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EvoQuest AppsWebアプリ / 民泊の宿泊者名簿・宿泊日数・定期報告の集計 2026.10

SCENARIO ── HOME-SHARING GUEST REGISTER

名簿と日数と報告を、
同じ予約の記録から出す

自宅の2部屋を貸す家主同居型の民泊で、宿泊者名簿、年間の宿泊日数、2か月ごとの定期報告の数字を1つの予約の記録から出すアプリの開発プランです。予約を受けるか、報告の数字が正しいかは家主が確かめます。

想定領域
Webアプリ / 今日の到着と出発・宿泊者名簿・年間の宿泊日数・定期報告の集計・ハウスルールの説明
担当範囲
今の予約の受け方と名簿の書き方の確認・画面の開発・家主の試用・ハウスルールの文面の整理
想定対象
北海道内の観光地で、自宅の1階に住みながら2階の和室と洋室を貸している夫婦。住宅宿泊事業の届出をして、予約は2つの仲介サイトとメールで受けている
想定期間
名簿と今日の到着と出発の画面から作り、紙の名簿と並べて1か月ほど使ってから、日数と報告の集計を足す想定

OVERVIEW

どんな仕組みをつくるか

このプランでは、住宅宿泊事業法の届出をして、自宅の空き部屋を旅行者に貸している家主を想定しています。家主が同じ家に住み、貸す部屋は2つなので、管理の業務を管理業者に任せず家主が自分で行う形です(同法第11条、施行規則第9条)。

民泊を続けるには、名簿を書く、1年で180日を超えない、2か月ごとに数字を報告する、という3つの決まりを守る必要があります。どれも同じ予約の記録から出せる数字なのに、紙の名簿と仲介サイトの画面とカレンダーに分かれているため、報告のたびに数え直しています。予約を1件ずつ入れ、名簿と日数と報告の数字をそこから出すのがこのプランの考え方です。

CHALLENGE

課題

  • 01 紙の名簿の記入漏れに、後で気づく。海外から来たお客さんのうち同行者の旅券番号が空欄のまま、チェックアウトのあとで見つかることがある。
  • 02 年間の宿泊日数を、月末にカレンダーで数えている。2つの仲介サイトとメールの予約が別々の画面にあり、上限の180日まであと何日あるかをすぐに答えられない。
  • 03 定期報告のたびに、2か月分の名簿をめくって数え直す。宿泊者数と国籍別の内訳を手で数えるため、期限の15日の直前に時間を取られる。

APPROACH

課題への対応

宿泊者名簿には、氏名・住所・職業・宿泊日を書き、日本国内に住所がない外国人の宿泊者は国籍と旅券番号も書きます。作成の日から3年間の保存が必要で、パソコンなどに記録して必要なときに紙に出せる形なら、その記録を名簿として使えます(施行規則第7条)。観光庁の案内では、本人確認をしたうえで名簿を作ることも求めています。アプリでは予約ごとに宿泊者を1人ずつ入れ、空欄がある予約を今日の画面の上に出します。

宿泊日数は、毎年4月1日の正午から翌年4月1日の正午までの間に人を泊めた日数で、正午から翌日の正午までを1日と数えます(施行規則第3条)。定期報告は、届出をした家ごとに、2月・4月・6月・8月・10月・12月の15日までに、前の2か月の宿泊させた日数・宿泊者数・延べ宿泊者数・国籍別の内訳を報告します(施行規則第12条)。アプリは名簿からこれらの数字を集計して並べます。報告そのものは、家主が数字を確かめてから民泊制度運営システムに入力します。このアプリから送ることはしません。

自治体によっては、条例で区域や期間を定めて民泊の実施を制限しています(同法第18条)。アプリが条例を調べることはしないので、届出先で確かめた制限の内容を家主が入れ、その日数で残りを出します。仲介サイトとの自動の連携も、このプランでは入れていません。予約は家主が手で入れます。

CONSULTATION

今の名簿と予約の受け方から、ご相談ください

紙の名簿の書き方と、仲介サイトやメールでの予約の受け方を伺い、アプリに移す部分と今のまま残す部分を一緒に分けます。
名簿の画面だけで始めるかも、その場で相談できます。

SCREENS

主要画面

以下は5画面のサンプルです。家主がいつ開き、何を入力・確認するかを紹介します。表示している名前・国籍・人数・日数・日付などは想定例です。

01. 今日の到着と出発

その日に到着する組、出発する組、滞在中の組を部屋ごとに並べ、本人確認とハウスルールの説明が済んだかを出す画面です。名簿に空欄がある予約は右上に赤で出ます。利用場面の中心になる画面です。

毎朝、家主がスマホで開く
記入漏れを先に出す
旅券番号などの空欄がある予約は、滞在中のうちに気づけるよう画面の上に出します。お客さんが出発する前に確かめられます。
日数と報告の期限も同じ画面に
今年度の宿泊日数と、次の定期報告の期限を横に出します。毎朝の確認だけで、月末に数える手間を減らします。

02. 宿泊者名簿

予約ごとに宿泊者を1人ずつ入れる画面です。氏名・住所・職業・宿泊日に加えて、日本国内に住所がない外国人の宿泊者は国籍と旅券番号の欄を必ず埋めます。本人確認の方法と時刻も残します。

お客さんが到着したとき
書く項目を画面に出す
名簿に書く項目と根拠の条文を横に出し、家族のだれが受付をしても同じ項目で書けるようにします。
保存の期間を残す
名簿を作った日から3年後の日付を出します。期間を過ぎた名簿は家主が確かめてから消し、自動では消しません。

