バイヤーが聞くことは決まっている。
決まっていないのは、誰がいつ返すか。

北海道の食品メーカーには、道内外のバイヤーと会う場が公的に用意されています。北海道経済部が募集している道産食品オンライン個別商談会は、主要原材料が道内産の自社商品を持つ中小・小規模事業者が対象で、4日間の会期のなかで日程を調整して個別に商談します。前回の商談バイヤー数は13社でした。参加の前には準備セミナーと事前リハーサルが組まれています。会う場と、会う前の練習は、費用をかけずに手に入る状態になっています。

会ったあとの段取りも公表されています。日本政策金融公庫の商談会ガイドブックは、商談会後のアプローチを時期で区切っています。24時間以内にお礼と、入手した名刺や商談内容の整理と優先順位づけ。1週間以内にフォローアップの電話やメールで追加の要望を確認。2週間以内に検討状況を伺って次回の商談を要請。3週間目以降に反応がなければ、将来の取引見込み先としてリスト化する。同じガイドブックは、商談会後に振り返る6つの点のひとつに「フォローアップ体制（リード管理・追客の成功率）」を挙げています。

バイヤーが知りたいことも、すでに整理されています。農林水産省のFCP展示会・商談会シートは、出展者が伝えたい情報とバイヤーが知りたい情報を1枚にまとめた統一シートで、項目は30個。賞味期限、保存温度帯、1ケースあたりの入り数、発注リードタイム、最大・最小のケース納品単位、一括表示とアレルギー表示、衛生管理への取組み、危機管理体制まで並びます。つまり聞かれることは事前に分かっていて、答える段取りも日数まで示されているということです。それでも商談が止まるのは、20分の枠のなかで答えきれなかった項目が、名刺の裏と社長の手帳に散らばるからです。

動かさない一点は、毎週月曜9時の30分です。今週返す宿題を取引先ごとに並べ、誰がいつまでに出すかをその場で決めます。月曜に置くのは、バイヤーの側も週のはじめに商談の予定を組むためで、金曜に決めると土日をはさんで2日が消えるからです。商談会に出た週だけは例外にします。会場を出たその日の夜に24時間の段が来るので、月曜を待たずに当日の宿題を締めます。

宿題の種類は4つに絞ります。規格書、サンプル、見積と取引条件、それ以外の質問。台帳の入力欄はFCPシートの項目番号と同じ並びにして、その場で答えられなかった項目番号を選ぶだけで1行になるようにします。自由に文章を書かせると、あとから読み返したときに何を求められたのか分からなくなります。番号で選べば、同じ質問が別の取引先からも来ていることに気づけます。

送った書類は、商品と版と送り先の3つで持ちます。規格書を1件送るたびに、どの商品のどの版を、いつ、誰に送ったかが1行増えます。原材料の仕入先を替えたとき、包装を変えたとき、表示の決まりが変わったときに、差し替えの対象になる取引先がその場で並びます。カシューナッツの経過措置は2028年3月31日までなので、いま出回っている版がいつまで使えるかも同じ行から分かります。表示の中身を当社が判断することはしません。差し替えが要る先を漏らさず出すところまでです。

入力のタイミングは業務のなかに埋めます。商談会では、会場でシートの項目番号を押すだけ。通常の訪問では、帰りの車を止めて3分。この3分に何を入れるかを最初に決めておいて、それ以外は入力させません。名簿が続かなくなるのは道具の出来よりも、誰がいつ入れるかを決めないまま始めた場合のほうが多いためです。既存の名刺入れとメールはそのまま残します。

効果は成約率で測りません。取引が決まるかどうかは相手が決めることで、こちらの手元にあるのは止めた日数のほうです。宿題が出てから返すまでの平均日数、期限を過ぎた宿題の件数、3週間動いていない取引先の数、社長以外が返した宿題の割合、差し替えの対象を洗い出すのにかかった時間。この5つを月に一度並べます。