受注・在庫・請求の情報を
1つのシステムで管理する

受注はFAXとメール、在庫は別Excel、請求はまた別のExcel。このように情報が分かれている小規模な卸売・販売業を想定します。このプランでは、受発注・在庫・請求の情報を一つのシステムで管理します。受注入力・注文に応じた在庫の確保・発注の目安となる在庫数の管理・請求書発行・入金の照合・売上集計 を一つの業務システムに統合します。

新しいツールを入れて全部を作り替えるのではなく、「残す部分・連携する部分・作り直す部分」を分けることを最優先。今あるExcelの取り込みと書き出しに対応し、現場が「同じ数字を二度入力しない」状態を目指します。AIで予測する前に、まず手作業の転記と、その写し間違いを確認する手間を減らすところから始める設計です。

毎日くり返す事務だからこそ、まず「同じ数字を二度入力しない」ことを設計の一番の柱にします。受注を登録すると、その注文の出荷に必要な在庫が確保され、出荷を確定すれば請求の元データができる。受注・在庫・請求が同じ登録情報を使える形にします。今あるExcelも活用し、取り込み・書き出しに対応して、慣れた帳票や取引先とのやりとりを続けながら、入力と集計をシステムに移します。

システムには「入力を集める」だけでなく、入力したデータを請求・入金の照合・売上集計に使う役割を持たせます。月末にまとめてやっていた突き合わせを日々の入力の延長で済ませ、未入金や欠品の恐れは画面の警告で確認できるようにします。画面は使い慣れた事務ソフトに近い、表を中心とした構成にします。未処理の注文や確認が必要な入金を一覧にし、次に対応する作業を判断しやすくします。