預かった鍵の行き先を、
持ち出しから返却まで残す

このプランでは、定期訪問の予定を代表の手帳とスマホのカレンダーに書き、お客さんとの日程の変更や作業の報告をLINEで受け渡ししている家事代行を想定しています。共働きのお宅では留守中に作業するため、お客さんから合鍵を預かり、事務所の鍵付きの箱にしまっています。

鍵を預かる仕事で心配なのは、鍵がいまどこにあるかをすぐに答えられないことです。鍵の札には番号だけを付け、持ち出しと返却をその日のうちにアプリに残すのがこのプランの出発点です。予定と報告は、その鍵の記録に合わせて同じアプリに入れます。

お客さんの名前・住所・入室の方法を表計算やアプリにまとめて事業に使うと、規模にかかわらず個人情報の保護に関する法律の「個人情報取扱事業者」に当たります（第16条第2項）。利用の目的をできる限り特定し（第17条）、申込書で直接受け取るときはあらかじめ目的を示すこと（第21条第2項）、漏えいなどを防ぐ措置を取ること（第23条）、スタッフに扱わせるときは必要な監督をすること（第24条）が求められます。このプランでは、申込のときにお渡しする文面に利用の目的を書き、住所と入室の方法はスタッフの画面では担当する日の分だけを出します。

鍵は「K-07」のような番号の札を付けて事務所の鍵付きの箱に入れ、番号とお宅の対応はアプリの中にだけ置きます。朝に持ち出す鍵を選ぶと持ち出した人と時刻が残り、夕方までに返していない鍵は代表の画面に出ます。鍵を持ち帰ってよいか、だれに持ち出しを任せるかは代表が決めます。アプリはその決まりと記録を見えるようにするだけです。

作業の報告は、お客さんと決めた作業の項目に印を付け、仕上がった場所の写真を添えて送ります。写真には人や郵便物・書類を写さない、というお客さんとの約束も報告の画面に出します。料金の受け取りは今までどおり月末の振込で、このプランに決済は入れていません。