飲食店の原価管理アプリでできること

原価管理アプリは、どの作業を引き受けるのか

原価管理アプリを選ぶときは、次の3つの作業に対応しているかを確認します。レシピごとの原価を計算すること、食材の単価が変わったときに関係するメニューの原価をまとめて直すこと、棚卸の数字を集めて原価率を計算することです。

仕入単価の変更が多いお店では、2つ目の機能が役立ちます。レシピ原価の表そのものは表計算ソフトでも作れます。負担になりやすいのは、油や鶏肉の仕入単価が上がるたびに、その食材を使う料理の行を探して直す作業のほうです。

逆に、アプリが決めない仕事もあります。原価率が上がったときに、値上げするのか、量を見直すのか、その料理をやめるのか。ここは客層と店の方針を知っている人にしか決められません。

仕入額を足すだけでは原価率が出ないのはなぜか

今月の仕入額を売上高で割った比率と、在庫の増減を反映した原価率は異なります。比較するときは、どちらの数字かを確認します。

国税庁の「青色申告の決算の手引き」は、必要経費になる売上原価を次の式で計算すると書いています。売上原価＝年初（期首）の棚卸高＋年間の仕入高−年末（期末）の棚卸高。つまり、月末に冷蔵庫へ残っている食材は、その月の原価ではありません。翌月に持ち越されます。

飲食店でこの差が大きく出るのは、仕入にまとまりがあるからです。米や酒を月末にまとめて入れた月は、仕入額だけを見れば原価率が跳ね上がり、使い切った月は逆に下がって見えます。価格を見直すときは、仕入額の増減だけでなく、在庫を反映した原価率も確認します。

棚卸の対象は、商品や原材料にとどまりません。同じ手引きは、半製品、仕掛品、副産物、仕損じ品に加えて、まだ使っていない包装材料も挙げています。飲食店なら、仕込み中のスープ、切って冷蔵した食材、テイクアウトの容器などが該当します。ただし、通常の年に比べて特に増えていない消耗品などは、棚卸を省略できる場合があります。

評価の方法も決まっています。あらかじめ税務署へ届け出た方法（先入先出法や総平均法など）で評価し、届け出ていない場合は最終仕入原価法によると手引きにあります。期末の棚卸高は実際に数えて出すので、数量や評価額に誤りがあると、原価率や粗利の計算にも影響します。

レシピどおりの原価と、実際の原価がずれるのはどこか

レシピと出数から計算した原価を理論原価、棚卸で締めた原価を実際原価と呼びます。この2つに差が出ることがあります。毎月の差額を確認し、その理由を調べることが大切です。

差の原因には、食材の歩留り、廃棄、まかないや試作のほか、仕入単価・レシピの更新漏れ、棚卸の数え間違いなどがあります。調理に必要な消費も含むため、差のすべてを無駄と考えず、内訳を確認します。

農林水産省の2024年度推計では、外食産業の食品ロスは70万トンです。食品ロスは、本来食べられるのに捨てられた食品を指します。皮や骨などの食べられない部分も含めた廃棄全体とは区別します。お店では、捨てた品名・量・理由を記録し、減らせる廃棄を確認します。

アプリでは、理論原価と実際原価の差額を月ごとに確認します。差が大きい場合は、食材別の使用量や仕入単価、廃棄の記録を照合し、見直す項目を絞ります。

差を減らすには、厨房での作業も見直します。仕込み量を見直し、廃棄を出したらその場で品名と数量を記録する。記録の手間が増えるので、品名と数量を短時間で入力できる形にします。

仕入データを取り込むときにつまずく2つのこと

原価管理アプリを使うには、仕入データの形式や記録方法も確認が必要です。ここでは、飲食店でつまずきやすい2つの点を確認します。

1つ目は消費税です。国税庁の説明では、軽減税率8%の対象になるのは酒類を除く飲食料品で、外食やケータリング等は含まれません。店から見ると、食材の仕入は8%、ビールや日本酒の仕入は10%で、1枚の請求書に両方が並びます。税抜の原価表に税込単価を混ぜると、税率の違いも含めて比較条件がそろわなくなります。税込経理そのものが誤りという意味ではありません。

