紙の申込書や注文書、AIでデータにできる？

AI-OCRは、紙の文字をデータにするAI

OCRは、日本語では文字認識と呼ばれます。紙をスキャナーやカメラで画像にし、そこに書かれた文字をパソコンで扱える文字のデータに変えます。

総務省の「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック＜導入手順編＞（令和7年12月、第4版）」は、用語解説でAI-OCRを、AIを用いて文字認識を行う仕組みで、マス目で1文字ずつ区切られていない欄に書かれた手書き文字も認識できるものと説明しています。

同じガイドブックには、茨城県つくば市が導入したAI-OCRが紹介されています。市民が手書きした申請書などを画像として取り込み、CSVファイルに変換する仕組みです。CSVはExcelでも開ける表の形式なので、変換したデータを台帳や別のシステムへ取り込みやすくなります。

AIが読めない字は、人が見て直す

つくば市は2018年度に、ほかの市と共同でAI-OCRの検証を行っています。ガイドブックによると、市の20種類の帳票で正しく読めた割合は、文字単位で93.41%、項目単位で89.11%でした。同じ書類でも、何を1件と数えるかで数字が変わります。AIの数字の見方はAIの「精度95%」は何を表している？で説明しています。

ガイドブックは、目で見ても判別しにくいくせ字や乱れた字、枠からはみ出した文字では誤ることがあると書いています。つくば市のAI-OCRでは、AIが読めなかった画像だけが一覧で表示され、人がその画像を見て文字を入力すると、CSVに反映されます。

つまり、AI-OCRを入れても紙を確かめる作業はゼロにはなりません。導入を考えるときは、AIが読めた分だけでなく、人が直す画面の使いやすさと、直す作業にかかる時間まで含めて比べます。

AI-OCRか、生成AIか、手入力のままか

紙をデータにする方法は、紙の様式と枚数で選びやすくなります。次は当社が考える分け方の目安です。

データにしたあと、生成AIでまとめる使い方も

文字をデータにすると、その先で生成AIに整理を頼めます。同じガイドブックには、岡山県の村が、住民の意見が書かれた付箋を無償のAI-OCRソフトで文字のデータにし、生成AIで分野別の傾向や強み・弱みをまとめた例が載っています。付箋の内容を報告書にまとめるのに半日かかっていた作業が、1時間程度になったと書かれています。

この村は、生成AIが出した結果を職員が必ず確認・修正するルールを決めています。手書きのアンケートや意見カードの整理を考えているなら、アンケートの感想、生成AIでまとめられる？も参考になります。

名前や住所が書かれた紙を扱うとき

申込書や注文書には、名前・住所・電話番号が書かれていることがよくあります。AI-OCRや生成AIのサービスに送る前に、画像がどこで処理され、保存されるのかを確かめます。

つくば市は2019年の時点で、AI-OCRで扱うデータに個人情報が含まれる可能性があるとして、一般向けのクラウド上で処理するサービスは適当でないと判断し、自治体向けの専用ネットワーク上のサービスを選んでいます。これは自治体の判断の例ですが、会社でも、どの書類ならどのサービスに送ってよいかを先に決めておけます。決め方は社員が生成AIを使い始めたら、何を決めておく？で紹介しています。

試すときは、くせ字の紙も混ぜる

最初は、実際に届いた紙をそのまま使います。きれいに書かれたものだけでなく、くせ字や訂正の二重線、枠からはみ出した字がある紙も混ぜておきます。

AIの結果は、記入欄ごとに正しかったか誤っていたかを記録します。あわせて、誤りを見つけて直すのにかかった時間も測ります。手で入力するより早く終わるかどうかが、使い続けるかを決める材料になります。