清掃・設備点検の作業報告書は、何を残しておくのか

報告書の1行は、作業項目ごとにする

報告書を作り直すとき、最初に決めるのは1行に何を書くかです。現場1件を1行にすると、床の洗浄は終わったがガラスは翌日に回した日を表せません。実施した項目と持ち越した項目が同じ行に入ります。

1行は作業項目ごとにします。現場名、作業日、作業した人、その項目の実施結果、特記事項を並べます。毎日同じ項目を回る現場では、作業項目の一覧を先に持たせて、当日の結果だけを入れる形にします。

記録を埋める人は作業の種類で変わります。日常清掃は現場の担当者、定期作業は数人の班、法定点検は資格を持った点検者です。誰がどの行を埋めるかを決めておけば、空欄が「まだ実施していない」を表します。

提出した報告書は、建物側で何になるのか

自社の控えとして残すだけの書類ではありません。請け負い先の建物が特定建築物にあたる場合、建物の所有者等は、空気環境の調整、給水と排水の管理、清掃、ねずみ等の防除の状況を記載した帳簿書類を備えておく義務があります。建築物における衛生的環境の確保に関する法律施行規則第20条第1項第1号です。同条第2項で、この帳簿書類は5年間保存することになっています。

特定建築物の範囲は同法施行令第1条にあります。興行場、百貨店、集会場、図書館、博物館、美術館、遊技場、店舗または事務所、旅館、研修所を含む学校（学校教育法第1条の学校と幼保連携型認定こども園を除く）の用途に使う部分が、延べ面積3,000平方メートル以上の建物です。小中高校や大学、幼保連携型認定こども園だけに使う建物は8,000平方メートル以上が対象です。

業者が出した報告書は、建物側に5年分たまる帳簿の中身になります。現場ごと・月ごとに取り出せる形にしておけば、照会にも答えられます。

実施の間隔も同じ規則で決まっています。第4条の5は、日常の掃除のほかに大掃除を6月以内ごとに1回、定期に統一的に行うこと、ねずみ等の発生場所や被害の状況の調査も6月以内ごとに1回行うことを定めています。貯水槽の清掃は1年以内ごとに1回（第4条第1項第7号）、排水設備の掃除は6月以内ごとに1回（第4条の3）、冷却塔と加湿装置、空気調和設備の排水受けの汚れの点検は1月以内ごとに1回（第3条の18）です。報告書に実施日が入っていなければ、この間隔を守ったことを建物側が示せません。

記録を確認する人にも基準があります。同規則第25条は、建築物清掃業の登録要件として、清掃作業の監督を行う者をビルクリーニング1級の技能検定合格者か、厚生労働大臣の登録を受けた講習を修了して6年以内の人としています。

提出する様式を、自社で決められない作業がある

消防用設備等の点検は、報告の形が決まっています。消防法施行規則第31条の6第3項は、防火対象物の関係者が点検の結果を維持台帳に記録し、あわせて消防長または消防署長に報告することを定めています。報告の期間は建物の用途で分かれ、劇場や百貨店、ホテル、病院、飲食店などは1年に1回、工場や事務所、共同住宅、学校などは3年に1回です。

点検の方法と報告書の様式は、同条第5項で消防庁長官が定めます。様式を業者の側で決めることはできません。東京消防庁の案内では、提出する書類は消防用設備等点検結果報告書、点検結果総括表、点検者一覧表と、必要な設備の点検票とされています。押印は不要です。

同じ案内では、点検の周期を機器点検が6か月に1回、総合点検が1年に1回としています。報告が3年に1回の建物でも点検は続くので、報告の年に3年分の点検票をそろえられるかが課題になります。また、延べ面積1,000平方メートル以上の建物など3つの条件に当てはまる場合は、消防設備士または消防設備点検資格者が点検することとされています。誰が点検したかを記録に残す必要があるのは、ここにつながっています。

自社の記録は、この様式へ写せる項目でそろえます。独自の項目名にすると、提出のたびに対応させる手間が増えます。

紙のままで手間が出るのは、どの工程か

手間の出どころは、記入そのものより後ろの工程です。現場のチェック表を事務所でExcelに打ち直し、管理会社の様式に合わせた月次報告書を作り、請求書の作業内容にもう一度書く。同じ内容を3回書いている現場は珍しくありません。

写真も分かれます。現場のスタッフが自分のスマホで撮り、事務所へはメッセージアプリで届きます。どの作業の写真かは本文の説明頼みなので、月末に照らし合わせる手間が残ります。

切り替えを考えるかは、人数や現場の数ではなく、次の4つが回っているかで決まります。1か月だけ数えてみてください。

紙・Excel・共有のスプレッドシート・専用アプリのどれにするか

全部を作り替えなくても始められます。記入欄の並びを提出する様式と同じ順にするだけで、書き写しの間違いが減る場合もあります。いまの方法に近いほうから確かめてください。

同時に編集できるかどうかは、製品の名前では決まりません。ファイルの保存先、契約しているプラン、共有の設定で変わります。いまの保存先で、2人が同じ行を同時に直したときにどうなるかを試してください。その結果が切り替えの判断材料になります。

既存の業務ソフトを検討するときは、法令で様式が決まっている帳票をそのまま出力できるかを先に確かめます。ここが合わないと、入力したあとで様式へ写す工程が残ります。

費用と期間は、何が決まれば出せるのか

金額を先に出せないのは、対象にする帳票と提出先の数で作業量が変わるからです。逆に言えば、下の5つが決まれば概算を出せます。相談の前に社内で決めておく必要はありません。

当社の清掃・点検の現場報告アプリの開発プランでは、現場スタッフ数名から数十名の規模を想定し、設計から公開まで約3か月を見込んでいます。これは想定にもとづく開発プランで、実際の期間は対象の範囲で変わります。数人で使う業務アプリなら、要件整理から納品まで2〜3か月が当社の目安です。初回の相談と概算見積もりは無料です。

切り替えたあとに何が変わったかは、実測で確かめます。書き写しの回数、月次報告書を作る時間、提出後の差し戻し件数を、前後で比べてください。

まとめ

報告書の1行は作業項目ごとにして、現場名、作業日、作業した人、実施結果、特記事項を並べます。空欄が「まだ実施していない」を表せば、持ち越した作業が見えます。

特定建築物の現場では、出した報告書が建物側で5年保存する帳簿の材料になります。消防用設備等の点検は報告書の様式が決まっているので、自社の記録はその様式へ写せる項目でそろえます。

まず1か月、1つの作業を何回書き写しているかと、提出先ごとの様式が何種類あるかを数えてください。書式を整えるだけで足りるのか、仕組みにするのかを決める材料になります。