配車の記録を、運行指示と必要な書面に活用

札幌近郊で土砂・砕石・舗装材を運ぶ、10tダンプ8台と4tダンプ2台、ドライバー10名の会社を想定しています。専務1名が受け付けた依頼を配車表に登録し、車両の割当、協力会社への依頼、ドライバーへの通知を事務担当と共有します。日単位と往復回数など荷主ごとに違う契約条件を残し、運行実績から月末の請求を集計する構成です。

運送の手配では、配車に加えて必要な書面の管理も行います。令和7年4月1日に施行された改正貨物自動車運送事業法は、運送契約を結ぶときに役務の内容と対価を書いた書面を荷主と相互に交付すること（第12条）と、協力会社に運送を頼むときに同じ書面を交付すること（第24条第2項）を義務にしました。国土交通省のQ&Aは、電話だけの運送依頼は書面交付義務違反になると明記しています。さらに、1.5トン以上の貨物を荷主から引き受けて他の運送事業者に頼んだときは、実運送事業者の名称・貨物の内容と区間・請負階層を書いた実運送体制管理簿を運送ごとに作り、1年間営業所に備え置くこと（第24条の5）が求められます。10tダンプの1台分はこの重さを毎回超えます。この開発プランは、電話で受けた手配をその場で1行にし、前日17時に確定した配車表から、通知・書面・管理簿の3つを出す仕組みです。荷待ちの時刻を残す 荷待ち・荷役記録アプリの開発プラン が「着いてから出るまで」を扱うのに対して、こちらは「誰をどこへ行かせるかを決めて伝える」側です。

電話とメールで受けた依頼を共通の受付画面に登録します。入れるのは荷主・現場・積む場所と降ろす場所・車格と台数・開始時刻・契約の単位・附帯業務の有無で、受付の行を確定した時点で荷主へメールが出ます。メールの本文には運送の役務の内容、対価のもとになる単価表の番号、附帯業務の有無、支払方法、送った日付が入り、施行規則第13条の3が求める写しは1年残ります。Q&Aは、法定の事項が基本契約書と依頼書に分かれていても、書面の上で互いに関連付けられていれば問題ないとしているので、日々のメールに単価表の番号を書く形にしました。荷主の側にも相互交付の義務があるため、返信がそのまま荷主側の書面になります。

毎日いちばん開くのは配車表です。縦に自社の10台と協力会社の枠が並び、各行にあすの運行予定が表示され、右に未割当の依頼が残ります。依頼を車両に割り当てると、その車のドライバーの前日の終業時刻からの休息期間、あすの拘束時間の見込み、当月の拘束時間の累計が同じ行に出て、改善基準告示の数値を外れる組み合わせには印が付きます。前日17時に専務が「確定」を押すと、ドライバー10名のスマートフォンと協力会社へ同じ内容が届き、届いた印が行に残ります。確定後の変更は「変更」として受け、変更前の内容も履歴として残ります。翌朝5時の中止連絡も同じ手順で通知するので、誰に届いて誰に届いていないかが配車表の上で分かります。専務が休みの日は事務が確定できる権限を持ち、翌日に専務が確認します。

協力会社への依頼は、配車表の協力会社の枠に置いた行から出します。第24条第2項の書面として役務の内容と対価を書いたメールが出て、同じ行が実運送体制管理簿の1行になります。国土交通省のQ&Aは、管理簿に決まった様式は無く、必要事項が書かれていれば既存の配車表を活用でき、電磁的記録での作成と保存も可能だと答えているので、管理簿への転記を不要にします。ドライバーの当日の往復は、スマートフォンの「積んだ」「降ろした」で数え、日報の回数の欄がそこから埋まります。効果は、専務以外が受けて割り当てた依頼の割合、確定後に休息期間9時間を割った割当の件数、依頼のうち書面が出た割合、月末の請求集計に要した営業日数で測ります。