01. 受注・在庫・請求のまとめ画面
担当者が本日の出荷予定・未処理の受注・欠品しそうな商品・未入金を確認します。対応が必要な項目を選び、受注・在庫・請求の画面へ進めます。
使い方のポイント
未処理の受注・欠品・未入金をまとめ、担当者が優先する作業を確認できるようにする。
表示する情報
売上などの集計値、未処理の受注・欠品・未入金、売上の推移を同じ画面で確認できるようにする。
数値表現
数値の桁をそろえて表示し、単位と前月からの増減を確認しやすくする。
SCENARIO ── WHOLESALE OPERATIONS CASE
受注・在庫・請求の情報を
1つのシステムで管理する
卸売・販売業向けに、注文の登録から在庫の確保・請求書の発行・入金の照合までをまとめるシステムを作ります。担当者がFAX・メール・電話の注文を入力し、未処理や不足を確認する想定です。Excelの取り込みにも対応し、約3ヶ月で開発します。
- 想定領域
- 業務システム / 卸売・販売業の業務改善
- 担当範囲
- 作業と記録の確認・管理画面の開発・導入時の説明
- 想定対象
- 取引先 数十社・商品 数百〜千点の小規模事業者
- 想定期間
- 設計〜納品 約 3 ヶ月
OVERVIEW
どんな仕組みをつくるか
受注はFAXとメール、在庫は別Excel、請求はまた別のExcel。このように情報が分かれている小規模な卸売・販売業を想定します。このプランでは、受発注・在庫・請求の情報を一つのシステムで管理します。受注入力・注文に応じた在庫の確保・発注の目安となる在庫数の管理・請求書発行・入金の照合・売上集計 を一つの業務システムに統合します。
新しいツールを入れて全部を作り替えるのではなく、「残す部分・連携する部分・作り直す部分」を分けることを最優先。今あるExcelの取り込みと書き出しに対応し、現場が「同じ数字を二度入力しない」状態を目指します。AIで予測する前に、まず手作業の転記と、その写し間違いを確認する手間を減らすところから始める設計です。
CHALLENGE
課題
- 01 同じ数字を何度も手で転記している。受注Excelから在庫Excelへ、さらに請求Excelへと書き写すたびに時間がかかり、写し間違いが起きる。
- 02 在庫が今いくつあるか、その場で分からない。注文を受けてから「実は欠品していた」と気づくことがあり、取引先へのおわびと納期の再調整が発生している。
- 03 請求と入金の照合が月末にまとめて手作業。誰がいつ振り込んだかの突き合わせに丸一日かかり、未入金の見落としも起きやすい。
- 04 受注から請求までの 手順が特定の担当者にしか分からない。その人が休むと業務が止まり、引き継ぎも難しい。
APPROACH
課題への対応
毎日くり返す事務だからこそ、まず「同じ数字を二度入力しない」ことを設計の一番の柱にします。受注を登録すると、その注文の出荷に必要な在庫が確保され、出荷を確定すれば請求の元データができる。受注・在庫・請求が同じ登録情報を使える形にします。今あるExcelも活用し、取り込み・書き出しに対応して、慣れた帳票や取引先とのやりとりを続けながら、入力と集計をシステムに移します。
システムには「入力を集める」だけでなく、入力したデータを請求・入金の照合・売上集計に使う役割を持たせます。月末にまとめてやっていた突き合わせを日々の入力の延長で済ませ、未入金や欠品の恐れは画面の警告で確認できるようにします。画面は使い慣れた事務ソフトに近い、表を中心とした構成にします。未処理の注文や確認が必要な入金を一覧にし、次に対応する作業を判断しやすくします。
CONSULTATION
使用中のExcelと帳票をもとに相談できます
注文の入力、在庫の確認、請求・入金の照合に使っている資料をお聞かせください。
転記や確認にかかる時間を整理し、受注から請求までの必要な機能をご提案します。
SCREENS
主要画面
想定する主要画面と設計で大事にしている考え方です。受注から請求までの各段階で、必要な確認と操作が分かる構成です。データはすべて卸売・販売業の規模感に合わせた想定例です。
02. 受注入力
FAX・メール・電話で届いた注文を入力するフォーム。取引先と商品を選ぶと単価・在庫が自動で表示され、入力した時点で在庫が引き当てられる。欠品しそうな数量は確定前に警告する設計。
使い方のポイント
取引先・商品を選ぶと過去の単価や掛け率を自動入力し、入力の手数を減らす。
在庫連動
受注を入れた時点で在庫を引き当て、足りない数量は確定前に画面で警告。
入力の負担
よく出る商品はテンプレートから呼び出し、定番注文をワンタップで再現。
03. 商品・在庫一覧
