社員が生成AIを使い始めたら、何を決めておく？

ルールが無いと、判断が人によって分かれる

生成AIの多くは、ブラウザやスマホでアカウントを作ればすぐに使えます。会社が使い方を決める前に、社員が個人で試し始めることもあります。

ルールが無いままだと、何を入力してよいか、出てきた文章をそのまま送ってよいかは一人ひとりの判断になります。お客さんの名前が入ったメールを貼り付ける人もいれば、心配してまったく使わない人もいる、という状態です。

この記事では、社員が数人から数十人ほどの会社が最初に決めておくとよい項目を、公的機関の資料にもとづいて整理します。項目の選び方と文例は当社の作成例で、法律上の助言ではありません。

1. 使うサービスを決め、利用規約を読む

会社として使うサービスを決め、利用規約とプライバシーポリシーで、入力した内容がどう扱われるかを確かめます。とくに、入力内容がAIの学習に使われるか、使わない設定があるかを見ておきます。

個人情報保護委員会の注意喚起は、一般の利用者に向けても、提供事業者の利用規約やプライバシーポリシー等を十分に確認し、入力する情報の内容を踏まえて利用を判断するよう呼びかけています。文化庁のチェックリスト＆ガイダンスも、利用規約で他人の著作物の入力が禁止されているなど使い方が制限されている場合があるとして、事前に確かめて従うことを求めています。

社員が個人のアカウントで仕事に使うと、会社はその規約や設定を確かめられません。仕事で使ってよいサービスを名前で書いておくと、迷う人が減ります。

2. 入力しない情報を、具体例で書く

個人情報保護委員会の注意喚起（令和5年6月2日）は、事業者が個人情報を含むプロンプト（指示の文章）を入力する場合、利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確かめるよう求めています。本人の同意なく個人データを入力し、それが応答の出力以外の目的で扱われる場合は、個人情報保護法に違反することとなる可能性があるとして、提供事業者が機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう求めています。

「個人情報は入れない」と一行で書くだけでは、現場では迷います。自社でよく扱う情報を例として並べておきます。次は当社の作成例です。

3. 出てきた文章を、誰が確かめるか

個人情報保護委員会は、生成AIの応答は確率的な相関関係にもとづいて作られるため、不正確な内容が含まれるリスクがあるとしています。自然な文章で書かれていても、日付・金額・人名・制度の説明が正しいとは限りません。

ルールには、作業ごとに誰が読んでから使うかを書きます。たとえば、社内メモの要約なら使う本人、お客さんに送るメールなら送る前に担当者、ホームページやチラシに載せる文章なら公開の担当者、というように分けます。数字や日付は、元の資料と照らし合わせてから使います。

どんな作業に生成AIが向いているかは、機械学習と生成AIは何が違う？で、仕事の場面ごとに整理しています。

4. 外に出す文章や画像は、似たものがないか確かめる

文化庁の「AIと著作権に関するチェックリスト＆ガイダンス」（令和6年7月31日）は、生成AIでは学習データに含まれる既存の著作物と似たものが生成されることがあり、使う人がその著作物を知らなくても、生成・利用が著作権侵害となる場合があると説明しています。

同じ資料は、生成することと、生成したものを使うことでは判断が異なり得るとしています。インターネットでの配信のような利用は著作権法上の例外の範囲外となる場合が多いとして、使う前に既存の著作物と似ていないかを、インターネットでの文章検索や画像検索などで確かめることを求めています。

既存の作品の題名やキャラクター名を指示に入れると、その作品を知っていたと推認されやすくなるとも書かれています。ルールには、他社の作品名・キャラクター名・ロゴを指示に入れないこと、公開するものは生成に使った指示の文章を残しておくことを入れておきます。

紙1枚にまとめた作成例

次は、社員10人ほどの会社を想定した当社の作成例です。導入事例ではありません。自社の業務に合わせて書き換えてください。

使いながら、ルールを書き直す

最初から全部を決めきる必要はありません。当社の目安としては、1か月ほど使ったところで、迷った場面、ルールに無かった情報、役に立った作業を社員から集め、紙を書き直します。

文化庁のチェックリストも、侵害が起きた場合の対応（関係者への情報共有、権利者への対応、原因の確認、再発防止など）をあらかじめ考えておくことを勧めています。「困ったとき」の1行は、その入口になります。

社内のマニュアルや規程をもとに答えさせたい場合は、使うサービスの選び方も変わります。仕組みは社内の資料をもとに答えるAIとは？で解説しています。