リフォーム業の案件管理で、1か所に集めるもの

案件管理で1か所に集めるのは、この4つ

リフォーム・内装業では、現場に関する情報を複数の場所で管理することがあります。例えば、現場の写真はスマホの中、見積書は事務所のパソコン、職人さんとのやり取りはLINE、入金の予定は手帳。1つの現場の情報が4か所に分かれています。

全部を1つのソフトに入れ替える必要はありません。次の4つから、優先してまとめたい情報を選びます。必要な項目から始めて、あとから追加できます。

帳簿の作成・保存が必要になる事業者を確認する

記録の義務は、すべてのリフォーム会社に同じようにかかるわけではありません。建設業法でいう「建設業者」は、第3条第1項の許可を受けて建設業を営む者を指します（同法第2条第3項）。帳簿の義務も、この建設業者に対するものです。

許可が要らないのは、政令で定める軽微な建設工事だけを請け負う場合です。国土交通省の案内では、建築一式工事なら1件の請負代金が1,500万円未満の工事、または延べ面積150平方メートル未満の木造住宅工事。建築一式工事以外なら1件500万円未満の工事とされています。この金額には消費税と地方消費税が含まれます。

いまのリフォームだと、水回りと内装をまとめて請けた1件で500万円を越えることがあります。許可を取る前と後で、案件ごとに残す情報が変わります。近いうちに越えそうなら、越えたあとの形で作っておくほうが、あとで作り直さずに済みます。

引渡しのあと、何を何年とっておくのか

建設業者には、営業所ごとに帳簿を備え、帳簿と営業に関する図書を保存する義務があります（建設業法第40条の3）。何を書くかと何年残すかは、建設業法施行規則で決まっています。

帳簿に書くのは、請け負った工事の名称と工事現場の所在地、注文者と請負契約を締結した年月日、注文者の商号・名称・住所、完成を確認するための検査が完了した年月日、引渡しをした年月日です。下請に出した工事は、支払った下請代金の額・支払った年月日・支払手段まで記載します（同規則第26条第1項）。契約のときに取り交わした書面またはその写しを添付します（同条第2項）。

帳簿と添付書類の保存期間は、請け負った工事ごとに、引渡しをしたときから5年間です。宅地建物取引業者を除く発注者と直接契約した、新築住宅の工事に係るものは10年間になります（同規則第28条第1項）。

営業に関する図書は、工事の引渡しから10年間保存します。発注者から直接請け負う建設業者は完成図や所定の打合せ記録、施工体制台帳の作成義務がある建設業者は施工体系図も対象です。材料費等記載見積書を作成した場合の見積書と関連する打合せ記録は、元請に限りません。保存対象は国土交通省の見積書作成ガイドで確認し、書類の種類ごとに設定します。

訪問販売では、法定書面を受け取った日を確認する

お客様の自宅で契約する場合は、特定商取引法の訪問販売に該当することがあります。適用除外もあるため、契約に至った経緯を確認します。営業所等以外の場所で契約を締結して行う商品の販売や役務の提供がそう呼ばれます（同法第2条）。路上で声をかけて事務所に来てもらった場合や、販売目的を告げずに呼び出した場合も含まれます。

訪問販売の規制が適用される場合、事業者には次のような義務があります。勧誘に先立って会社名・勧誘の目的・商品や役務の種類を告げること（第3条）、断られたあとに勧誘を続けないこと（第3条の2）、申込みや契約のときに書面を交付すること（第4条・第5条）です。書面には商品の種類、価格、支払いの時期と方法、引渡しの時期、クーリング・オフに関する事項を記載します。

クーリング・オフは、原則として法定書面を受け取った日から数えて8日以内です。契約日や送信日だけでは判断できません。書面の不備や妨害がある場合などは扱いが変わるため、消費者庁の訪問販売の案内で確認します。

案件管理では、交付した書面と交付日、相手が受け取った日を確認できる記録を、案件にひも付けて管理します。この日付がメールの送信履歴の中にしかない状態だと、確かめるのに時間がかかります。

電子で受け取った見積書・請求書は、保存方法を確認する

協力会社からの見積書や請求書をPDFで受け取っている会社は多いはずです。所得税法・法人税法で保存が必要な書類を電子でやり取りした場合、そのデータの保存には決められた要件があります。国税庁が公表している電子帳簿保存法の一問一答（電子取引関係）に、要件がまとまっています。

主な確認事項は次の3つです。画面と書面に整った形で速やかに出せる機器を備えること。日付・金額・取引先で検索できること。そして訂正や削除を防ぐ措置をとることです。

訂正や削除を防ぐ措置は、4つのうち1つを選びます。タイムスタンプが付いたあとのデータを受け取る、受け取ったあと遅滞なくタイムスタンプを付ける、訂正や削除の記録が残るシステム（または訂正削除ができないシステム）を使う、訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付けて運用する、の4つです。

訂正削除を防ぐ方法として、国税庁が公開する事務処理規程のひな形を利用できます。ただし、規程だけで検索などの要件まで満たせるわけではありません。検索には、日付・金額・取引先を記した索引簿や、規則的なファイル名で管理する方法もあります。検索要件が不要になる条件なども含め、国税庁の電子取引データ保存の案内で自社に必要な対応を確認します。

Excelや共有フォルダで対応できるかを確認する

進捗や期日はExcel、写真や書類は共有フォルダで管理する方法もあります。現場名の付け方と保存先をそろえ、担当者以外でも情報を探せるかを確かめます。システム導入を検討するときは、現場の件数だけでなく、次のような作業の負担を確認します。

当てはまる項目があれば、情報を探す時間や入力し直す時間を確認し、システムを導入する費用と比べてみます。

費用と期間はどう決まるか

案件管理の仕組みは、作る範囲で金額が動きます。見積・原価・請求・写真・工程を最初から全部つなぐと大きくなり、決めることが増えて着手も遅くなります。当社では、冒頭の4つのうち1つか2つから始めることをおすすめしています。

見積もりを出すために決めるのは、次の4つです。ここが決まれば概算をお出しできます。

期間は、範囲が1つか2つなら1か月から2か月、書類の様式と写真と請求までつなぐと3か月前後を見ています。原価と粗利まで含めた形はリフォーム業の原価管理は何から始めるかにまとめました。画面の構成は工務店・リフォーム業向けの案件原価・粗利管理システムにあります。

まとめ

案件管理で1か所に集めるのは、案件の状態、現場の写真、取り交わした書類、期日の4つです。現在の負担が大きい作業に必要な項目から始めます。

記録の保存期間は、事業者の立場や書類の種類によって異なります。帳簿と添付書類、営業に関する図書、税務上の書類を分けて確認します。訪問販売では法定書面を受け取った日も重要です。管理画面を決める前に、保存対象と期間、起点となる日付を整理してください。

次にやることを1つ選ぶなら、いま動いている現場を紙に書き出して、それぞれの写真と書類がどこにあるかを書き足してみてください。散っている場所が見えれば、最初に手をつける範囲が決まります。