SCENARIO ── BUILDING MAINTENANCE CASE
現場スタッフが作業結果と写真をスマホで登録し、事務担当が月次報告書を作る開発プランです。同じ記録から定期作業の期限も確認し、Excelへの転記や提出先ごとのまとめ直しを減らします。
OVERVIEW
訪問先ごとの写真と完了報告をスマホで残すところから始められます。当日の作業予定から入力し、通信できない場所では下書きを保存して、未送信の記録を確認します。最初に現場報告だけを整え、必要に応じて定期作業の期限管理や月次報告書の作成を加えます。
清掃や設備管理の作業結果と写真を、現場スタッフがスマホで記録する開発プランです。事務担当はその記録を確認し、管理会社やオーナーなど提出先の様式に合わせて月次報告書を作ります。
チェック表・月次報告書・請求明細に同じ内容を書き直している運用を想定しています。現場と作業項目ごとに記録を残し、写真も対応する作業に付けます。定期作業は前回の実施日から次回期限を表示し、未実施や記録不足を月末前に確認できるようにします。
CHALLENGE
APPROACH
作業の記録は現場と作業項目ごとに残します。床の洗浄は終わり、ガラス清掃は翌日へ持ち越した場合も、項目を分ければそれぞれの状態を確認できます。現場スタッフが実施結果・担当者・時刻・写真・特記事項を登録し、未実施の作業や記録が不足している項目を事務担当が確認します。
定期作業は前回の実施日と次回の期限を登録して管理します。特定建築物の維持管理で求められる間隔は、建築物衛生法施行規則が作業ごとに定めています。大掃除とねずみ等の調査は6月以内ごとに1回、貯水槽の清掃は1年以内ごとに1回、遊離残留塩素の検査は7日以内ごとに1回。これは建物の側に課された間隔で、受託する側はその作業を行う立場です。画面では、前回の実施日から計算した期限と契約で決めた期限を、根拠が分かる形で一覧に表示します。報告書は現在の提出先の様式に合わせて作成します。
CONSULTATION
今のチェック表・写真の管理方法・月次報告書を確認します。
現場スタッフと事務担当の作業を整理し、一度の記録を複数の帳票に活用できる範囲を考えます。
SCREENS
この開発プランで想定する画面を紹介します。担当者が入力する内容と確認できる情報をご覧ください。表示しているデータは説明用の想定例です。
現場スタッフが当日の作業予定を確認し、実施結果を入力する画面です。現場を選ぶと契約に沿った作業項目が表示され、実施済みのチェック、未実施の理由、作業ごとの写真を記録できます。
前回の実施日から次の期限を計算し、近い順に表示します。法令で間隔が決まった作業と契約で回数を決めた作業を区別します。期限を過ぎた項目は一覧の上部に表示します。
事務担当者が提出先を選び、必要な項目に実施記録と写真を反映して月次報告書を作ります。不足項目を確認して補い、提出先の様式でPDFに出力します。
棟ごとの用途、延べ面積、報告書の提出先と様式、作業項目、定期作業の周期、担当班・協力会社を登録します。当日の作業予定と期限一覧に反映し、担当者が閲覧・編集できる範囲も設定します。
消防設備士が点検区分・設備ごとの判定・不良箇所・改修予定を入力する画面です。点検者の氏名と資格も記録します。初期範囲の4画面が定着した後に追加する想定です。
OUTCOME
作業の回数と法令が定める間隔は、システムでは減らせません。変えられるのは、同じことを何回書くかと抜けに気づくのがいつかの2つです。導入後は次の3つを実測して確かめます。
3回の転記を減らすため、月次報告書の作成時間と提出後の差し戻し件数を比較します。導入前1か月の状況も記録します。
期限の10日前までに実施予定が決まった作業の割合と、期限を過ぎてから気づいた件数を導入前後で比較します。
提出前に確認した不足件数を月ごとに記録し、原因と記録手順を見直します。件数が減っているかも比較します。
PROCESS
オンラインでも進められます。札幌市内と近郊なら事務所へ伺い、現場のチェック表から月次報告書と請求書までの流れを、ひと月ぶん通しで見せてください。最初に作る4画面までで約2.5ヶ月です。消防用設備等の点検記録は、協力会社の権限と提出先の扱いを確かめてから別に見積もります。
現場で使っている紙のチェック表と提出している月次報告書を現物で確認します。棟ごとの作業項目、提出先ごとの必須の写真、請求の明細に必要な欄を洗い出し、共通する部分と提出先だけが求める部分に分けます。定期作業については、棟ごとの前回実施日と間隔の根拠をそろえます。電波が届かない現場の洗い出しもこの月に行います。
現場台帳と当日の作業チェックを開発します。月の後半に、日常清掃のある1棟をそのまま画面へ移し、担当スタッフに実際の作業中に入力してもらいます。紙のチェック表は残したまま並行して運用し、食い違いが出たら画面の側を直します。ボタンの大きさと項目の並びは、この月のうちに現場で決めます。
定期作業の期限一覧と月次報告の組み立てを開発します。最初の月次報告は、いまのExcelで作ったものと画面から出したものを並べて突き合わせ、欄のずれを直してから提出します。両方が一致した月をもって、Excelでの作り直しをやめます。請求へのCSVの渡し方もこの月に決めます。前半の2週間で開発し、後半は並行運用にあてる想定です。
FAQ
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