同じ4つの時刻が、
請求書の根拠にも、拘束時間の集計にもなる。

貨物自動車運送事業輸送安全規則の第8条は、荷主の都合で集貨地点等に待機したとき、到着した日時、荷主から指定されていた到着日時、積込みや取卸しの開始と終了の日時、出発した日時を記録して1年間保存するよう定めています。荷役作業と附帯業務の記録も同じ条文の中にあります。令和7年4月1日から、この記録の対象が「車両総重量8トン以上または最大積載量5トン以上」の車両から全車両に広がりました。2トン車しか持っていない会社も、現在は記録の対象です。

いっぽう、瞬間速度と運行距離と運行時間を運行記録計で残す義務は、同じ規則の第9条で車両総重量7トン以上または最大積載量4トン以上のままです。記録義務と機器の設置義務で、対象車両が異なります。4トン車と10トン車にはデジタコが載っていて、作業の種別を押せば待機時間が残ります。2トン車6台には義務がなく、載っていません。国土交通省のITツール活用ガイドブックは車載端末を1台あたり数万円から数十万円と示していて、義務のない車両に載せる判断は費用面から簡単にはできません。この会社では、半数を占める2トン車の記録が、紙の日報とドライバーの記憶に頼る形で残っています。

同じガイドブックには、運行管理システムなら荷待ち料金のような実績にもとづく請求もある程度まで自動で計算できる、という記載があります。請求額を計算する仕組みはあっても、そのもとになる到着や出発の時刻が残っていないという課題があります。この開発プランは配車表の置き換えを後回しにして、令和7年4月に増えた記録だけを先に画面にします。

毎月5日を、荷主別の集計を確定する日とします。先月ぶんの待機と荷役の時間を荷主ごとに確定し、請求書に載せる分、交渉の材料にする分、今回は見送る分の3つに仕分けます。この会社には、月末締めの請求書を翌月10日までに荷主へ出す手順があり、そこに間に合う最後の日が5日だからです。ここを過ぎると、先月の待機は数字としてはあっても、その月の請求書作成に間に合わなくなります。

時刻の取り方はボタン4つに絞ります。集貨地点等に到着、荷役開始、荷役終了、出発。ドライバーのスマートフォンには次に押すボタンだけが大きく出て、それ以外は表示しません。位置情報と時刻から候補の時刻が先に入っていますが、ドライバーが内容を確認してボタンを押すと、記録として確定します。機械が自動で決めた時刻を記録にすると、構内の外で待っている場合や、荷主の指示で並び直した場合に実態とずれます。荷主の確認が得られたか得られなかったかも、規則が記録項目に挙げているのでその場で選びます。

打刻を忘れた場合に備え、誰がいつ確認するかを決めておきます。帰社後の業務後点呼のときに、運行管理者が当日の記録を1画面で確認します。時刻が未入力の運行には、位置情報の滞在時間から出した候補が薄く入っていて、ドライバーに聞いて確定します。この確認を当日にするのは、記憶が残っているのがその日だけだからです。3日以上前の記録漏れは埋めずに、空欄のまま「記録なし」として残します。あとから思い出して書いた時刻を、請求の根拠にはできません。

計算結果を、そのまま請求確定額として扱うことはしません。画面は標準的運賃の単価を使って計算しますが、出てくるのは請求できると確定した金額ではなく、荷主との交渉に使う試算額です。待機時間全体から30分を差し引くこと、到着から2時間を超えた部分は上がった単価を使うことなど、国土交通省がQ&A集で示している計算の順序をそのまま実装します。ドライバーが自分で積み込んだ場合の積込料は待機時間とは別の単価になるため、荷役の記録から分けて出します。荷主との契約で別途決めている場合は、その単価を登録して使います。

同じ記録から、拘束時間のうち荷待ちに使った時間も集計します。荷待ちの時間は改善基準告示の拘束時間に入るので、記録が揃った時点で「今月このドライバーの拘束時間のうち何時間が荷待ちか」が分かります。月284時間の線と、12か月ぶんを足すと年3,300時間を超えてしまう関係を画面に並べ、月の途中で見られるようにします。配車を機械が組み替えることはしません。拘束時間の上限に近づきそうなドライバーを、配車を調整できる時期に運行管理者が確認できるようにします。

効果は書類が減ったことでは測りません。記録が揃った運行の割合、荷主都合で30分を超えた待機の回数と金額、そのうち請求できた金額と交渉中の金額、日報を書き起こしていた事務の時間、拘束時間が月270時間を超えたドライバーが分かった日。この5つを月次で並べます。1年たてば、どの荷主にどれだけ待たされているかが12か月ぶんの数字になります。