壁を閉じる前の写真と、
10年ぶんの書類を、案件の側に置く。

案件ごとの写真、取り交わした書類、日付。この3つだけを集める記録の仕組みをつくる開発プランです。見積の金額や現場の粗利には踏み込みません。お金の側は 工務店・リフォーム業の原価管理システム に分けてあり、こちらは「あとから探せるか」だけを引き受けます。

期限の起点を引渡しの日に置いているのには理由があります。建設業法施行規則第28条は、帳簿と添付書類の保存期間を引渡しから5年間、完成図などの図書を引渡しから10年間と定めています。さらに第27条は、記載と書類の添付を「それぞれの事項又は書類に係る事実が生じ、又は明らかになつたとき」に遅滞なく行うよう求めています。引渡しのあとに思い出しながら綴じる作業では、条文の求めるかたちになりません。工事中に現場と事務所が普通に入力したものが、そのまま帳簿と図書の側へ積み上がる構造にします。

集める作業を「あとで」にしないために、入力する場所を作業のある場所へ寄せます。写真は現場のスマートフォンから、書類は届いたその日に、日付は決まった瞬間に。事務所に戻ってからまとめて入れ直す工程を作らないことが、この設計のいちばん大きな判断です。

撮影のときに何を残すかは、国土交通省の営繕工事写真撮影要領を土台にしました。この要領は、黒板に写し込む項目として工事名、工事種目、撮影部位、寸法や規格、撮影時期、施工状況、立会者名と受注者名を挙げ、写真の整理は工事種目または分類ごとに行うとしています。民間のリフォーム工事にこの要領が適用されるわけではありませんが、項目の立て方はそのまま借りられます。撮る前に部位と撮影時期を選ぶ形にしておくと、あとで並べ替える手間が消えます。

帳簿は、別に入力する画面を作りません。施行規則第26条第1項が挙げる記載事項は、工事名と現場の所在地、注文者と契約した年月日、注文者の商号と住所、検査が完了した年月日、引渡しをした年月日、そして下請には支払った額と年月日と支払手段です。どれも案件の画面で普通に扱う情報なので、日付を入れた時点で帳簿の行が埋まります。同条第6項は、記載事項が電子計算機のファイルに記録され、営業所で明確に紙面または画面に表示できるときは、その記録で帳簿への記載に代えられるとしています。第7項では、添付書類をスキャナで読み取った記録に代えることも認めています。紙の帳簿を別に起こす作業は、この設計では発生しません。