手書きの配車表は違反ではない。ただし、残す記録は決まっている

手書きの配車表は法令違反になるのか

配車表を手書きで作っていること自体を禁じる規定はありません。貨物自動車運送事業輸送安全規則に配車表の様式や作り方の定めはなく、紙で作ろうとホワイトボードに書こうと、それだけで指摘を受けることはありません。

決まっているのは、配車表とは別に残す記録のほうです。同規則は、運転者ごとに業務の記録を残して1年間保存すること、点呼の記録を残して1年間保存すること、事故の記録は営業所で3年間保存することを、それぞれ別の条文で定めています。

監査で問題になるのは、たいてい配車表の見た目より、この保存が抜けている点です。配車表を作り直しても、業務の記録が揃っていなければ意味がありません。

令和7年4月から、何が増えたのか

国土交通省は貨物自動車運送事業輸送安全規則を改正し、令和6年10月1日に公布、令和7年4月1日に施行しました。変わったのは、荷待ち時間と荷役作業・附帯業務を業務記録に書く義務の対象範囲です。

これまでは「車両総重量8トン以上または最大積載量5トン以上」の車両だけが対象でした。改正後は全車両が対象です。2トン車や4トン車しか持っていない会社も、今年から記録する側に入りました。

書き方そのものは従来と変わっていません。荷主都合で30分以上待機したときは荷待ちの記録が必要です。荷役作業や附帯業務は、荷主との契約書に実施する作業がすべて明記されている場合、要した時間の合計が1時間以上になったときが対象です。荷主の確認が得られたか、得られなかったかも記録項目に含まれます。保存はこれも最低1年間です。

対象が小型車まで広がった分、手書きで回している会社は実務の量が増えます。到着した時刻、荷役を始めた時刻、終えた時刻、出発した時刻を、ドライバーが現場で押さえておかないと、事務所に戻ってから書けません。

記録が無いと、いくら取り損ねるのか

この改正の目的は安全だけにとどまりません。国土交通省は、事業者が自分の荷待ち時間と荷役時間を記録することで、待機時間料や積込料・取卸料を荷主から適正に収受する根拠にできる点を挙げています。記録は請求書の裏づけになります。

金額の目安は、国が示している標準的運賃で確かめられます。荷主都合で30分を超えて待機した場合、30分までごとに小型車（2トンクラス）1,680円、中型車（4トンクラス）1,760円、大型車（10トンクラス）1,890円、トレーラー（20トンクラス）2,220円。2時間を超えた部分は、それぞれ2,010円、2,110円、2,270円、2,670円に上がります。

計算には注意点があります。標準的運賃の原価には30分の待機が含まれているため、待機時間全体から30分を差し引いた時間で計算します。国土交通省のQ&A集は、小型車で1時間待機した場合を1,680円、2時間15分の場合を7,050円という具体例で示しています。

1台1日1回の待機でこの金額です。ドライバーの記憶だけで運んでいると、この請求は起こせません。電子化の効果は、事務が楽になることより先に、取り損ねていた金額に出ます。

配車表そのものが守らなければならない基準は何か

配車表は、法令の言葉では乗務割にあたります。運行管理者の業務を定めた条文は、勤務時間および乗務時間の範囲内で乗務割を作成し、これに従って運転者を乗務させることを、運行管理者の業務の一つに挙げています。

その範囲を決めているのが、厚生労働省の改善基準告示です。令和6年4月1日から適用されていて、トラック運転者には次の数値が定められています。手書きで配車表を組むとき、配車担当はこれを頭の中で確かめていることになります。

負担になるのは数値の多さより、確かめる回数です。1日単位で収まっていても、2日平均の運転時間や1か月の拘束時間で外れることがあります。急な変更が入ると、確かめ直す範囲がさらに広がります。

何から始めれば、いちばん早く形になるか

配車表をまるごと作り直そうとすると、車両・荷主・ドライバー・運賃をすべて登録する話になり、止まります。当社がお勧めするのは、令和7年4月に増えた記録から先に画面にする進め方です。

ドライバーのスマートフォンで、到着・荷役開始・荷役終了・出発の4つの時刻を押すだけの画面をまず作ります。位置と時刻が自動で残るので、事務所で書き起こす作業が消えます。項目が少ないぶん、短い期間で使い始められます。

次に、その記録を月末に集計し、荷主別に待機時間を並べる画面を足します。どの荷主で何分待たされているかが金額で見えると、運賃交渉の材料が揃います。配車表本体の置き換えは、そのあとで構いません。

基準に収まっているかの確認を機械に任せるのは、さらに次の段階です。割り当てを入れた時点で拘束時間と休息期間を計算し、外れる組み合わせに印を出します。配車担当が決める形は変えません。機械は外れそうな組み合わせを示すところまでを担当します。

いくらかかるのか。見積もりの前に決めること

金額は作る範囲で変わります。第1段階だけの記録アプリと、第3段階まで含めた配車支援では規模が数倍違います。段階を分けるのは、最初から全部を見積もると判断できない金額になるからです。

見積もりを出すために決めていただくのは、次の4つです。ここが決まっていれば範囲と金額を出せます。決まっていない状態でご相談いただいても構いません。

費用の考え方そのものは、業種が変わっても大きくは違いません。アプリを作るときに何が金額を動かすかは、札幌でアプリを作るといくらかかるのかに、ストアの登録料や公開後に毎年かかる作業まで含めて整理しています。

まとめ

手書きの配車表を続けること自体に問題はありません。問われるのは、業務の記録と点呼の記録を1年間、事故の記録を3年間、残しているかどうかです。

令和7年4月から、荷待ちと荷役の記録は全車両が対象になりました。この記録は監査のためだけでなく、待機時間料を荷主に請求するときの根拠になります。標準的運賃では小型車で30分ごと1,680円です。

始めるなら、配車表本体より先に荷待ち・荷役の記録1枚からです。まずは直近1か月の運行を振り返って、荷主都合で30分を超えて待った回数を数えてみてください。その回数に単価をかけた金額が、いま記録が無いために請求できていない金額の目安になります。