03. 年間の宿泊日数

4月1日の正午から数えた宿泊日数を、泊めた日と予約が入っている日に分けて月ごとに並べる画面です。上限の180日までに、あと何日の予約を受けられるかが分かります。

予約の問い合わせを受けたとき
予約分は点線で分ける
予約は取り消されることがあるので、泊めた日とは色を分け、合計と残りの両方を出します。
知らせる日数は家主が決める
合計が家主の決めた日数を超えたら知らせます。条例による制限がある地域なら、その内容も家主が入れます。

04. 定期報告の集計

前の2か月の、宿泊させた日数・宿泊者数・延べ宿泊者数・国籍別の内訳を名簿から集計する画面です。家主は数字と元の予約を見比べ、民泊制度運営システムに入力した日を残します。

偶数月のはじめ、報告の前に
元の予約と並べる
集計の下に2か月の予約の一覧を出し、名簿に空欄がある予約は赤で示します。空欄が残ったままでは国籍別の数が合わなくなるためです。
入力は家主が行う
このアプリから報告は送りません。入力した日を残しておけば、次の報告のときに前回の分を確かめられます。

05. ハウスルールの説明

騒音・ごみ・火の元についての説明を、日本語と外国語の版で持ち、どのお客さんに何語で、どの方法で説明したかを残す画面です。近所の方からの連絡と、その対応も記録します。

文面を変えるときと、お客さんの到着時
確かめた翻訳だけを使う
外国語の版は家主が用意して確かめたものだけを使い、版の日付を出します。部屋に置く印刷物と同じ文面にします。
近所からの連絡を残す
連絡を受けた時刻、宿泊者に伝えた時刻、連絡をくれた方への返事を残します。同じことが続いたときに、ルールの文面を見直す材料になります。

OUTCOME

この仕組みで改善したいこと

以下は導入後に想定する使い方です。最初の1か月は紙の名簿と並べて使い、記入漏れに気づくまでの時間と、報告の集計にかかる時間がどう変わるかをみます。

01

名簿の記入漏れに、お客さんの滞在中に気づける

今の作業チェックアウトのあとで紙の名簿を見直し、空欄に気づいても確かめようがない。
導入後の使い方空欄がある予約が今日の画面に出るので、滞在中に旅券を見せてもらって埋められる。

測るのは、出発のあとに見つかった空欄の件数。始める前の2か月分の紙の名簿で、同じ数え方で数えておく。

02

報告の数字を、数え直さずに確かめられる

今の作業2か月分の名簿とカレンダーをめくり、宿泊者数と国籍別の内訳を手で数える。
導入後の使い方名簿から集計した数字を元の予約と見比べ、確かめてから入力する。

測るのは、報告の準備を始めてから入力を終えるまでの時間。前回の報告でかかった時間を家主に聞いておき、10月と12月の報告で比べる。

PROCESS

進め方

名簿の書き方と予約の受け方は、家ごとに少しずつ違います。今の紙の名簿と予約の画面を見せていただき、名簿と今日の到着と出発の画面から作る進め方を想定しています。北海道内ならご自宅に伺ってお話を聞き、道外の方とはオンラインで進めます。

1
STEP 01 / はじめの数週

名簿の項目と受付の流れを確かめ、名簿の画面を作る

今の紙の名簿、本人確認のしかた、ハウスルールの説明のしかたを家主と確かめます。名簿と今日の到着と出発の画面を作り、家族のだれが受付をしても同じ手順になるよう、入れる順番を決めます。

  • 紙の名簿と予約の受け方の確認(訪問またはオンライン)
  • 名簿と今日の到着と出発の画面の開発
2
STEP 02 / 使い始めの1か月

紙の名簿と並べて使い、入れ忘れが出る場面を直す

紙の名簿も続けて書き、アプリと中身が合っているかを週ごとに確かめます。到着が遅い夜など、入れ忘れが出やすい場面があれば、入れる項目の順番や知らせる時刻を直します。

  • 紙の名簿との並行運用
  • 入れ忘れの多い場面の確認と修正
3
STEP 03 / 2か月目から

日数と報告の集計を足し、次の報告で使ってみる

年間の宿泊日数と定期報告の集計の画面を足し、今年度の4月からの予約を入れます。次の報告の前に、紙で数えた数字と集計が合うかを家主と確かめます。

  • 年間の宿泊日数・定期報告の集計・ハウスルールの説明の画面の開発
  • 今年度の予約の取り込みと、紙で数えた数字との照合

FAQ

よくある質問

  • Q1 仲介サイトの予約を自動で取り込めますか?
    このプランでは取り込みません。予約は家主が手で入れます。仲介サイトごとに、外部のアプリへ予約を渡す仕組みがあるか、使う条件が何かが違うため、使っているサイトの仕様を確かめてからの相談になります。
  • Q2 民泊制度運営システムへの報告も、アプリから送れますか?
    送れません。このアプリは報告に使う数字を名簿から集計して並べるところまでで、入力は家主が民泊制度運営システムで行います。数字を確かめてから入力した日を残す使い方を想定しています。
  • Q3 管理業者に管理を任せている家でも使えますか?
    家主が不在になる家などで管理の業務を管理業者に任せている場合は、名簿や説明の業務も管理業者が行う形になります(住宅宿泊事業法第11条)。その場合は、だれがどの画面を使うかを、管理業者との分担に合わせて相談します。
  • Q4 費用はどのくらいかかりますか?
    お話を伺ってから金額をお出しします。費用を左右するのは、作る画面の数(名簿と今日の画面だけか、日数と報告の集計まで入れるか)、貸している家と部屋の数、ハウスルールを何か国語で持つかです。お見積りまでは費用はかかりません。

今の名簿と予約の受け方から、ご相談ください

紙の名簿の書き方と、仲介サイトやメールでの予約の受け方を伺い、アプリに移す部分と今のまま残す部分を一緒に分けます。
名簿の画面だけで始めるかも、その場で相談できます。

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