来所予定と帰宅方法を支援員間で共有

放課後児童クラブの午後は、「来るはずの子が来ているか」の確認から始まります。運営指針は、出欠席をあらかじめ保護者からの連絡で確認しておき、連絡なく欠席したり来所が遅れたりした子どもについては速やかに状況を把握するよう求めています。ところが、3つの小学校から子どもが来るクラブでは、下校時刻が学校・学年・曜日で違ううえ、参観日や短縮日課で月に何度も動きます。何時に来ていなければ電話をかけるべきかの基準が、職員ごとの判断やホワイトボードに分かれていると、担当が替わった際に共有しにくくなります。

帰りも同じです。お迎えか、一人で帰るか、何時に帰るかは年度初めの届で曜日ごとに決まっていますが、「きょうは祖母が迎えに行きます」「習い事が休みなので17時まで」の変更が電話で入り、電話を受けた人のメモを見た人だけが知っているという形になります。この開発プランでは、学校別の下校時刻、保護者からの変更連絡、児童ごとの帰宅方法の届を1つの在室ボードに集め、来所と退室の時刻をその場で記録します。閉所後の日誌と月末の出席簿は、同じ記録から作ります。

幼稚園バスの欠席連絡アプリの開発プランがバスの乗車名簿と点呼を扱うのに対し、こちらは施設への来所と帰宅方法の確認を扱います。バスの無いクラブが対象で、子どもは学校から歩いて来て、歩いて帰るか迎えに来てもらう前提です。

最初に作るのは在室ボードです。学校別・学年別の下校時刻に学校からクラブまでの徒歩の目安を足した時刻を「来所予定」として並べ、子どもがタブレットで来所をタッチした時刻と突き合わせます。来所予定を15分過ぎても来ていない子だけが「確認が必要」の欄に上がり、支援員はその子について学校か保護者に電話をかけます。15分という線はクラブごとに決めてよく、雨の日や1年生だけ長くする設定も持ちます。電話をかけた時刻と結果（居残り学習だった、連絡漏れの欠席だった）を記録し、翌月に基準を見直す材料にします。

保護者からの連絡は、スマートフォンのアプリと電話の両方を残します。アプリからの欠席・帰宅方法の変更・帰宅時刻の変更は、送信した時点で在室ボードに反映されます。電話で受けた分は、受けた支援員がその場でボードに入力し、受けた人の名前が残ります。連絡手段は2つですが、名簿は1つです。当日の変更をアプリで受ける締切は14時とし、それ以降は電話に限る想定です。締切を過ぎた変更を受けるかどうかは、支援員が決めます。

退室の記録は帰宅方法によって画面を分けます。お迎えの子は、迎えに来た人を届に登録された人の中から選び、登録にない人が来たときは保護者に電話で確認してから引き渡します。一人帰りと集団帰りの子は、見送った支援員が時刻を打刻します。どちらの場合も退室の時刻が保護者のアプリに通知されます。閉所後の日誌は、この記録から出席・欠席・来所と退室の時刻・帰宅方法・確認の電話が自動で並び、支援員は特記事項だけを書きます。月末の出席簿と延長利用の集計も同じ記録から作り、自治体の報告様式に合わせて出力します。

作らないものも決めておきます。おやつの発注、利用料の請求、写真の配信、保護者との個別のやりとり（チャット）は対象外です。そこまで欲しいクラブには既製の学童向けサービスのほうが早くて安いので、最初の相談で伝えます。当社が作るのは、複数の学校の下校時刻・自法人の帳票・自治体の報告様式に合わせて、既製の型に収まらない部分です。