SCENARIO ── PHARMACY WORKLOAD CASE
受付記録から時間帯別の処方箋枚数を予測し、管理薬剤師が翌日の作業予定を決める開発プランです。薬剤師2人・事務2人の薬局を想定し、一包化・検品・定期患者の取りそろえを混雑の見込みと合わせて確認します。残業と待ち時間も記録します。
OVERVIEW
時間帯別の処方箋受付枚数を予測し、管理薬剤師が一包化・検品・取りそろえを行う時間を検討する開発プランです。作業ごとの締切と人員・分包機の予定を同じ画面で確認します。
処方箋1日45枚前後で、9割が隣の医院から届く薬局を想定しています。医院の診察が集中した30〜60分後に薬局も混みやすく、月曜と連休明けは60枚を超える例です。薬剤師1人あたり1日平均40枚という配置の基準も確認し、現在の勤務体制に合わせて計画します。
窓口で待つ患者の調剤を優先し、配達日まで2日ある施設26名分の一包化や今週中に行う検品などを空いている時間へ割り当てます。予定と実際の残業・待ち時間を比較して見直します。
CHALLENGE
APPROACH
翌日の受付予測と作業予定を前日18時半までに確認します。薬剤師が混雑する時間帯と期限を比べ、施設の分包や検品を行う時間を決めます。開局前の30分を取りそろえに使うため、前夜に対象者のリストを用意します。
施設の定期処方、在宅訪問、FAXやアプリで届いた処方箋を確定している仕事として表示します。定期患者は前回来局日と処方日数から再来の見込みを確認し、残る医院の外来分を範囲で予測します。受付時刻の記録に曜日・祝日・休診日・季節の流行を組み合わせます。保存期間と書き出せる項目は導入前に確認します。
処方箋の枚数に加え、一包化・粉砕・軟膏の混合など作業時間の長い処方の件数も確認します。定期患者の薬歴から分かる作業と新たな処方の見込みを分けます。施設分は配達日の2日前に処方箋が届く想定とし、医院が休診の木曜午後などへ作業を割り当てます。
定期患者の事前作業は取りそろえまでとし、分包は行いません。当日の処方箋を確認してから調剤を進めます。見込み日から4日来局がなければ棚へ戻します。外来の混雑時は施設の分包を中断して窓口を優先し、2日の余裕の範囲で配達に間に合うよう作業を調整します。代診や学級閉鎖など、予測と実績に差が出た理由も記録します。
閉局後の分包機稼働時間、受付からお渡しまで20分を超えた人数、後で受け取りに来る件数、開局前に取りそろえが済んだ日の割合を月次で確認します。レセコンや機械の記録から確認できる項目と追加で記録する項目を整理します。混雑する時間帯に合わせてパート薬剤師の出勤時間を相談する資料にも使います。
CONSULTATION
レセコンから書き出せる受付時刻を確認し、曜日と時間帯ごとの混雑を整理します。
一包化や検品の締切・分包機の台数・勤務体制に合わせて、作業予定を検討する画面をご提案します。
SCREENS
以下は5画面のサンプルです。利用する担当者と入力・確認する内容を紹介します。表示している名称・人数・数量・金額などは想定例です。
毎日、前日の18時半に必ず開く画面。明日の時間帯ごとに、施設・FAX済み・定期の再来見込みの内訳と、外来ぶんの予測の幅が並びます。右には開局前の30分と昼の空いている時間帯に割り当てた仕事が置かれ、確定ボタンを押すと取りそろえリストが印刷されます。明日の一包化の見込み件数も、枚数とは別に上に出ます。
朝いちで開く画面。前回の来局日と処方日数から、今日来る見込みの定期患者が並びます。2回続けて処方が変わっていない患者だけが取りそろえの対象になり、前回変更のあった患者は対象から外れます。取りそろえは分包せず、処方箋を受けたら取りそろえまでにとどめ、当日の処方箋と照合・鑑査してから渡します。
分包機を使う仕事の割り付け画面です。施設の一包化・在宅・外来の定期で見込まれる一包化が、今週の半日ごとの枠に締切つきで並びます。施設26名ぶんは配達日の2日前に処方箋が届くので、医院が休診の木曜午後が定位置になります。混雑する時間帯に未配置の一包化が残っていると印が出ます。
医院の休診日、施設への配達日、パート薬剤師の出勤時間と、日ごとの処方箋枚数の予測を並べて確認します。連休明けに薬剤師1人で対応する時間帯や、施設の配達日と混雑が重なる日を表示し、出勤時間や配達日の調整を検討します。
月に一度見る画面です。閉局後に分包機を回した時間、お渡しまで20分を超えた人数、「後で取りに来ます」の件数、開局前に取りそろえが済んでいた日の割合が並びます。曜日別の内訳と、予測の幅から外れた日の理由の記録から、幅と作業を行う時間帯を翌月に向けて直します。
OUTCOME
以下は導入後に想定する使い方です。実際の業務で試し、作業時間や確認漏れの変化を確かめます。
急ぎの窓口対応を優先し、期限に余裕のある仕事を行う時間帯を見直します。
見込みが外れる日はあります。取りそろえは分包まで進めず、棚へ戻せる段階で止めるのが前提です。
記録を集計し、翌月の出勤時間や配達日の相談に使う想定です。
PROCESS
札幌市内なら薬局へ伺い、道外はオンラインで進めます。まずレセコンに残っている受付時刻の記録を確認し、使える期間と不足するデータを整理します。3ヶ月の想定で、区切りごとに実際に触れるものをお渡しします。
調剤室に半日お邪魔して、処方箋が来てからお渡しまでの流れと、分包機・鑑査・監査の実際を見せてもらいます。レセコンから受付時刻の記録を1年ぶん取り出し、時間帯別・曜日別の時間帯別の受付傾向を管理薬剤師の実感と突き合わせます。あわせて施設・在宅・定期患者の台帳と、手間の重い処方の分類を作ります。
曜日・祝日・医院の休診カレンダー・季節を材料に時間帯別の枚数の予測を試作し、先月の実績とどれだけずれたかを検証します。幅の広さはここで薬局と一緒に決めます。並行して作業予定表・取りそろえリスト・分包機の予定の3画面を開発し、夕方の業務と並行して18時半までに予定を決められるかを確かめて時刻を調整します。
これまで通りの回し方を続けながら、作業予定表と取りそろえリストを横に置いて3週間使います。見込みから外れた日の理由を拾って幅を直し、予製の対象にする患者の条件と棚戻しの運用を現場に合わせて調整します。2週間の見通しと月次レポートを仕上げ、残業と待ち時間の数え方のルールを決めて引き継ぎます。
FAQ
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レセコンから書き出せる受付時刻を確認し、曜日と時間帯ごとの混雑を整理します。
一包化や検品の締切・分包機の台数・勤務体制に合わせて、作業予定を検討する画面をご提案します。