受けた注文は、どこに一度だけ入力すれば済むか

同じ数量を、1件の注文につき何回書き写しているか

受注管理の見直しは、製品を比べるところからは始めません。1件の注文が入ってから入金を確認するまでに、同じ数量と品番を何回書き写しているかを先に数えます。ここが見えないまま製品を入れても、入力の回数は減りません。

数え方は単純です。届いた注文書に在庫を書き込み、受注のExcelに品番と数量を入力し、倉庫へ渡す出荷の指示に同じ数量を書き、納品書に書き、請求のExcelにもう一度入れる。この流れなら、1件の注文で同じ数量を5回書いています。

1週間ぶんの注文で、1件あたり何回書き写したか、書き間違いが見つかったのはどの工程かを記録してください。回数が多い工程と、間違いが見つかる工程は一致しないことがあります。両方を控えると、先に直す場所が決まります。

受注の1行に何を入れておけば、あとの工程で書き直さずに済むか

受注の表は、注文1件で1行にせず、品番ごとに1行にします。3品番の注文のうち1品番だけ在庫がなく後日出荷になったとき、1件を1行にしていると、その行を出荷済みとも未出荷とも書けません。

1行に持たせる項目は、受注日、取引先、注文が届いた経路、先方の注文番号、品番、数量、単価、希望納品日、出荷予定日、実際に出荷した日、請求した月、入金を確認した日です。先方の注文番号を最初に入れておくと、問い合わせの電話で相手の書類と同じ番号を言えます。

列を埋める人は工程ごとに変わります。受注の担当が受注日から希望納品日まで、倉庫が実際に出荷した日、事務が請求した月と入金を確認した日。こう決めておくと、空欄がそのまま「まだその工程まで進んでいない」という意味になり、未出荷の一覧を別に作らなくても、出荷した日が空の行を並べれば済みます。

注文のデータは、届いた経路によって残し方が変わる

電子帳簿保存法第2条第5号は、注文書や見積書に通常記載される事項を電磁的方式でやりとりする取引を電子取引と定め、第7条が、所得税（源泉徴収に係る所得税を除く）と法人税の保存義務者に、その電磁的記録の保存を求めています。メールに添付された注文書、取引先のWeb発注画面から届いた注文、EDIで受けた注文が、これにあたります。

受注のExcelへ品番と数量を転記したあと、元のメールやファイルを消してしまうと、保存したことになりません。反対に、紙で届いたFAXや電話で受けた注文は電子取引にあたらないため、紙の書類として保存します。複合機で紙に出さずデータのまま受け取っているFAXは、定義に照らすと電子取引の側に入ります。判断に迷う経路は、顧問の税理士か所轄の税務署に確認してください。

保存のしかたは電子帳簿保存法施行規則第4条第1項が定めています。タイムスタンプを使う方法のほか、訂正と削除を記録に残せるシステムを使う方法、正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理の規程を定めて運用し、あわせて備え付ける方法があります。最後の方法なら、新しい製品を入れなくても要件を満たせます。

Excelやスプレッドシートを続けられるのは、どこまでか

切り替えの目安を従業員の人数で決めると外れます。3人でも同時に同じ行を直す会社があり、10人でも入力する人が1人なら困りません。

同時に開いて直せるかは、ファイルの置き場所と契約・設定で変わります。「Excelは同時に編集できない」「スプレッドシートなら無料」とひとくくりにせず、いまの保存先で2人が同じ行の数量を同時に直すとどうなるかを実際に試してください。その結果が、そのまま判断の材料になります。

次の5つを1か月ぶん確かめると、いまの方法で足りているかが見えます。1つだけなら表の作りと担当の決め方で吸収できることが多く、重なるほどExcelでは持ちこたえにくくなります。

既製のソフトで足りるか、作るか。費用と期間を見積もるために決めること

先に確かめるのは、既製の販売管理ソフトで、いまの注文の受け方と商品の数え方を続けられるかどうかです。設定で収まるなら、そのほうが早く始められます。価格も機能の範囲も製品と契約で違うので、候補を2つか3つに絞り、同じ条件で見積もりを取って比べてください。

自社に合わせて作る判断になるのは、ケースとバラで単位が変わる商品を1つの品番で扱っている、取引先ごとに単価表が分かれている、事務所と倉庫で同じ画面を見たい、いまの帳票の様式を変えたくない、といった条件が重なるときです。1つだけなら運用を少し変えて吸収できます。

当社の受発注システムの開発プランは、取引先数十社・商品数百〜千点の事業者を想定し、設計から納品まで約3か月を見込んでいます。これは実際の導入実績ではなく、当社が想定して作った開発プランです。数人で使う業務アプリの目安もアプリ開発のページのとおり2〜3か月で、次の条件で前後します。

効果の測り方も先に決めます。作業時間が半分になるといった数字は、いまの状態を測っていなければ確かめようがありません。最初の節で数えた転記の回数、書き間違いの件数、月末の請求作業にかかった時間を、切り替えの前後で同じやり方で数えてください。

まとめ

受注の表は品番ごとに1行にして、受注・出荷・請求・入金のどの列を誰が埋めるかを決めます。空欄が工程の進み具合を表すようになると、未出荷の一覧を別に作らずに済みます。

メールやWeb発注で受けた注文は、転記したあとも元のデータを残します。検索の仕組みを別に用意しなくてよい場合があるので、自社の売上高と、いまのフォルダの分け方を先に確かめてください。

まず1週間、1件の注文で同じ数量を何回書き写しているかを数えてください。Excelを続けるか、既製のソフトを入れるか、自社に合わせて作るかを決める材料になります。