休止と再開の連絡を反映し、翌週の食数を決める

曜日別の利用名簿から翌週の食数を集計し、休止と再開の連絡を反映する開発プランです。札幌で利用者74名、昼56食・夕30食を届ける高齢者向け配食サービスを想定しています。

店主は木曜15時に翌週の発注に使う食数を確定します。届出済みの休みは集計に反映し、まだ連絡がない休みだけを予測します。変更を一度入力すれば食数表・配達リスト・請求の3か所に反映し、配達担当者は手渡しや不在時の連絡も記録します。

まず固めるのは、木曜15時、週に一度の確定です。翌週7日ぶんの昼・夕の食数を日別に確定し、その数がそのまま食材の発注書とパートのシフト表になります。締切を木曜15時に置くのは、米・冷凍食品・乾物の週1回の発注がそこで締まるからです。店主が決め、仕組みが出すのは根拠の数字と期限だけです。

予測の前に、確定している数量を反映します。曜日で決まった名簿から日別の基礎数を出し、届出済みの休止と休みを引く。ここまでは計算で、画面では緑色で表示します。幅のある予測に任せるのは「まだ連絡が来ていない休み」だけです。想定例では盆の週の休みの届出は半分近くが発注締切のあとに届きます。この例では盆入りの木曜昼を「41〜45食」と予測します。逆に、休止中の人の再開は予測しません。退院の日がいつになるかは病院と家族しだいで、こちらが当てにいく数字ではないからです。台帳に「金曜に長男へ確認」と登録して担当者が確認し、確認できた再開日から確定分の食数に戻します。

発注は幅の両端を食材の日持ちで使い分けます。米・冷凍食品・調味料のように翌週へ回せるものは幅の上限で頼み、肉・魚・葉物のように回せないものは下限で頼む。足りないぶんは週の途中の納品と買い足しで埋めます。廃棄の費用と買い足しの負担を比べて、食材ごとに発注数を調整する設計です。

そしてこの案件では予測より先に台帳を固めます。変更の電話を1回入力すれば、食数表・配達リスト・請求の3ヶ所へ同時に反映される。転記をやめることが先で、予測はそのあとです。欠配や誤配は利用者の生活や安全に関わり、幅の精度をいくら上げても、名簿が古いままでは意味がないからです。ドライバーの配達リストには手渡しの記録を持たせ、不在時の連絡の手順と時刻もそこに残します。自治体の見守り配食の実施報告に活用する場合は、求められる様式と項目を確認します。

効果は金額と時間で測ります。使い切れずに廃棄した食材の金額と週の途中に買い足した回数を集計します。変更が3か所へ反映されるまでの時間と反映漏れによる欠配・誤配の件数も確認します。これらを月次レポートに並べ、幅の広さを毎月直していきます。