どちらでそろえるかは、経理の方式に合わせます。同じ手引きは、棚卸高の計算にあたって、税込経理方式なら消費税等相当額を含め、税抜経理方式なら原則として除いて計算すると書いています。原価表の単価と売価も、比較する際の税込・税抜の条件をそろえます。免税事業者は税込経理を適用します。詳しくは国税庁の経理方式の説明で確認できます。

2つ目は請求書の受け取り方です。電子帳簿保存法では、注文書や領収書、見積書などに通常記載される事項を電子データでやり取りした取引を電子取引と呼び、そのデータを保存しなければならないとされています。メールに添付されたPDFの請求書も、仕入先のサイトからダウンロードした明細も、これに当たります。アプリに数字を打ち込んだら元データを消してよい、とはなりません。

保存の年限もあります。諸帳簿や棚卸表、納品書、請求書などの原始記録は7年間（一定の書類については5年間）保存すると手引きにあります。スキャナ保存の対象からは棚卸表や決算に関して作成した書類が外されているので、紙の棚卸表をスキャンして原本を処分する運用はとれません。最初から電子データで作成する場合も、保存要件に合う方法を確認します。紙の書類の扱いは、国税庁のスキャナ保存の案内を参照してください。

無料のアプリでどこまでできるか

無料プランや試用版で確認できる範囲は、サービスによって異なります。レシピの登録数、利用人数、仕入データの取り込み、棚卸の集計が対象に含まれるかを確認します。

試すときは、普段使っているレシピと仕入単価を登録し、原価計算だけでなく単価の変更や棚卸の入力まで進めてみます。必要な機能があるか、担当者が無理なく入力を続けられるかを確かめます。

仕込み品を材料として登録する、レジの販売数と照合する、店舗別に仕入単価を管理する、請求書から単価を取り込む。こうした機能が必要なら、候補サービスの対応範囲と追加料金を調べます。既製サービスで対応しにくい部分が分かってから、個別開発を検討します。

比べるときは、月額だけでなく、店舗が増えたときの料金の増え方、登録したデータを外に出せるか、棚卸の入力がスマホでできるかを見てください。料金体系は変わるので、金額は各社の公式サイトで確認してください。当社も、相談ではまず既製品で足りるかから一緒に見ます。

作る場合、何を決めれば見積もれるか

自店に合わせて作る場合、決まった定価はありません。金額は範囲で決まるので、次の4つが決まると概算が出せます。相談時に未定の項目があっても構いません。必要な機能を一緒に整理し、見積もりの対象を決めます。

期間の目安は、範囲を絞れば設計から納品まで2か月から3か月です。絞り方は、レシピ原価と月1回の棚卸に限り、レジ連携と複数店舗を後回しにする形です。途中で実際の月末棚卸に使ってもらい、使い勝手を直してから納品します。

費用を抑えるなら、進める順番を変えます。最初に主要メニューのレシピ原価だけを作り、次に棚卸の入力、その次に仕入の取り込み、最後に出数との突き合わせ。段階ごとに使える状態で納品する計画にすれば、効果と負担を確認してから次の機能を追加できます。

相談の入口は、いまの原価表と直近1か月ぶんの請求書を見せてもらうところからで足ります。メニュー数、仕入先の数、いまの入力方法を確認し、既製サービスで対応できる範囲と個別開発が必要な範囲を調べます。

画面にすると業務がどう変わるかは、メニュー原価管理アプリの開発プランにまとめています。棚卸そのものを速くする話は、飲食店の棚卸を早く終わらせるに分けて書きました。

まとめ

アプリが引き受けるのは、レシピ原価の計算、食材単価の一括更新、棚卸から原価率を計算するところまでです。値上げするか量を見直すかは、お店で判断します。

仕入額だけでは、在庫の増減を反映した実際原価率は分かりません。期首の棚卸高に仕入高を足して期末の棚卸高を引き、売上高で割って計算します。日々の在庫を記録して毎年一定の時期に実地棚卸で確かめていれば、帳簿から年末の棚卸高を計算して、年末の実地棚卸を省略できると国税庁の手引きにあります。

理論原価と実際原価の差には、歩留りや廃棄、まかないのほか、単価や数量の記録漏れなども影響します。差額と原因を確認し、仕込み量や記録方法を見直します。

次にやることを1つ挙げるなら、よく出る料理を10品選んで、食材と分量、いまの売価を紙に書き出してみてください。既製のサービスを選ぶときも作るときも、最初に要るのがこの表です。