担当者が数百〜千点規模の商品を、原価・売価・在庫数・発注点で絞り込んで確認します。発注点を下回った商品を知らせ、商品情報の編集も同じ画面で行えます。
使い方のポイント
商品の詳細を開く操作、1件ずつの編集、複数商品の一括操作を区別して配置する。
発注点管理
在庫が発注点を下回ると赤色で警告し、発注が必要な商品を一覧の上に集約。
状態の表現
色だけでなくマーク付きラベルで、色の見え方が違う方にも配慮。
04. 取引先一覧
取引先情報をまとめて管理。取引先をクリックすると右側に詳細パネルが開く2分割構成。掛け率・締め日・支払期日・掛け取引の限度額・取引履歴を表で確認できます。
使い方のポイント
取引先を選ぶと右側に詳細が開く2分割で、画面を行ったり来たりせずに済む。
取引条件の表示
掛け率・締め日・支払期日・取引履歴を同じ表にまとめ、取引条件を確認できるようにする。
操作
編集・受注作成は詳細パネル内で完結。一覧からは選択するだけ。
05. 請求書の発行・入金の照合
締め日ごとに取引先別の請求額を集計し、請求書を発行します。担当者が入金データを取り込んで請求と照合し、未入金や差額のある取引を確認します。
使い方のポイント
「請求済み」「入金済み」「未入金」「差額あり」を一つの表で同列に並べて把握。
入金の照合手順
入金データを取り込み、取引先・請求額などの条件が一致する請求を照合する。差額や対応先が不明な入金は担当者が確認する。
出力
取引先別の請求書PDFと売掛金の表計算データを書き出せるようにする。
06. Excel取り込み・書き出し
今使っているExcelの商品台帳や受注表の項目を確認したうえで取り込み、慣れた帳票はExcel形式で書き出せる画面。いきなり全部を作り替えず、残す部分と移す部分を分けて移行する想定。
使い方のポイント
既存のExcelも活用し、取り込み・書き出しで使い慣れた帳票を残しながらデータを移す。
移行の安心感
取り込み時に項目のずれや重複を画面で確認し、誤った上書きを防ぐ。
連携
会計ソフトや取引先指定の形式への書き出しに対応し、二重入力をなくす。
07. 月次レポート
月ごとの売上・粗利、取引先別や商品別の売上、未回収の売掛金、在庫の回転状況を一覧表示。月末の集計待ちだった数字を月の途中でも確認できる前提のレイアウト。
使い方のポイント
グラフの大きさをそろえ、印刷時に表やグラフがページの途中で切れないようにする。
把握の前倒し
売上・粗利・売掛残を日々の入力から積み上げ、月末を待たずに状況を確認。
文字
数値と項目名を読みやすく配置し、画面でも印刷でも集計結果を確認しやすくする。
OUTCOME
この仕組みで改善したいこと
受注時に入力した情報を在庫管理や請求にも使い、転記の手間と写し間違いを減らします。導入後は、次の3つの変化を想定しています。
01
受注時に登録した情報を
在庫管理と請求にも使う
今の作業受注Excelから在庫Excelへ、さらに請求Excelへと同じ数字を手で書き写していた。
導入後の使い方受注を入力すると在庫を確保し、その内容を請求書にも反映する。同じ注文を複数の表に転記する手間と入力間違いを減らす。
受注時に入力した商品・数量・金額を在庫管理と請求でも使い、重複入力を減らす想定です。
02
欠品・未入金・差額を一覧で確認する
今の作業在庫は受注後に欠品が発覚、入金の照合は月末に丸一日かけて手で突き合わせていた。
導入後の使い方受注時に在庫を確保し、不足があれば警告を表示。入金データは請求と照合し、一致しないものを担当者が確認できる。
受注時の在庫不足と入金の不一致を担当者が確認できるようにし、納期変更の連絡や未入金への対応に使います。
03
担当者が休んだ日も、手順を確認して業務を引き継げる
今の作業一連の事務の手順が特定の担当者にしか分からず、休むと業務が止まりかけていた。
導入後の使い方受注から請求までの手順を画面と手順書で確認でき、ほかの担当者に引き継ぎやすくなる。
担当者が確認している項目や例外への対応方法を整理し、画面と手順書で共有する設計。
PROCESS
開発の進め方
オンラインで現在の帳票と作業手順を確認し、約3ヶ月での納品を想定しています。月末ごとに操作できる画面を確認し、実際の請求業務と並行して試して、入力手順と集計結果を調整します。
1
MONTH 01 ／ 業務整理・使用中のExcelの確認
使用中のExcelと帳票を確認し、開発範囲を決める
受注から請求までの手順と、使用中のExcel・FAX・メールを確認します。現在の方法を続ける部分とシステムへ移す部分を決め、入力項目と画面案を整理します。
- 業務打ち合わせ（2〜3回）
