯を色で示す。
必要人数の根拠
同じ曜日・時間帯の来客数・作業量・スタッフの対応実績から目安を検討。店長が休憩や担当者の経験も確認して調整。
配色
不足は赤、ちょうどは青、余裕ありは温色。色だけに頼らず人数も併記。
04. AIによるシフト案の作成
必要人数と希望休を入れると、AIが来週のシフトのたたき台を作る画面。希望休と勤務時間の上限、連勤、休憩など、設定した条件に合わせて配置案を作成。人数不足が残る時間帯は「要確認」として店長に残す。
使い方のポイント
AIがシフト案を作り、店長がスタッフの事情と必要人数を確認して確定する。
守る条件
希望休・勤務時間の上限・連勤・休憩などを確認し、店舗の勤務制度に合わせて条件を設定。
慎重さ
条件を満たすスタッフが足りない時間帯は「要確認」と表示し、店長が応援の依頼や配置の変更を検討する。
05. 希望休・希望シフト
スタッフごとの希望休の提出状況を一覧で表示。未提出の人がひと目で分かり、選ぶと右側に本人の入れる曜日・時間帯の傾向が開く2分割構成。シフトを確定する前に勤務できる日と時間帯を確認する画面。
使い方のポイント
LINEでバラバラに来ていた希望を1か所に集約。未提出を編成前に催促できる。
詳細の見せ方
一覧と選んだスタッフの詳細を同時に表示。本人の過去の勤務実績を見ながら声をかけられる。
希望シフトの入力補助
過去の勤務実績をもとに希望シフトの入力案を表示し、スタッフ本人が修正して提出する。
06. スタッフ
全スタッフを区分・担当・時給・今週の予定時間・今月の累計・残業でまとめた一覧。週40時間に近づいている人、残業が増えている人を上に集めて見られる設計。
使い方のポイント
勤務時間が集中している人、上限に近い人を状態ラベルで先に見せる。
一覧の読みやすさ
スタッフ名・勤務時間・確認が必要な項目を見間違えにくい行間で表示する。
状態の表現
週の予定時間に応じたラベルと色で区別。時間数の表示だけで、勤務条件全体の適否を判断しない。
07. 勤怠とシフトの照合
シフト（予定）と実際の打刻を突き合わせ、差が大きい順に表示。打刻漏れ・予定外の残業・早退を区分して、締めの前に確認・承認できる画面。差を承認すると人件費に反映。
使い方のポイント
店長が予定と実際の勤務時間を比較し、残業などによる人件費の増加を集計の確定前に確認する。
区分の表示
打刻漏れ・残業・早退・ほぼ予定どおりを色とラベルで仕分け。
確認後の操作
各行で勤務時間を確認・承認し、人件費の集計に反映できる。
08. 月次 人件費レポート
月次の状況を、人件費 ＋ 人件費率 ＋ 人時売上高 ＋ 予定外の残業 ＋ 曜日別の人件費 ＋ スタッフ別の勤務時間で一覧表示。締めを待たず、月の途中でも今の数字を確認できる前提のレイアウト。
使い方のポイント
合計額と曜日別の人件費を並べ、配置を見直す曜日を判断しやすくする。
推移の把握
人件費率の月次推移を出し、時給の変更や残業の増減による影響を確認できるようにする。
文字
数値と項目名を読みやすく配置し、画面でも印刷でも確認しやすくする。
OUTCOME
この仕組みで改善したいこと
シフトを組んでいる途中で人数の過不足と人件費を確認できるようにし、次のような作業の改善を目指します。
01
希望休をExcelに書き写して何度も修正する手間を減らす
今の作業希望休をExcelに転記し、必要人数と比較してシフトを入力し直す作業に半日かかる。
導入後の使い方集めた希望休を反映してたたき台を作り、店長は手直しと最終判断に時間を使える。
希望休の転記や確認にかかる時間を減らし、人員配置や人件費の調整に使えるようにします。
02
勤務時間を変更するたびに、週の給与と月の人件費見込みが更新される
今の作業作成時のシフトと実際の勤務時間が変わり、給与計算時に想定より高いと分かる。翌月のシフト作成まで調整できない。
導入後の使い方勤務時間を変更すると週の給与と日別人件費を再計算し、店長が月の人件費見込みを確認しながら配置を調整できる。
人件費の見込みと予算をシフトの作成中に比較できるようにします。
03
必要人数との違いを確定前に確認する
今の作業金曜が一人足りないことに、貼り出してから気づいて慌てて連絡する。
導入後の使い方時間帯ごとの必要人数と配置人数の差を色で表示し、店長が不足する時間帯をシフト確定前に調整できる。
予定外の残業や打刻の差も締め前に確認し、人件費の見込みを更新できるようにします。
PROCESS
開発の進め方
オンラインを中心に、約2〜3ヶ月での開発・納品を想定しています。月ごとに操作できる画面をご確認いただき、希望休の入力方法やシフトの修正手順を調整します。
1
MONTH 01 ／ 業務の確認・現在のシフト作成方法の確認
現在のシフト作成方法を確認し、画面案を決める
今のシフト表・希望休の集め方・必要人数の決め方を見せてもらい、作業を整理します。スタッフの時給と区分、曜日ごとの必要人数の考え方と、画面の構成を固めます。
- 業務打ち合わせ（2〜3回）
- スタッフ・時給・区分の整理
- 曜日×時間帯の必要人数の整理
- 主要3画面の下書き
2
MONTH 02 ／ 編成・人件費設計・画面開発
シフトと人件費が連動する仕組みと画面を作る
