紙の回覧板を残したまま、
届いたかどうかを確かめる

このプランでは、班ごとに紙の回覧板を回している町内会を想定しています。役員は会長・副会長・会計と、各班の班長です。班長は輪番で、毎年4月に入れ替わります。

回覧をスマホで読みたい世帯が出てきても、紙の回覧板をやめることはできません。スマホを使わない世帯があるからです。そこで世帯ごとに「アプリ」か「紙」かを選べるようにし、両方の届き方を1つの画面で見るのがこのプランの考え方です。名簿をアプリに入れる以上、だれがどの世帯の連絡先を見られるかも、役員の交代に合わせて切り替えます。

個人情報保護委員会のFAQ（Q1-54）では、営利・非営利を問わず、名簿を検索できる形にして会の運営に使っていれば、町内会も個人情報取扱事業者に当たり得るとしています（個人情報保護法第16条）。紙の入会届から名簿を作るときは、使い道を本人に示してから書いてもらい（同法第21条第2項）、名簿を会員に配るなら、原則として本人の同意が要ります（同法第27条、FAQ Q4-18）。アプリでは入会届ごとに、使い道を示した日と、配る名簿に載せてよいかの回答を残し、同意がない世帯は配る名簿に出しません。

同じFAQ（Q5-6）では、町内会の運営を担う理事などは、法律でいう「従業者」に当たると考えられるとしています。会は従業者に名簿を扱わせるとき、必要な監督をしなければなりません（同法第24条）。アプリでは、会長は全部の班、班長は自分の班の世帯だけを開けるようにし、4月に班長が替わったら前の班長の権限を止めます。だれにどこまで見せるかは役員会が決めて、アプリはその範囲を画面に出して守ります。どんな措置がどこまで必要かは会の規模や名簿の扱い方で変わるため、アプリを入れれば法律の義務がすべて満たされるわけではありません。

紙の回覧板はこのプランでも残します。紙で受け取る世帯の分は、回覧板が戻ってきたときに班長が「回り終わり」を押します。アプリで読む世帯の分は、開いたかどうかを世帯ごとに出します。