現場のチェック表を1回入れたら、
提出先ごとの月次報告まで届く。

ビルメンテナンスの記録は、書いたあとに行き先が3つあります。現場に残すチェック表、提出先の管理会社やオーナーへ出す月次報告書、請求書に書く作業内容です。紙で回している会社では、この3つに同じ作業を書いています。現場のパートが記入した表を事務所がExcelに打ち直し、提出先の様式に合わせて並べ替え、請求の明細にもう一度写す。写真はスタッフ個人のスマホからメッセージアプリで届くので、どの作業の写真かは本文の説明を読まないと分かりません。

この開発プランで作るのは、記録を減らす仕組みではありません。入力を1回にして、そのあとの組み立てを画面に任せることが目的です。現場のスタッフは今日の作業項目にチェックを入れ、写真を撮り、気づいた点を書く。事務は月初に提出先を選び、足りない記録だけを埋めて出す。あわせて、実施の間隔が決まっている定期作業の次回期限を同じ台帳から計算し、期限の近い順に出します。

最初に決めるのは、記録の1行を何にするかです。現場1件を1行にすると、床の洗浄は終わったがガラスは翌日に回した日を表せません。1行は現場×作業項目にして、実施結果、担当者、時刻、写真、特記事項をぶら下げます。空欄がそのまま「まだ実施していない」を表すので、持ち越した作業が月末を待たずに見えます。

もう1つ決めるのは、周期の持ち方です。特定建築物の維持管理で求められる間隔は、建築物衛生法施行規則が作業ごとに定めています。大掃除とねずみ等の調査は6月以内ごとに1回、貯水槽の清掃は1年以内ごとに1回、遊離残留塩素の検査は7日以内ごとに1回。これは建物の側に課された間隔で、受託する側はその作業を行う立場です。だから画面は「守らせる」形ではなく、前回の実施日から次回の期限を出して、契約で決まった定期作業と同じ表に並べる形にします。提出先の様式は、いま使っているものをそのまま引き継ぎます。受け取る担当者が見慣れているのは今の形で、変えると説明の手間が先に増えます。