現場の作業記録を、月次報告書にも活用

清掃や設備管理の作業結果と写真を、現場スタッフがスマホで記録する開発プランです。事務担当はその記録を確認し、管理会社やオーナーなど提出先の様式に合わせて月次報告書を作ります。

チェック表・月次報告書・請求明細に同じ内容を書き直している運用を想定しています。現場と作業項目ごとに記録を残し、写真も対応する作業に付けます。定期作業は前回の実施日から次回期限を表示し、未実施や記録不足を月末前に確認できるようにします。

作業の記録は現場と作業項目ごとに残します。床の洗浄は終わり、ガラス清掃は翌日へ持ち越した場合も、項目を分ければそれぞれの状態を確認できます。現場スタッフが実施結果・担当者・時刻・写真・特記事項を登録し、未実施の作業や記録が不足している項目を事務担当が確認します。

定期作業は前回の実施日と次回の期限を登録して管理します。特定建築物の維持管理で求められる間隔は、建築物衛生法施行規則が作業ごとに定めています。大掃除とねずみ等の調査は6月以内ごとに1回、貯水槽の清掃は1年以内ごとに1回、遊離残留塩素の検査は7日以内ごとに1回。これは建物の側に課された間隔で、受託する側はその作業を行う立場です。画面では、前回の実施日から計算した期限と契約で決めた期限を、根拠が分かる形で一覧に表示します。報告書は現在の提出先の様式に合わせて作成します。