勤務時間の変更に合わせて週の給与と日別人件費を再計算する仕組みと主要画面を作ります。月後半に動くサンプルを一緒に確認します。
- 人件費の自動計算の仕組み
- 週間シフト表・時間帯の過不足画面の開発
- AIによるシフト案の設計
- 動くサンプルを一緒に確認
3
MONTH 03 ／ 確認・納品
実際の希望休とシフトで動作を確認する
実際の希望休とシフトを使い、人件費の計算結果を確認します。勤怠の照合・レポート・印刷画面を調整して納品し、必要人数を見直す手順を担当者へ説明します。
- 実データでの人件費計算の検証
- 必要人数・過不足表示の調整
- 勤怠照合・レポート・印刷画面
- 納品・運用引き継ぎ
FAQ
よくある質問
- Q1 シフトはExcelやLINEでも組めています。わざわざ専用の仕組みが必要ですか？
ExcelやLINEでも組めます。ただ、希望休をLINEから書き写して、必要人数と見比べて、人件費は締めるまで分からない。この往復が毎月続くと、半日ほどかかる店もあります。この仕組みでできるのは「希望休を一か所に集めて、シフトを動かすと人件費がその場で出る」こと。スタッフが増えるほど、手作業との差が出ます。 - Q2 シフトを全部AIに任せられるのですか？
AIが配置案を作り、店長が確認して確定する設計です。必要人数・希望休・勤務時間の条件を反映し、人数が足りない時間帯を示します。新人と指導担当を一緒に配置するなど、店舗ごとの条件も相談できます。勤務条件やスタッフの事情が正しく反映されているかを確定前に確認します。 - Q3 ホールやキッチンなど、職種ごとに必要な人数を設定できますか？
設定できます。曜日と時間帯ごとに、ホール・キッチン・仕込みなどの必要人数を決め、実際の配置と見比べる形を想定しています。単に合計人数を見るのではなく、「金曜19時はホールが一人足りない」のように、職種ごとの不足をシフト確定前に確認できます。 - Q4 人件費を抑えることで、接客の質が下がりませんか？
人を減らすことだけが目的ではありません。忙しい時間帯の人数不足と、落ち着く時間帯の余りを先に見つけ、必要な場所へ人を配置するための仕組みです。ピーク時間の待ち時間やスタッフの負担を減らしながら、無理のない人件費に整えることを目指します。 - Q5 スタッフの時給がバラバラで、社員もいます。計算できますか？
スタッフごとの時給に対応する設計です。月給のスタッフは、配置の費用を比較するために時間あたりの目安を表示する方法があります。実際の給与計算とは区別し、割増賃金などの法令上の要件と就業規則を確認して計算方法を決めます。どの費用を人件費に含めるかも開発前に整理します。 - Q6 小さな個人店でも導入できますか？
できます。むしろ専任の事務がいない個人店ほど、シフト作りと人件費の把握が店長一人に集中しがちです。スタッフ5〜6名・1店舗の小さな範囲から始められます。想定では設計から納品まで約2〜3ヶ月、要件が固まっていない段階からご相談いただけます。 - Q7 タイムカードや勤怠の打刻とつなげられますか？
想定しています。打刻のデータを取り込んで、シフト（予定）と突き合わせ、残業・早退・打刻漏れを締めの前に拾う画面を用意します。お使いの打刻の仕組みがあれば、そこからの取り込みを検討します。なければ、まずはシフトと手入力の勤務時間からでも始められます。 - Q8 「シフト編成」と「シフト作成」は違うものですか？
このページでは、どちらもスタッフの勤務日と時間帯を決める作業を指します。希望休と勤務できる時間を集め、職種別の必要人数を確認して配置案を作り、店長が調整・確認して確定します。 - Q9 店長の仕事は、具体的にどこが楽になりますか？
減るのは3つです。LINEやノートに届いた希望休をExcelに書き写す作業。1人の休みが出るたびに全体を組み直す作業。締めるまで分からなかった人件費を電卓で試算する作業。残るのは、曜日と時間帯ごとに何人必要かを決めること、誰をどこに入れるかの最終判断、確定前の確認の3つです。短くなる時間は、いま希望休を集めるのにどれだけ手間がかかっているかで店ごとに違うので、最初の打ち合わせで現在の所要時間を測ってから見込みをお伝えします。 - Q10 費用はどのくらいかかりますか？
範囲を決めてから見積もります。金額を左右するのは、希望休の提出と週間シフト表だけにするか、時間帯の過不足・AIのたたき台・勤怠の照合まで入れるかという範囲、店舗が1つか複数か、打刻や給与計算のソフトとつなぐかどうかの3つです。まず希望休の提出・週間シフト表・人件費の自動計算に絞れば、範囲も期間も小さくなります。打ち合わせで範囲を固めたうえで、概算をお出しします。 - Q11 コンビニや小売店のシフトでも使えますか？
コンビニや小売店向けにも設計できます。希望休の集約、時間帯ごとの配置確認、人件費の試算という基本の流れは共通です。レジ・品出し・検品などの担当区分や、時間帯ごとの作業量、勤務条件を確認し、その店舗に合わせて調整します。必要人数の目安を出す場合は、客数や売上だけでなく、各作業にかかる時間も確認します。
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