壁を閉じる前の写真と、
長期保存する書類を、案件ごとにまとめる。

案件ごとの写真、取り交わした書類、日付。この3つだけを集める記録の仕組みをつくる開発プランです。見積の金額や現場の粗利には踏み込みません。見積や原価の管理は 工務店・リフォーム業の原価管理システム に分けてあり、こちらは必要な写真や書類をあとから探せるようにします。

帳簿や図書の保存期限は、書類の種類や工事の契約形態によって異なります。建設業法上の保存対象と期間を確認し、案件に登録した引渡し日から期限を表示します。引渡し時にまとめて入力するのではなく、契約や検査などの事実が確定するたびに記録し、不足を確認する設計です。適用条件は案件管理の解説記事にもまとめています。

集める作業を「あとで」にしないために、現場でも事務所でも、その場で記録できるようにします。写真は現場のスマートフォンから、書類は届いたその日に、日付は確定したときに。事務所に戻ってからまとめて入れ直す工程を作らないことが、この設計のいちばん大きな判断です。

撮影のときに何を残すかは、国土交通省の営繕工事写真撮影要領を土台にしました。この要領は、黒板に写し込む項目として工事名、工事種目、撮影部位、寸法や規格、撮影時期、施工状況、立会者名と受注者名を挙げ、写真の整理は工事種目または分類ごとに行うとしています。民間のリフォーム工事にこの要領が適用されるわけではありませんが、撮影項目を決める参考にできます。撮る前に部位と撮影時期を選ぶ形にしておくと、あとから部位や撮影時期で探しやすくなります。

案件画面で入力した工事名、所在地、注文者、契約日、検査日、引渡し日などを帳簿にも反映し、転記を減らします。下請契約や支払いに関する記録も、必要な項目を確認して設計します。帳簿と添付書類は営業所で表示・印刷できるようにし、記載内容が足りない場合は項目名を表示します。電子保存に必要な条件を満たすかは、納品前に確認します。