商談後の対応と提出書類を、担当者と期限で管理

食品メーカーの商談後に必要になる、規格書やサンプルの送付、見積もり、質問への回答を管理する開発プランです。営業を社長と1名が担う従業員12名の会社を想定し、担当者と期限を決めて対応状況を共有します。

年3〜4回の商談会で増える名刺やメモを取引先の台帳にまとめます。20分の商談で答えきれなかった項目を記録し、毎週月曜9時に今週の対応を確認します。送付した書類は商品名・版・送り先を残し、内容を変更したときに差し替え対象を探せるようにします。

毎週月曜9時から30分で、商談後の対応事項を確認します。取引先ごとに依頼内容を並べ、担当者と回答期限を決めます。商談会の週は、その日のうちに内容を整理し、24時間以内のお礼とその後の対応を分けて管理します。

依頼の種類は、規格書、サンプル、見積もり・取引条件、そのほかの質問の4つに分けます。FCPシートの項目番号から依頼内容を選び、必要なメモを添えます。同じ項目について確認したい取引先を一覧にできるようにします。

書類を送ったときは、商品名・書類の版・送り先・送付日を記録します。原材料の仕入先・包装・表示の決まりが変わったときに、古い版を送った取引先を確認できます。カシューナッツの経過措置の期限は2028年3月31日です。表示内容は専門家に確認し、システムでは差し替え先の確認を支援します。

入力する時期も決めます。商談会では項目番号から依頼を選び、通常の訪問後は停車中などに3分程度で記録できる項目を検討します。既存の名刺入れとメールは引き続き使い、台帳に残す内容を整理します。

月に一度、回答までの平均日数、期限超過の件数、3週間やりとりがない取引先数、社長以外が対応した割合、差し替え先を調べる時間の5つを確認します。成約率だけで判断せず、自社で改善できる対応の速さや分担を見直します。