在庫がいくつになったら発注する？発注点と安全在庫の決め方

発注点は「届くまでに使う数」に「安全在庫」を足した数

発注点は、追加発注するタイミングを決める在庫量です。頼んでから届くまでの間に使う数と、その間に使う量が見込みより多かったときのための安全在庫の合計です。鶏もも肉を1日3kg使い、業者に頼んでから届くまで2営業日かかるなら、届くまでに使う数は6kgです。安全在庫を2kg置くなら、発注点は8kgになります。

閉店後に数えた残りが8kg以下なら頼み、8kgを超えていればまだ頼みません。この判断には勘も経験も要りません。発注点を品目ごとに紙に書いておけば、店長が休みの日にアルバイトが数えても、頼む・頼まないの判断は同じになります。

この記事で説明するのは、発注点で管理する品目の選び方、安全在庫を自店の記録から出す方法、発注点が適切かを確かめる2つの数字、忙しい週の前に発注点を見直す手順です。在庫が発注点以下になったときに「いくつ頼むか」の決め方は、発注量を決める3つの数字の記事で説明しています。

発注点で管理する品目と曜日ごとに量を決める品目を分ける

全品目を発注点で管理する必要はありません。中小企業基盤整備機構の起業マニュアルは、発注を「いつ、どのくらいの量を、どこへ」頼むかを標準化した補充発注の仕組みとして、2つの方法を挙げています。1つは、在庫が一定水準まで減ったら決まった量を頼む方法（定量発注）。もう1つは、決まった周期で必要な量をその都度決めて頼む方法（定期発注）です。同機構の小売業向けの資料は、前者を売れ筋商品向き、後者を買い回り商品向き、必要なつど頼む方法を高額商品向きとしています。

飲食店や食料品店に置き換えると、発注点による管理に向くのは、毎日ほぼ同じ量を使い、余っても翌週に持ち越せる品目です。米・油・調味料・冷凍品・ドリンク・包材がここに入ります。在庫が発注点以下になったら決まった量を頼むだけなので、数える人が誰でも同じ結果になります。

曜日ごとに量を決めるのは、使う量が日によって大きく動き、余ると廃棄になる品目です。生の魚・葉物・当日仕込みの品がここに入ります。この品目を一定の発注点で管理すると、暇な週に合わせた発注点では忙しい週に切らし、忙しい週に合わせた発注点では暇な週に余ります。決まった曜日に翌週の見込みを見て量を決めるほうが合います。宴会用の特別な食材のように、予約が入ったときだけ頼む品目は、発注点や発注周期を決めず、必要なつど頼みます。

安全在庫は、自店の記録の「平均より多かった分」から出す

中小企業基盤整備機構の資料は、安全在庫を「発注日から納品日までの期間内で、出庫スピードが早くなった場合を想定して数量を決定する」ものと説明しています。つまり安全在庫の大きさは、届くまでの期間に使う量がふだんよりどれだけ多くなり得るかで決まります。

自店の記録から出すには、届くまでの日数と同じ長さの期間で使った量を直近の8回ぶん並べます。2営業日で届く品目なら、2日間で使った量を8組です。たとえば5・6・6・7・5・8・6・9kgなら、平均は6.5kg、いちばん多かった回は9kgで、平均より2.5kg多く使った期間がありました。この2.5kgが安全在庫を置くときの目安になります。

2.5kgをそのまま置くか、一部だけ置くかは品目で変えます。切らすと看板メニューが止まる品目や当日に近くで買い足せない品目は、上振れの全部を置きます。買い足せる品目は、半分にした場合も試算し、品切れと余りの実績を見ながら調整します。安全在庫を厚くすると品切れは減りますが、同機構の資料が挙げるとおり、在庫には仕入代金のほかに保管費用・減耗費用・金利・保険料がかかります。厚くする根拠は、品切れで失う粗利と、余りで失う仕入額のどちらが大きいかです。

包装された加工食品なら、安全在庫を厚く持っても期限内に使い切りやすい品目です。農林水産省の商慣習検討のページによると、賞味期間の3分の1以内に小売へ納品するのが業界の慣例で、店に届いた時点で賞味期間の3分の2以上が残る計算です。この納品期限を緩和した小売事業者は、2025年10月時点で377事業者に増えています。

発注点が適切かは、届いた日の朝の残りと、数えた数の正しさで確かめる

発注点を決めたあとに残す数字は2つです。1つ目は、発注点以下になって追加発注した品目が届いた日の朝にいくつ残っていたかです。残りが0なら発注点が低く、安全在庫の2倍以上が残る日が続くなら発注点が高すぎます。届いた日の残りを日付つきで残しておけば、月に1回発注点を見直す根拠になります。

