売れ行きが分かるのは、初日の夜。
札幌からの追加が届くのは、3日目の朝。

催事では、会場の規模や会期の日程に合わせて、日別の搬入数を決める必要があります。この開発プランは、過去の販売記録と初日の実績をもとに、追加で何を何箱送るかを、製造と配送の締切までに決めるための仕組みです。

催事の在庫は、ほとんどの場合すべて店側の持ちものです。百貨店との契約は売上の一定割合を手数料として払う消化仕入れが一般的で、売れ残っても百貨店は買い取りません。売り切れれば販売の機会を逃し、余れば箱ごと札幌へ持ち帰ることになります。しかも会場も会期も毎回違うので、自店の棚なら1年で300日ぶん貯まる販売記録が、催事では年に30日ぶんしかない。限られた販売記録をもとに、売れ残りの負担も考えて搬入数を決める必要があります。

この設計のゴールは2つです。初日の閉場後に、会期後半の追加発送数を決められること。そして会場が毎回違っても、催事を重ねるほど次回の計画に使える販売数や搬入数が記録に残ることです。

設計の要は、初日の閉場後の一度の決定です。品目別の追加発送数を確定して工房へ送り、工房は翌日に作って夕方の便に載せ、荷は3日目の朝に会場へ着きます。締切を初日の夜に置くのは、チルド便と製造の都合からの逆算です。判断が遅れると到着日も遅れ、会場で販売できる日数が短くなります。秋の物産展のように会期の後半へ土日が来る日程なら、土日に必要な在庫を確保するためにも、初日の夜に追加数を決めます。

予測の前に、確定している数量を反映します。百貨店のオンライン事前予約と地方発送の注文は受取日つきで決まっています。実演の豆大福は、1日の上限が職人の手の速さで決まっているので、作れる数を上限に販売数を見積もり、送る材料の量を決めます。会場の来場規模・区画の位置・実演の可否・催事全体の前年実績は、主催者への確認で開催前に埋まります。予約などの確定分と、会場での販売予測を分けて搬入数を計算します。

初めての会場の扱いが、この設計の中心です。催事ごとの合計だけでなく、会期中の各日の販売数を使います。初日・平日・土曜・日曜・最終日という日の種類ごとの売れ方のパターンを過去の催事から調べます。たとえば、初日は開店前から列ができ、平日に落ち着き、土日にまた増えるといった変化です。最終日の閉場時刻も考慮します。この形を過去の催事すべてから学び、会場ごとに変わる販売数の目安を、主催者から聞いた会場の情報で仮置きして、初日の実績で置き直します。6日間の催事に年5回出店する想定なら、年30日分の販売記録を使います。

送る量は、品目の賞味日数と残りの会期日数を比べて決めます。最中のように残りの会期より賞味がずっと長い品は、余っても持ち帰って自店で売れるので、幅の上限側で送ります。どら焼きは会期の前半なら翌日に回せますが、後半に送る分は持ち帰っても売り切る日数が残らないため、下限側へ絞ります。豆大福は当日の材料で職人がその場で調整します。同じ品でも、到着日と賞味期限までに販売できる日数によって、送る数を変えます。

効果は、金額と時間で測ります。最終日に持ち帰った箱数×原価と返送の送料、持ち帰ったあと、賞味期限までに自店で売り切れなかった廃棄額。売り切れた品は、過去の同じ時間帯の販売実績を参考に、売り切れがなければ得られたと考えられる売上を推計します。それから、追加が売場に並ぶ日。電話のやりとりで4日目になっていた追加が3日目の朝に変わったか。この3つを会期レポートに並べ、次の催事の初回搬入へ反映します。