- 既存のExcel・帳票と記入項目の確認
- 残す／連携する／作り直す の切り分け
- 主要3画面（受注・在庫・請求）の下書き
2
MONTH 02 ／ 画面開発・自動集計の実装
受注・在庫・請求の画面と集計機能を開発する
受注入力・在庫の確保・請求・入金の照合を行う画面と集計機能を作ります。月の後半に、既存のExcelを取り込んだサンプルを担当者が操作して確認します。
- 受注・在庫・請求の主要画面の開発
- 在庫引き当て・入金の照合の自動化
- Excel取り込み・書き出しの実装
- 動くサンプルを一緒に確認
3
MONTH 03 ／ 確認・納品
実際の業務で試し、集計結果と操作手順を確認する
実際の記録を使って警告と集計結果を確認します。月次レポート・帳票出力・会計ソフトとの連携を調整して納品し、入力手順と差額が出た場合の確認方法を手順書にまとめて説明します。
- 実データでの検証
- 警告・自動集計の調整
- レポート・帳票・連携の仕上げ
- 納品・運用引き継ぎ（手順書つき）
FAQ
よくある質問
- Q1 今使っているExcelは使えなくなりますか？
いいえ。いきなり全部を作り替える必要はありません。今のExcelの商品台帳や受注表は、項目や形式を確認したうえで取り込めるようにします。使い慣れた帳票をExcel形式で書き出す機能も用意します。残す部分・連携する部分・作り直す部分を分けて、現場の負担が少ない順に移していきます。 - Q2 AIを使わなくても効果はありますか？
あります。この開発プランは、AIで予測する前に「同じ数字を二度入力しない」「月末の手作業による照合を減らす」といった、毎日の事務の転記とミスを減らすことが目的です。仕組みが回り始めて十分なデータが貯まれば、その後で需要予測などのAI活用に広げることもできます。 - Q3 会計ソフトや取引先指定のフォーマットと連携できますか？
多くの場合、可能です。請求データや売掛一覧を会計ソフトが読める形で書き出したり、取引先が指定する帳票の形式に合わせて出力したりできます。連携が難しい場合も、表計算データの取り込み・書き出しから始められます。 - Q4 パソコンの操作が得意な担当者がいなくても使えますか？
操作に慣れていない方にも試していただき、分かりづらい箇所を直しながら設計します。各画面で確認する項目と次の操作が分かるようにし、入力はできるだけ選択肢や自動入力に置き換えます。納品時には手順書を添え、実際の操作を確認しながら引き継ぎます。 - Q5 開発期間と対象となる事業規模はどのくらいですか？
想定では設計から納品まで約3ヶ月、取引先が数十社・商品が数百〜千点規模の小規模な卸売・販売業を対象にしています。要件が固まっていない段階からご相談いただけます。まずは今使っているExcelと業務の流れの確認から始めます。 - Q6 費用はどのくらいかかりますか？
受注・在庫・請求のどこまでを一度に作るかで変わります。最初に今のExcelと帳票を見せてもらったうえで、受注入力と在庫の引き当てまでに絞った構成と、請求書の発行・入金の照合まで含めた構成に分けて概算をお出しします。金額を判断する材料になるのは、いま転記と月末の突き合わせに使っている時間です。事務の方が月に何時間そこに使っているかを数えるところから始めます。初回の相談と概算のお見積もりは無料です。 - Q7 請求書はインボイス制度に対応した形で出せますか？
出せます。適格請求書として認めてもらうには、発行する側の名称と登録番号、取引の年月日、取引の内容、税率ごとに分けた合計金額と適用税率、税率ごとの消費税額、受け取る取引先の名称の6つが記載されている必要があります（国税庁「適格請求書等の記載事項」）。請求書はこの6項目を満たす様式で作り、取引先から指定のある帳票の体裁にも合わせます。 - Q8 メールでやり取りした注文書や請求書は、紙に印刷して保管すればよいですか？
メールやウェブでやり取りした注文書・請求書は、2024年（令和6年）1月から、データのまま残すことが必要になりました。残すときは日付・金額・取引先で探せること、書き換えを防ぐ手立て（訂正や削除の履歴が残る仕組み、または社内で定めた事務処理の規程）を守ることが求められます。ただし2年前にあたる期間の売上高が5,000万円以下で、税務調査のときにデータの提出に応じられるなら、探せる状態にする要件は不要です。この開発プランでは、受注データと添付ファイルを取引先・日付・金額で引ける形で保存し、あとから直した記録も残します。
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