宴会の人数変更を厨房と共有し、
料理ごとの変更期限を確認

宴会の人数が変わったとき、予約台帳だけでなく、厨房の仕込み表と発注控えにも変更を伝える必要があります。料理によって発注や仕込みの時刻が異なるため、人数と一緒に、数量を変更できる期限を確認できる台帳を作る開発プランです。

たとえば鮮魚の発注後でも、まだ準備していない料理は数量を調整できる場合があります。台帳には品目ごとの期限と原価を登録し、連絡を受けた時点で確認すべき料理を表示します。実際の発注・仕込み状況は担当者に確認し、料理の数量や料金の扱いを幹事と相談します。原価の試算だけでキャンセル料が決まる仕組みではありません。

来客予測を使う場合は、宴会の予約人数と予約なしで来店するお客さんの見込みを分けます。過去の客数から宴会分を区別できるかを確認し、同じ人数を二重に数えないように設計します。

予約ごとの人数とコースに、料理ごとの発注・仕込みの変更期限を登録します。期限は厨房と仕入担当者に確認し、仕入先の変更条件も含めて整理します。人数変更を入力すると、期限に達した料理とまだ調整できる料理を表示します。実際の進み具合を確認してから、幹事との合意内容と厨房への連絡を記録します。

来客予測は、予約なしで来店するお客さんの仕込みを考える材料として使います。予約人数と予測人数を区別し、空席数・来店時刻・当日追加できる料理も確認できる画面にします。予測と実績の差は記録し、仕込みへの影響と合わせて振り返ります。天候やイベントなど気づいた事情も残せますが、それだけで予測が外れた原因と決めつけず、見直しの参考にします。