2つ目は、数えた数そのものの正しさです。発注点と比べるのは棚の残りなので、開封済みの袋や仕込み済みのぶんをどう数えるかが人によって違うと、発注点による判断ができません。同機構のビジネスQ&Aは、製品ごとに入出荷の台帳を作り、記録する担当者を決めて継続することを在庫管理の出発点に置いています。同じ起業マニュアルは、棚卸の目的の第一に「帳簿と現品の実数を合わせること」を挙げています。月末の棚卸で帳簿と現品の差が出る品目は、数え方をそろえるところから直します。棚卸の数字を使用量の計算に使う手順は、棚卸を発注に活かす記事に書いています。

発注点は固定しない。忙しい週の前に、届くまでに使う数を見込んで見直す

発注点の計算に使う「届くまでに使う数」は、1日に使う数に日数を掛けた数です。この1日に使う数は曜日と季節で動きます。金曜と土曜で1.5倍になる品目や、12月に平月の2倍出る品目で、通常の月に設定した発注点をそのまま使うと、忙しい週の途中で切らします。発注点は一度決めて終わりではなく、翌週の使用量を見込んで更新します。

見直しの材料は、レジの販売数か仕込み表の使用量を日付と一緒に並べた記録です。過去の日付と数量の並びから、曜日の差と季節の波を織り込んで先の使う数を見込む計算があり、当社が開発中の手軽に使える需要予測AIは、日付と数量の2列のCSVから28日先までの見込みを幅つきで出します。翌週の「届くまでに使う数」を幅の上側で取り、安全在庫を足したものが、翌週の発注点です。見込みの幅をどう読むかは、発注は多めにするか少なめにするかの記事で説明しています。

見込みは外れます。だから発注点には安全在庫を残し、届いた日の朝の残りを記録して、外れた週の理由（団体の予約、近隣の催し、天候）を日付と一緒に残します。見込みが出すのは発注点の値までで、頼む・頼まないの判断は、数えた人が発注点と残りを比べて決めます。発注点を品目ごとに毎晩見直す発注表の形は、飲食店の発注表アプリの開発プランに、直売所で補充の目安を出品者と共有する形は農産物直売所の開発プランに書いています。

紙の5列から始められる。仕組みにする費用は品目数とつなぐ範囲で決まる

最初は紙かExcelの5列で足ります。品目、1日に使う数、届くまでの営業日数、安全在庫、発注点の5つです。発注点は式で出るので、Excelなら1列に式を入れるだけです。発注点で管理する品目は10〜20に絞り、閉店後に残りを数えて発注点と比べます。在庫が発注点以下になった品目だけ発注書に写せば、発注書に転記する品目を絞れます。

中小企業基盤整備機構のIT経営サポートセンターには、従業員5〜20人のめん類製造業から「手書きで在庫管理を行っているが、棚卸数量の誤りや在庫切れが発生して困っている」という相談が寄せられ、店とネット販売の在庫を合わせて管理できるレジのシステムが紹介された例が載っています。発注点を決める前に、数える仕組みのほうが先に限界になることがあります。品目が多く、手書きの数え間違いで在庫切れが起きているなら、発注点より先に在庫数を記録する仕組みを整えます。

発注点の見直しを毎週の作業にするには、翌週の使う数を見込む仕組みが要ります。当社の需要予測AIはリリース前で、レジや仕込み表から書き出したCSVを1つお預かりして、見込みに使える記録かを確かめる相談を無料で受けています。発注点を表示する発注表を開発する費用は、対象の品目数、レジや業者の発注システムとつなぐかどうか、発注点を毎晩自動で見直すか週1回の更新にするか、の3つで決まります。当社の飲食店向けの開発プランでは、要件整理から納品まで約3ヶ月を目安にしています。

まとめ

発注点は、届くまでに使う数に安全在庫を足した数です。発注点による管理に向くのは使う量が安定して日持ちする品目で、日ごとに動く生鮮は曜日ごとに量を決めます。

安全在庫は、自店の記録で「平均より最大でいくつ多かったか」から出し、切らしたくない品目は全部、余っても使える品目は一部を置きます。発注点が適切かは、届いた日の朝の残りで確かめます。

次にやることは1つです。発注点で管理する品目を10〜20選び、1日に使う数と届くまでの営業日数を紙に書き出してください。その2つの掛け算が、発注点の土台になります。