SCENARIO ── OFFICE BENTO CASE
事業所ごとの定数と注文変更を食数表で管理する開発プランです。店主が前日16時に主菜の仕込み数、当日9時の締切後に炊き足す量を決めます。24事業所・1日約190食の弁当店を想定し、配達・通い箱の回収・請求にも使います。
OVERVIEW
電話で受けた注文変更を食数表へ入力し、盛り付け・配達・請求に同じ数を反映するアプリです。事業所ごとの曜日別の定数を登録し、事前の変更と当日の変更を分けて確認します。
24事業所へ1日約190食を届ける弁当店を想定しています。厨房は5時半に作業を始め、主菜は前日16時、朝の炊飯は当日6時に準備します。注文が締まる9時より前に決める量は、連絡済みの変更と過去の当日変更を参考にし、店主が確定します。
CHALLENGE
APPROACH
最初に作るのは、事業所ごとの定数を曜日別に持つ台帳と、そこから毎日自動で生まれる食数表です。定数は曜日で違う事業所があります。国土交通省の令和7年度テレワーク人口実態調査では雇用型テレワーカーが25.2%で、令和5年度の調査は、週1〜4日のテレワークと出社を組み合わせる働き方が広がっていると書いています。金曜だけ少ない事業所の数を、毎週電話で受けるのではなく台帳に置きます。電話で受けた変更は、受けたその場で食数表の行に入れ、盛り付け数・配達リスト・月末の集計へ同じ食数が反映されます。書き写す場所が無くなります。
9時の締めより前に決めるものを2つに分けます。主菜の仕込み数は前日16時、朝の炊飯量は当日6時です。どちらも、まず決まっている数を使います。定数の合計から、前日までに連絡のあった休みと出張を引き、来客ぶんの追加を足した数が「確定側」です。この店の想定では、金曜の定数196食に対して191食でした。予測が扱うのは残りの部分、つまり9時までに来る当日変更の合計だけです。同じ曜日の直近8週の当日変更が−7〜+5食なら、明日は184〜196食の幅で見ます。
幅のどちら側に寄せるかは、あとから足せるかどうかで決めます。主菜は前日に解凍と下味を済ませるので、締めた後には足せません。だから上限側で仕込み、余った分の原価を毎日数えます。ごはんは炊き上がりまで50分なので、朝6時は下限側の升数で炊き、9時に締めた数に合わせて9時15分に炊き足します。この店では1升で16食ぶんなので、184食なら11升、締めた数が194食なら2升を足します。10時5分に炊き上がれば、10時30分の詰め終わりに間に合います。締めた後に来た追加の依頼は、主菜の残りの範囲で受けられるかどうかを画面が出します。受けた数と断った数の両方を残します。
配達については、厚生労働省の大量調理施設衛生管理マニュアルが「調理終了後から2時間以内に喫食することが望ましい」とし、配送には10℃以下または65℃以上の温度管理と配送時刻の記録を求めています。このマニュアルの対象は1回300食以上か1日750食以上の施設で、この店は下回ります。ただ、食品衛生法施行規則の別表第17も「調理された食品を配送し、提供する場合にあつては、飲食に供されるまでの時間を考慮し、適切に管理すること」を営業者の基準にしています。配達リストには調理終了と搬出の時刻を残し、最終の事業所への到着が2時間に収まる順を組みます。
請求は税率の区分から持ちます。国税庁はケータリング等を「相手方が指定した場所において行う加熱、調理または給仕等の役務を伴う飲食料品の提供」と定義し、軽減税率の対象から外しています。届けて置いてくるだけの弁当はこれに当たらず、飲食料品の譲渡として8%です。会議室で配膳まで頼まれる依頼を受けるなら10%になるので、台帳に区分を持ち、請求書の税率をそこから決めます。効果は的中率で見ません。主菜の余りの原価、炊き足しの升数、締めた後の追加を受けた数と断った数、月末の集計にかかった時間、請求の訂正件数、通い箱の未回収数を数えます。
CONSULTATION
紙の食数表、注文変更のメモ、配達と請求の方法を確認し、同じ数量を共有する手順を整理します。
事業所の数と請求書の形式に合わせて、必要な機能と費用をご提案します。
SCREENS
以下は5画面のサンプルです。利用する担当者と入力・確認する内容を紹介します。表示している名称・人数・数量・金額などは想定例です。
事業所を配達順に並べ、定数・事前の変更・当日の変更・確定した食数を表示します。変更を受けた時刻と方法を記録し、締切後は主菜の残りと追加の可否を確認します。
連絡済みの変更を反映した食数に直近8週の当日変更の範囲を加えて翌日の見込みを表示します。店主が主菜の仕込み数と朝の炊飯量を決めます。
確定した食数・持ち出した通い箱・到着時刻・回収数を配達順に確認します。調理終了と搬出の時刻も記録し、配送時間と未回収数を管理します。
曜日別の定数・変更受付の締切・配達順・置き場所・回収方法・請求方法・税率区分・連絡先を事業所ごとに登録します。
日々の食数を事業所別に集計し、単価と税率に合わせて請求書を作成します。振込と現金集金の状態、請求の訂正件数、通い箱の未回収も確認します。
OUTCOME
以下は導入後に想定する使い方です。実際の業務で試し、作業時間や確認漏れの変化を確かめます。
数えるのは、主菜の余り×原価の合計と、締めた後の追加依頼のうち受けられた件数です。仕組みを入れる前の1ヶ月は、紙のまま余りと断った件数だけを数えてもらい、比べる元にします。
数えるのは、弁当の数が合わなかった日数と請求の訂正件数です。前者は配達リストの食数と実際に積んだ数の差、後者は請求書を出し直した回数で数えます。
数えるのは、月末の集計と請求書の作成にかかった時間と、通い箱の未回収数です。時間は最初の3ヶ月、毎月同じ人に計ってもらいます。
PROCESS
札幌市内・近郊なら店へ伺い、道外はオンラインで進めます。24事業所で請求まで含む範囲なので、設計から納品まで3ヶ月の想定です。
5時半から9時の厨房と月末の請求作業に同席します。事業所ごとの定数を曜日別に確かめ、締めの時刻、受付の方法、配達順、通い箱の扱い、請求の方法と税率の区分を1件ずつ台帳に入れます。同時に、紙の食数表に「受けた時刻」の欄だけ足して2週間使ってもらい、9時を過ぎた変更が1日に何件あるかと、主菜の余りを数えます。この2週間の数字が、あとで効果を比べる元になります。
食数表・明日の見込み・配達リストの3画面を作り、紙と並行で2週間使います。確かめるのは3つです。電話で受けた変更がその場で行に入ること、9時に締めた数が盛り付け数と配達リストに一致すること、ドライバーが到着と回収の数を入れられること。明日の見込みは、この時点では同じ曜日の直近8週の最小と最大で出し、店主が主菜と炊飯の初期値を変えた日の理由を残します。
事業所台帳と月末の集計の画面を作り、その月の請求書を画面から出します。振込の事業所と現金集金の事業所で請求書と集金額の出方を確かめ、税率の区分が請求書に反映されることを見ます。引き渡しの前に、月末の集計にかかった時間を計り、1ヶ月目に同席したときの時間と比べます。明日の見込みを予測の仕組みに置き換えるのは、記録が3ヶ月たまってからと決めておきます。
FAQ
RELATED
紙の食数表、注文変更のメモ、配達と請求の方法を確認し、同じ数量を共有する手順を整理します。
事業所の数と請求書の形式に合わせて、必要な機能と費用をご提案します。