予約から清掃量を見積もり、
毎日の担当と翌週の出勤人数を確認

作るのは、客室清掃の「今日の割当」と「来週の人数」を1つの予約台帳から出す部分です。同じ予約台帳から朝食の食数を出す側は 旅館の朝食食数予測の開発プラン に、飲食店のシフトの組み方は シフト作成・人件費管理の開発プラン に分けてあります。このプランでは、予約状況から清掃量を見積もり、日ごとの出勤人数を検討できるようにします。

清掃量を見積もるには、今後の予約日程と客室ごとの清掃・シーツ交換の記録を使います。宿泊者名簿は宿泊した方の記録であり、将来の予約や実際の交換日を確認できるとは限りません。まず、現在の予約管理ソフトから必要な情報を取り出せるか、別に記録する項目があるかを確認します。

厚生労働省の衛生等管理要領では、シーツなどは宿泊者が替わるごとに交換し、同じ宿泊者でも少なくとも3日に1回交換することが示されています。交換予定は到着日だけで固定せず、実際の交換日を記録して更新します。地域の条例・保健所の指導・施設の交換方針を確認して運用を決め、清掃不要のお申し出がある場合はフロントが交換方法や入室時間をご案内・調整する設計です。

最初に決めるのは、清掃の種類ごとの所要時間です。チェックアウトした部屋の清掃、連泊で滞在中の部屋の清掃、そのうちシーツ交換が入る部屋の3つを1ヶ月ぶん実際に計り、中央値を基準にします。画面サンプルでは、チェックアウト後の清掃（アウト清掃）を1室26分、連泊中の清掃（ステイ清掃）を10分、シーツ交換を追加8分と仮定しています。翌週の各日について、予約台帳からアウト室数・ステイ室数・交換が入る室数を出し、清掃時間の合計を1人の実働（9時30分から14時30分、準備と片付けを除いて270分）で割って切り上げた数が、その日の必要人数です。現時点の予約から分かる清掃量を基準にします。予測幅には、確定日から当日までの追加予約・キャンセル・延泊・早めのチェックアウトによる増減を反映します。

決定は週に1回、毎週水曜16時、翌週7日ぶんの出勤人数を日ごとに確定してシフト表を出す運用を想定します。水曜16時はこの開発プランで設定した運用例です。厚生労働省のシフト制の留意事項は、水曜確定を指定しているわけではありません。シフトの通知期限・方法や、確定後の変更の期限・手続きを労使で話し合い、あらかじめ定めることを示しています。実際の期限は、従業員の予定の立てやすさと、施設の予約・人員手配の状況を踏まえて決めます。確定したあとに減らす変更は労働条件の変更にあたり、本人との合意が要ります。使用者の都合で休ませれば、労働基準法第26条の休業手当の対象になります。このプランでは、確定後に不足が出た場合は本人の合意を得た増員などで対応し、施設の都合で出勤を減らす変更は原則として行わない運用を想定します。確定後の変更に頼らずに済むよう、予約が増えた場合に備える人数と応援体制を検討します。

必要人数は、清掃時間を1人の実働時間で割って切り上げます。この想定例では、予測幅の下限と上限で必要人数が変わる日は週に1〜2日です。例えば必要人数が4〜5名と見込まれる日は、リーダーが勤務条件と応援体制を確認して人数を決めます。このように人数の判断が分かれる日を画面では「境目」と表示します。早いチェックインや団体のチェックアウトが重なる日は、上限の5名を基準に検討します。フロントからの応援を確保できる日などは下限の人数も検討します。客室の提供時刻や衛生管理に支障がないことを確認して判断します。人数を決めた理由を残し、翌週は清掃の遅れや作業後の余裕時間を振り返ります。必要人数の幅が小さい日も、希望休や勤務条件を確認してからシフトを確定します。

毎朝9時30分の割当は予測を使いません。前夜までに確定したチェックアウト予定で組み、当日の退出状況に合わせて更新します。連泊の部屋には、前回の交換日と施設の交換方針に基づいて交換予定の印を表示します。清掃不要のお申し出がある場合は「フロント調整待ち」とし、対応内容を確認してから割当を更新します。予測と実績の差に加え、日々の清掃が予定どおり終わったかを確認します。15時の時点で清掃が終わっていない室数、最後の部屋が終わった時刻、確定後に足した人数、上限の人数を配置した日の作業後の余裕時間を日ごとに残し、週に1回並べます。清掃の遅れや追加対応を記録し、曜日ごとに固定していた人数を見直す材料にします。