SCENARIO ── CARE MANAGEMENT RECORDS CASE
訪問予定・面接の実施状況・モニタリング記録・支援経過をまとめる開発プランです。介護支援専門員が訪問先で記録し、事務所で今月の未実施分を確認できます。ケアプラン作成と請求は既存ソフトを使う想定です。
OVERVIEW
居宅介護支援事業所の仕事は、月ごとの決まった周期で動きます。指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）第13条第14号は、モニタリングにあたって特段の事情のない限り、少なくとも1月に1回利用者に面接すること、その面接は利用者の居宅を訪問して行うこと、少なくとも1月に1回モニタリングの結果を記録することを求めています。同令第29条第2項は、居宅サービス計画、アセスメントの結果、サービス担当者会議等の記録、モニタリングの結果の記録を居宅介護支援台帳として整備し、完結の日から2年間保存することとしています。
この開発プランでは訪問予定と記録の入力・確認をまとめて管理します。想定する事業所では、誰の面接が今月まだ済んでいないかは担当者の手帳にしかなく、モニタリングの記録はWordの様式の使い回し、同じ訪問で聞いた話が支援経過のExcelにもう一度書かれています。この開発プランで作るのは、面接の済み・未済とその日に残した記録が同じ画面から見える状態です。様式の項目は増やさず、いま使っている欄をそのまま画面にします。
CHALLENGE
APPROACH
最初に作る範囲を3つに絞ります。今月の訪問予定と面接の済み・未済、モニタリングの記録、支援経過です。実績の照合は、この3つが定着してから追加します。ケアプランの作成と国保連への請求は、いまお使いのソフトをそのまま残します。請求業務への影響を抑え、まず訪問記録の入力と確認を改善するためです。
入力項目は現在の事業所の様式に合わせます。訪問先で記録を終えられるかを職員に試してもらい、項目と操作を調整します。面接した日、面接の方法、同席者、本人と家族の意向、目標ごとの達成状況、サービスごとの利用状況、新たに出た課題、次回の訪問予定。この並びのまま、選ぶだけで済む欄は選択に変えます。電波の届かない集合住宅もあるので、下書きを端末に残して戻ってから送る作りにします。
CONSULTATION
今のモニタリング様式と支援経過のファイルを見ながら、入力と確認の手順を整理します。
既存ソフトの機能で足りるかを確認し、追加する画面と過去の記録の扱いを決めます。
SCREENS
この開発プランで想定する画面を紹介します。担当者が入力する内容と確認できる情報をご覧ください。表示しているデータは説明用の想定例です。
朝いちばんに開く画面。担当者ごとに、利用者と前回の面接日、今月の面接が済んだか、次の訪問予定、認定の満了日が並ぶ。今月まだ予定が入っていない利用者と、面接は済んでいるが記録が未入力の利用者を、それぞれ別の数で出す構成です。
利用者宅で入力する画面。面接した日と方法、同席者、本人と家族の意向、計画に書いた目標ごとの達成状況、サービスごとの利用状況と本人の受け止め、新たに出た課題、計画変更の要否、次回の訪問予定までを1画面に置く。電波が届かない場所では下書きとして端末に残す構成です。
1人の利用者について、居宅訪問・電話・サービス事業所との連絡調整・サービス担当者会議を、日付順に1本で並べる画面。モニタリングの記録もこの並びに入り、同じ訪問のことを2か所に書かなくてよくなる構成です。画面の下には、計画に位置付けているサービスとその事業所との直近のやりとりを並べます。
月初に開く画面。前月に渡した予定とサービス事業所から戻った実績を利用者ごとに並べ、回数や日数が違う行だけを表示します。違った理由を担当の介護支援専門員が入れ、実績が届いていない事業所を別に数える構成です。最初に作る範囲の外で、記録が定着してから追加する画面。
月末に開く画面。利用者ごとに、居宅サービス計画、アセスメントの結果、サービス担当者会議の記録、モニタリングの記録がそろっているかを表で表示します。終了した利用者については、完結の日から2年の保存期間がいつ終わるかを一覧にする構成です。
OUTCOME
面接と記録の周期は法令で決まっていて、減らせません。変えられるのは、済んだかどうかを確かめる手間と同じことを2回書く手間です。導入後は次の3つを実測して効果を確かめます。
月末の確認時間と翌月になって未面接に気づいた件数を導入前後で比較します。
訪問1件の記録時間と、事務所へ戻ってから入力した件数の割合を比較し、訪問先での入力方法を見直します。
月末に見つかった不足件数と理由を記録し、月ごとの件数と入力手順を見直します。
PROCESS
オンラインでも進められます。札幌市内と近郊なら事業所へ伺い、月初の請求から月末の点検まで、ひと月の動きを通しで見せてください。最初に作る3つの画面までで約2ヶ月です。実績の照合は、この3つが定着してから追加する範囲として別に見積もります。
使っているWordの様式とExcelを現物で確認し、どの欄を誰がいつ埋めているかを整理します。保険者の指導で様式や記載事項が決まっている部分があるかを、この月のうちに確認します。電子で残す範囲と紙のまま残す範囲の線引きもここで決めます。訪問先で電波が届かない場所の洗い出しも行います。
訪問予定・モニタリング記録・支援経過の3画面を開発します。月の後半に、担当者1名の利用者だけで実際の訪問に持ち出してもらい、タブレットで入力が終わるかを確かめます。いまのWordとExcelは並行して残したまま、食い違いが出たら画面の側を直します。全員が画面の記録だけで業務を進められると判断してから、様式の複製をやめます。
FAQ
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今のモニタリング様式と支援経過のファイルを見ながら、入力と確認の手順を整理します。
既存ソフトの機能で足りるかを確認し、追加する画面と過去の記録の扱いを決めます。