SCENARIO ── WAGASHI FAIR SHIPMENT CASE
和菓子店向けに、催事の搬入と追加発送を管理するシステムを作ります。店主が初日の販売実績・賞味期限・配送日程を確認して箱数を決め、工房へ指示する想定です。過去の催事記録と会期後の集計も含め、約2ヶ月で開発します。
OVERVIEW
催事では会場の規模や会期の日程に合わせて、日別の搬入数を決める必要があります。この開発プランは、過去の販売記録と初日の実績をもとに、追加で何を何箱送るかを製造と配送の締切までに決めるための仕組みです。
催事の在庫は、ほとんどの場合すべて店側の持ちものです。百貨店との契約は売上の一定割合を手数料として払う消化仕入れが一般的で、売れ残っても百貨店は買い取りません。売り切れれば販売の機会を逃し、余れば箱ごと札幌へ持ち帰ることになります。しかも会場も会期も毎回違うので、自店の棚なら1年で300日ぶん貯まる販売記録が、催事では年に30日ぶんしかない。限られた販売記録をもとに、売れ残りの負担も考えて搬入数を決める必要があります。
この設計のゴールは2つです。初日の閉場後に会期後半の追加発送数を決められること。そして会場が毎回違っても、催事を重ねるほど次回の計画に使える販売数や搬入数が記録に残ることです。
CHALLENGE
APPROACH
設計の要は、初日の閉場後の一度の決定です。品目別の追加発送数を確定して工房へ送り、工房は翌日に作って夕方の便に載せ、荷は3日目の朝に会場へ着きます。締切を初日の夜に置くのは、チルド便と製造の都合からの逆算です。判断が遅れると到着日も遅れ、会場で販売できる日数が短くなります。秋の物産展のように会期の後半へ土日が来る日程なら、土日に必要な在庫を確保するためにも、初日の夜に追加数を決めます。
予測の前に、確定している数量を反映します。百貨店のオンライン事前予約と地方発送の注文は受取日つきで決まっています。実演の豆大福は、1日の上限が職人の手の速さで決まっているので、作れる数を上限に販売数を見積もり、送る材料の量を決めます。会場の来場規模・区画の位置・実演の可否・催事全体の前年実績は、主催者への確認で開催前に埋まります。予約などの確定分と会場での販売予測を分けて搬入数を計算します。
初めての会場の扱いが、この設計の中心です。催事ごとの合計だけでなく、会期中の各日の販売数を使います。初日・平日・土曜・日曜・最終日という曜日や会期中の位置づけごとの売れ方のパターンを過去の催事から調べます。たとえば、初日は開店前から列ができ、平日に落ち着き、土日にまた増えるといった変化です。最終日の閉場時刻も考慮します。この形を過去の催事すべてから学び、会場ごとに変わる販売数の目安を主催者から聞いた会場の情報で仮置きして、初日の実績で置き直します。6日間の催事に年5回出店する想定なら、年30日分の販売記録を使います。
送る量は、品目の賞味日数と残りの会期日数を比べて決めます。最中のように残りの会期より賞味がずっと長い品は、余っても持ち帰って自店で売れるので、幅の上限側で送ります。どら焼きは会期の前半なら翌日に回せますが、後半に送る分は持ち帰っても売り切る日数が残らないため、下限側へ絞ります。豆大福は当日の材料で職人がその場で調整します。同じ品でも、到着日と賞味期限までに販売できる日数によって送る数を変えます。
効果は金額と時間で測ります。最終日に持ち帰った箱数×原価と返送の送料、持ち帰ったあと賞味期限までに自店で売り切れなかった廃棄額。売り切れた品は、過去の同じ時間帯の販売実績を参考に、売り切れがなければ得られたと考えられる売上を推計します。それから、追加が売場に並ぶ日。電話のやりとりで4日目になっていた追加が3日目の朝に変わったか。この3つを会期レポートに並べ、次の催事の初回搬入へ反映します。
CONSULTATION
過去のレジ記録・送り状・精算書を確認し、品目ごとの販売数と搬入数を整理します。
賞味期限と製造・配送の日程に合わせ、会場と工房で使う画面をご提案します。
SCREENS
想定する画面のサンプル。会場へ持ち込むタブレットと工房のパソコンで使う前提の構成です。会場・品目・個数・金額はすべて想定例で、実在の店舗・百貨店・実績ではありません。
催事の2日前に開く画面です。主催者に確認した会場の情報と、過去の催事から出した曜日や会期中の位置づけごとの売れ方をもとに、品目別の初回搬入数を決めます。送るのは前半2日ぶんと実演材料だけ。3日目以降の追加数は初日の実績を見て決めます。
会期中の売上と残数を確認する画面です。時間帯ごとの売上を同じ曜日や会期中の位置づけ（平日・土日など）の売れ方のパターンと重ねて、売れ行きの違いを表示します。品目別の残数から売り切れの見込み時刻を出し、箱売りの案内などの対応を検討できます。閉場後の残数もこの画面から入力します。
店主が初日の閉場後に、販売実績を反映した後半4日分の予測を確認します。賞味期限と会期の残り日数、製造・配送の締切から箱数を決め、工房へ製造・発送を指示します。
過去の催事の記録を並べた画面です。催事ごとの売上・持ち帰り・売り切れに加えて、全催事の実績から出した曜日や会期中の位置づけごとの売れ方のパターンを表示します。天気やテレビ紹介など、予測と実績に差が出た日の事情もここに残します。次の催事の前に主催者へ確認する項目の一覧もこの画面から出します。
催事が終わったあとに開く画面です。品目別の搬入数・販売数・持ち帰り・廃棄額に、売り切れた品の逃した売上の推計を並べます。手数料を引いた手取りもここで出ます。「多めに送って持ち帰る」と「絞って早く切れる」のどちらの損が大きかったかを金額で確かめ、次回の初回搬入に反映します。
OUTCOME
仕組みが運用に乗ったあと、催事の決め方が3つの点で変わる想定です。
初回の催事は幅を広めに出し、主催者から聞いた会場の情報で販売数を仮に設定します。催事のたびに予測と実績の差を確認し、予測の幅を見直します。
この想定では、製造・配送に必要な時間から追加箱数を決める締切を設定し、判断を1日早めます。工房と会場が同じ指示を確認できるようにします。
売り切れで逃した売上の推計も同じ画面に並びます。持ち帰りだけを見て絞りすぎると、売り切れによる損失が見えなくなるためです。
PROCESS
次の催事に合わせ、会期の2週間前までに操作画面を確認できる約2ヶ月の進行を想定します。月ごとに画面を試し、工房と販売担当者の意見を反映します。札幌市内では店舗と工房を訪問し、道外ではオンラインで対応します。
過去の催事のレジ記録・宅配便の送り状・百貨店の精算書を集め、催事ごとの日別売上と搬入数を復元します。品目ごとの賞味日数・原価・荷姿（1箱に何個・1便に何箱）を一覧にし、曜日や会期中の位置づけごとの売れ方のパターンを初版として出します。あわせて、主催者へ確認する項目の一覧を店主と作ります。
搬入計画・当日の販売状況・追加発送・催事台帳・会期レポートの5画面を開発し、次の催事で実際に使います。初回搬入と初日の夜の追加発送は、画面の提案と店主の判断を並べて記録し、外れた点をその場で確かめます。会期レポートの初回を一緒に見て、予測の幅と品目ごとの発送量を調整してから納品します。
FAQ
RELATED
過去のレジ記録・送り状・精算書を確認し、品目ごとの販売数と搬入数を整理します。
賞味期限と製造・配送の日程に合わせ、会場と工房で使う画面をご提案します。