あすの朝、誰が
どの牛舎へ行くかを
全員が同じ表で見る

酪農ヘルパーは、酪農家が病気やけが、冠婚葬祭、旅行などで休むときに、その家の搾乳の時間に合わせて牛舎へ出向き、代わりに搾乳や給餌をする仕事です。出向くことを「出役」と呼びます。このプランでは、約30戸の酪農家が参加する北海道内の利用組合で、事務局の職員1人が出役表を作っている場面を想定しています。

出役表は月ごとに表計算ソフトで作って印刷し、急な依頼が入ると事務局がヘルパーに電話をかけて行き先を変えます。酪農ヘルパー全国協会の寄稿は、計画が決まったあとの病気やけがの依頼に柔軟に応えにくいことを、組合の悩みとして挙げています。決まった予定と急な差し替えを同じ表で扱い、変更を受け取ったことまでヘルパー本人に返してもらうのが、このプランの考え方です。

アプリは、事務局のパソコンで出役表を作り、ヘルパーは自分のスマートフォンで自分の行き先だけを見る形にします。事務局が行き先を差し替えると、ヘルパーの画面に変更が出て、本人が「確認しました」を押すまで事務局の表に印が残ります。印が消えないときは、これまでどおり電話で確かめます。誰をどこへ出すかは事務局が決め、アプリは空いている人とその牧場への出役経験を並べるだけです。

牧場ごとの作業メモは、酪農家に内容を確かめてもらってから載せ、乳を別にする牛のように日によって変わる項目は、出役の前日に酪農家か事務局が更新します。酪農とちぎ農業協同組合の事例では、共有の表計算とカレンダーをつなぐ形で出役先の間違いを防いでいます。最初の打ち合わせでは、今の表計算を共有するだけで足りるかを一緒に確かめ、足りない部分だけをアプリにする進め方も選べます。