リフォーム業の案件管理で、1か所に集めるもの

案件管理で1か所に集めるのは、この4つ

リフォーム・内装の会社から「案件管理をどうにかしたい」とご相談をいただくとき、困っている中身はよく似ています。現場の写真はスマホの中、見積書は事務所のパソコン、職人さんとのやり取りはLINE、入金の予定は手帳。1つの現場の情報が4か所に分かれています。

全部を1つのソフトに入れ替える必要はありません。集める価値が高い順に4つあり、この順で足していけば、途中の段階でも使えます。

帳簿の義務は、どこからかかるのか

記録の義務は、すべてのリフォーム会社に同じようにかかるわけではありません。建設業法でいう「建設業者」は、第3条第1項の許可を受けて建設業を営む者を指します（同法第2条第3項）。帳簿の義務も、この建設業者に対するものです。

許可が要らないのは、政令で定める軽微な建設工事だけを請け負う場合です。国土交通省の案内では、建築一式工事なら1件の請負代金が1,500万円未満の工事、または延べ面積150平方メートル未満の木造住宅工事。建築一式工事以外なら1件500万円未満の工事とされています。この金額には消費税と地方消費税が含まれます。

いまのリフォームだと、水回りと内装をまとめて請けた1件で500万円を越えることがあります。許可を取る前と後で、案件ごとに残す情報が変わります。近いうちに越えそうなら、越えたあとの形で作っておくほうが、あとで作り直さずに済みます。

引渡しのあと、何を何年とっておくのか

建設業者には、営業所ごとに帳簿を備え、帳簿と営業に関する図書を保存する義務があります（建設業法第40条の3）。何を書くかと何年残すかは、建設業法施行規則で決まっています。

帳簿に書くのは、請け負った工事の名称と工事現場の所在地、注文者と請負契約を締結した年月日、注文者の商号・名称・住所、完成を確認するための検査が完了した年月日、引渡しをした年月日です。下請に出した工事は、支払った下請代金の額・支払った年月日・支払手段まで記載します（同規則第26条第1項）。契約のときに取り交わした書面またはその写しを添付します（同条第2項）。

帳簿と添付書類の保存期間は、請け負った工事ごとに、引渡しをしたときから5年間です。発注者と締結した住宅を新築する建設工事に係るものだけが10年間になります（同規則第28条第1項）。

期間が長いのは図書のほうです。完成図、工事内容に関する発注者との打合せ記録（請負契約の当事者が相互に交付したものに限られます）、材料費等記載見積書、その見積書の内容に関する注文者との打合せ記録は、引渡しから10年間の保存です（同規則第28条第2項、第26条第5項）。担当した職人さんが会社を辞めたあとも、まだ残っていないといけない書類です。

訪問して取った契約は、書面を渡した日から数える

お客様の自宅で契約を結ぶ形は、特定商取引法の訪問販売にあたります。営業所等以外の場所で契約を締結して行う商品の販売や役務の提供がそう呼ばれます（同法第2条）。路上で声をかけて事務所に来てもらった場合や、販売目的を告げずに呼び出した場合も含まれます。

事業者の側には義務が3つあります。勧誘に先立って会社名・勧誘の目的・商品や役務の種類を告げること（第3条）、断られたあとに勧誘を続けないこと（第3条の2）、申込みや契約のときに書面を交付すること（第4条・第5条）です。書面には商品の種類、価格、支払いの時期と方法、引渡しの時期、クーリング・オフに関する事項を記載します。

クーリング・オフができるのは、法律で決められた書面を受け取った日から数えて8日以内です（第9条）。起点は契約した日ではなく、書面を渡した日のほうです。

案件管理の側でやることは1つで、「法定の書面を渡した日」を案件ごとの項目として持つことです。この日付がメールの送信履歴の中にしかない状態だと、確かめるのに時間がかかります。

メールで受け取った見積書や請求書は、そのままでは保存になっていない

協力会社からの見積書や請求書をPDFで受け取っている会社は多いはずです。所得税法・法人税法で保存が必要な書類を電子でやり取りした場合、そのデータの保存には決められた要件があります。国税庁が公表している電子帳簿保存法の一問一答（電子取引関係）に、要件がまとまっています。

満たすものは3つです。画面と書面に整った形で速やかに出せる機器を備えること。日付・金額・取引先で検索できること。そして訂正や削除を防ぐ措置をとることです。

訂正や削除を防ぐ措置は、4つのうち1つを選びます。タイムスタンプが付いたあとのデータを受け取る、受け取ったあと遅滞なくタイムスタンプを付ける、訂正や削除の記録が残るシステム（または訂正削除ができないシステム）を使う、訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付けて運用する、の4つです。

追加の費用がかからないのは4つめです。国税庁のページに規程のひな形が載っていて、それに沿って運用すれば要件を満たします。バックアップの保存は要件になっていません。検索についても、いま使っているシステムで検索できなくても差し支えないとされています。中小の会社が最初にやるべきなのは、ソフトを買うことではなく、保存する場所と規程を決めることです。

ExcelとLINEで足りるのはどこまでか

ここまで挙げた項目は、Excelとクラウドの共有フォルダでも成立します。同時に動く現場が3件までで、社長が全部の現場を頭に入れている段階なら、作る必要はありません。仕組みが要るのは、次のどれかが起きたときです。

4つのうち2つ以上が当てはまるなら、探す時間と入力し直す時間が、作る費用を上回りはじめています。

費用と期間はどう決まるか

案件管理の仕組みは、作る範囲で金額が動きます。見積・原価・請求・写真・工程を最初から全部つなぐと大きくなり、決めることが増えて着手も遅くなります。当社では、冒頭の4つのうち1つか2つから始めることをおすすめしています。

見積もりを出すために決めるのは、次の4つです。ここが決まれば概算をお出しできます。

期間は、範囲が1つか2つなら1か月から2か月、書類の様式と写真と請求までつなぐと3か月前後を見ています。原価と粗利まで含めた形はリフォーム業の原価管理は何から始めるかにまとめました。画面の構成は工務店・リフォーム業向けの案件原価・粗利管理システムにあります。

まとめ

案件管理で1か所に集めるのは、案件の状態、現場の写真、取り交わした書類、期日の4つです。この順に足していけます。

引渡しのあとに残す記録には年限があります。帳簿と契約書面は5年間、完成図と打合せ記録と材料費等記載見積書は10年間です。訪問して契約した工事は、書面を渡した日が8日間の起点になります。仕組みを決める前に、この3つの日付を確認してください。

次にやることを1つ選ぶなら、いま動いている現場を紙に書き出して、それぞれの写真と書類がどこにあるかを書き足してみてください。散っている場所が見えれば、最初に手をつける範囲が決まります。