期限の近い食品から、
受け取れる団体へ配る

このプランでは、地方都市で活動する小さなフードバンクを想定しています。食品メーカーや農家、スーパー、家庭から集めるフードドライブで寄付を受け、子ども食堂やフードパントリー、福祉施設に毎週渡しています。

今は、受け取った食品をボランティアが紙の受入表に書き、写真をスマートフォンで撮っています。事務のスタッフはそれを夜に表計算ソフトへ打ち直し、提供先からの電話やメールの希望を見ながら、木曜に渡す配分を決めます。

このプランの中心は受け入れのときの記録を、そのまま在庫と配分と送り状に使うことです。同じ品名と期限を何度も書き写さずに済み、どの団体に何を渡したかもあとからたどれます。

食品寄附ガイドラインは、フードバンクが食品を受け取るときに記録する項目として、名称・数量・保存の方法・消費期限か賞味期限・アレルゲン・加熱が必要かどうか・入荷と出荷の日・寄付者と提供先の名前・受取と提供の場所・廃棄した場合の理由・重量・常温品以外の受け取ったときの温度を挙げています（生鮮食品は期限・アレルゲン・加熱の項目を除く）。これらは食品の写真で代えることもでき、保存は原則1年以上とされています。このプランの受け入れの画面は、この項目に合わせて作ります。

同じガイドラインは、受け取るときに送り状や納品書と名称・数量を照らし合わせ、包装の破れがないかを確かめること、消費期限を過ぎた食品や破損した食品は渡さないことも求めています。画面では、消費期限を過ぎた食品を在庫から外して「渡さない」の棚に移します。賞味期限を過ぎた食品をどう扱うかは、フードバンクと提供先の合意で決める事柄で、アプリが判断するものではありません。

配分表は、期限の近い順に、提供先ごとの受け取れる温度帯・希望の品目・人数・前回までに渡した量を並べて案を出します。案を直して確定するのは担当のスタッフです。確定した配分から送り状と出荷の記録ができ、いつ・どこからどこへ・何を・どれだけ動かしたかが残ります。