商品別・店舗別の発注量は、どこまで細かく分けて見込むか

分ける単位は発注の単位に合わせる。ただし全品目を同じ細かさで見込まない

発注書は品目ごとに数量を書くので、見込みも最後は品目ごとの数字になります。分ける単位を発注の単位より粗くすると、結局は現場で割り振ることになります。

ただし、全品目を同じ手間で見込む必要はありません。売上の大半を占める数品目と、1日に数個しか出ない品目とでは、数量を外したときの金額が違います。売上の大きい品目は品目別に数量を見込み、小さい品目は近い商品どうしをまとめた群で見込んでから各品目へ割り振ります。

店舗別も考え方は同じです。店ごとに発注するなら店ごとに見込みます。合計の数量は月ごとの傾向を確かめるときに使い、発注そのものには店ごとの数字を使います。

細かく分けるほど、1個の違いが占める割合は大きくなる

分けると、1品目あたりの数量そのものが小さくなります。試算例として、惣菜と弁当を12品目扱い、1日に合計240個売れる店を考えます。上位3品目で合計の55%を占めるなら、上位は1品目あたり44個、残り9品目は1品目あたり12個です。

44個の品目で1個外しても、平均に対しては約2%です。12個の品目では約8%になります。品目をさらに24に増やして1品目あたり10個にすれば、1個の違いは10%です。数量が小さい品目ほど、同じ1個の差が大きく効きます。

ばらつきの大きさは、平均からどれだけ離れた日があるかで測ります（総務省統計局「データの散らばりを見る」で、偏差と標準偏差の考え方が説明されています）。品目別の数量は平均が小さいので、同じ日のできごとでも、割合で見ると大きく振れて見えます。この性質は予測の方法を変えても消えません。

発注単位も同じ方向に働きます。1ケース6個の品目で1日12個の見込みが出ても、頼めるのは2ケースか3ケースです。1ケースの違いは平均の50%にあたります。この品目で見込みを1個単位まで細かくしても、発注書に書く数は変わりません。

どの品目を品目別に見込むかは、売上構成比の順に並べて決める

品目を選ぶ手順は、レジの記録から作れます。期間を決めて品目ごとの売上を集計し、大きい順に並べ、合計に対する比率と、その累計を書き出します。中小企業基盤整備機構の小売店のABC分析表の手引きでは、累計シェアで上位50%までをA、そこから80%までをB、それ以外をCとする区分の例が示されています。品目数が多い場合は商品群として把握し、群の中で改めて分析する方法も同じ手引きにあります。

この並べ方をそのまま見込みの細かさに使います。Aの品目は日別・品目別に数量を見込みます。Bの品目は群でまとめ、週単位の数量から割り振ります。Cの品目は、そもそも在庫を置く品か、取り寄せにするかを先に決めます。

発注の方法も品目によって変わります。同機構の小売業の在庫費用削減策では、出入りの激しい売れ筋には決まった量を不定期に頼む定量発注方式、量のあまり出ない商品には一定間隔で頼む定期発注方式、在庫を持ちたくない高額商品には都度発注方式が挙げられています。定期発注や都度発注にした品目は、日別の見込みを出しても使い道がありません。品目ごとの管理方法は発注点と安全在庫の記事にまとめています。

まとめた群の数量を、各品目へ割り振る手順

群でまとめると、群の合計は品目別より安定します。合計240個の店で、飲み物6品目を1つの群にして1日60個と見込み、その60個を品目へ割るという順番です。

割り振る比率は、直近の販売実績から出します。過去4週間の同じ曜日で、群の合計に対する各品目の比率を計算し、その比率を今回の群の見込みに掛けます。60個の見込みで、直近の比率が40%・25%・15%・10%・6%・4%なら、24個・15個・9個・6個・3.6個・2.4個です。小数は発注単位に合わせて丸めます。

比率は固定しません。品揃えを変えた週、値引きをした週、新商品を入れた週は比率が動きます。比率を見直す間隔を決めておき、群の合計が合っているのに個々の品目が外れる状態が続くなら、その品目を群から出して品目別に見込みます。新しく入れた品目の最初の数量は、比率の材料がないため別の置き方になります。手順は新商品・新店の最初の発注量の記事にまとめています。

店舗別に分けると数量は小さくなるが、合計だけでは品切れが見えない

2店舗で1日240個、A店160個・B店80個という分かれ方なら、B店の数量はA店の半分です。同じ1個の違いでも、B店のほうが割合としては大きくなります。だからといって合計だけで発注量を決めると、A店に余ってB店で切れている状態が、合計の数字の上では釣り合って見えます。

店ごとに発注書を出すなら、店ごとに見込みます。そのうえで、数量の小さい店は余裕を厚めに取る、店舗間で融通できる品目を決めておく、といった手当てを別に用意します。日持ちする品目なら、B店の不足をA店の在庫から回すほうが、両店で多めに持つより在庫は少なく済みます。

店舗ごとの記録が残っていない場合は、まず全店の品目別の数量を見込み、次に店ごとの売上比率で配分します。配分は近似なので、品切れと売れ残りの起きた店を記録し、比率を直していきます。

紙とExcelで始める範囲と、仕組みにするときに決めること

最初にやることは、品目を売上の大きい順に並べる集計です。レジから品目別の売上が出るなら、1ヶ月ぶんを書き出して累計シェアの列を足すだけで、どの品目を品目別に見込むかが決まります。ここまでは表計算ソフトで足ります。

手作業が続かなくなるのは、品目数が増えたときと、集計の頻度が上がったときです。200品目を毎週、店舗別に並べ替えるとなると、転記と確認だけで時間が取られます。比率の見直しが止まり、古い比率で割り振ったまま発注が続くようなら、仕組み化を検討する段階です。

当社が開発中の手軽に使える需要予測AIは、日付と数量の2列があるCSVから28日先までの予測を幅つきで出します。商品名や店舗名の列を割り当てると、予測が商品別・店舗別に分かれます。リリース前のため、手元のデータで使えるかを確かめるデータ確認と試験予測の相談は無料です。品目が多い場合は、どこまでを品目別に出し、どこからを群でまとめるかも一緒に決めます。

見込みを毎日の発注表として画面にする場合、見積もりに必要なのは、品目数と店舗数、レジから品目別の販売数を出せるかどうか、発注の締切や在庫の残数まで画面に入れるかどうかの3点です。品目別の出数を仕込み指示まで通した形は居酒屋の品目別出数予測の開発プランに、店舗ごとの惣菜の製造量を扱う形はスーパー惣菜の需要予測の開発プランに書いています。

まとめ

分けるほど1品目あたりの数量は小さくなり、同じ1個の違いが占める割合は大きくなります。発注単位が大きい品目では、細かく見込んでも頼む数は変わりません。

売上構成比の順に並べ、上位は品目別、中位は群でまとめて割り振り、下位は在庫を置くかどうかを先に決めます。店舗別は発注の単位に合わせ、数量の小さい店には余裕と融通の手当てを用意します。

まず、直近1ヶ月の品目別の売上を大きい順に並べ、累計シェアが50%に届くまでに何品目あるかを数えてください。その品目数が、日別に見込む価値のある範囲の目安になります。