催事・物産展に何箱持っていくか。初回搬入と追加分の決め方

初回搬入は、追加が会場に着く日の前日までの分にする

催事に持っていく数でいちばん多い決め方は、出発前に会期の全部を積むやり方です。会場では作り足せないので多めになり、最終日に箱を抱えて帰ることになります。

会期の途中で追加を送れるなら、初回にすべてを積む必要はありません。初回搬入は、追加が会場に並ぶ日の前日までに売れる見込みの合計で足ります。工房で作って便に載せ、会場に届くまでに中1日かかるなら、初日の閉場後に確定した追加が3日目の朝に並びます。初回に要るのは初日と2日目の2日分です。

分けて送る利点は、数量を決める時点が変わることです。出発前に手元にあるのは、過去の催事の記録と主催者に聞いた会場の情報だけですが、初日の閉場後にはその会場で実際に売れた1日分が加わります。6日間の会期なら、残り4日を実測値を見てから決められます。

追加の締切は、売場に並べたい時刻から逆算して決める

追加搬入の締切は、売場に並べたい時刻から順にさかのぼって出します。さかのぼる順は、売場に並べる時刻、会場の搬入受付の締め、荷が会場に届く時刻、便の集荷の締切、工房が作り始める時刻です。

3日目の開店10時に並べたい場合で考えます。会場の搬入受付が9時までなら、荷は3日目の朝に届いている必要があります。使う便が中1日かかるなら集荷は1日目の夕方で、工房がその日のうちに箱詰めするなら、品目別の箱数を伝えるのは初日の閉場直後です。ここまで戻して初めて、締切が初日の夜だと言えます。

常温の品と冷蔵の品で便が分かれるなら、締切も別々になります。冷蔵便のほうが集荷の締切が早いことが多いので、先に決めるのは冷蔵の品目です。締切は品目ごとに紙に書き出し、初日に会場へ持っていきます。

会期の後半に土日が来る日程なら、締切はさらに前に寄ります。土日の在庫を金曜までに会場へ入れておく必要があるためです。

会場が毎回違っても、日ごとの記録なら次の催事に使える

催事の売れ方を過去から見込むときに困るのは、記録の件数です。6日間の催事に年5回出る店でも、会期の合計だけで残していると手元には5件しかありません。同じ会場の前年の分に限れば1件です。

出ている日数そのものは年30日あります。それを日ごとに残せば、件数は30件になります。さらに初日・平日・土曜・日曜・最終日という日の種類で分けると、会場が変わっても使えます。初日は開店前から列ができ、平日に落ち着き、土日にまた増えるという動きは、会場が違っても似た形で出るためです。

会場によって変わるのは合計の水準のほうです。区画の広さ、催事全体の規模、前年の来場者数、実演ができるかどうか。この4つは出店が決まったあとに主催者へ確認できます。過去の催事から出した日の種類ごとの配分に、その会場の水準を掛けた数が、初回搬入を決めるときの日別の販売見込みです。

会期表に残す項目は、会期の何日目か、曜日、品目、搬入数、販売数、閉場時の残数、売り切れた時刻、天気、特記です。売り切れた時刻の欄がいちばん抜けやすく、そこが抜けると後で売り逃しを数えられません。

日付と数量の並びから先を見込む仕組みも使えます。当社が開発中の手軽に使える需要予測AIは、日付と数量の2列のCSVから28日先まで幅つきで見込みを出します。催事の記録は日付が飛び飛びなので、入れるのは自店の日別販売数のほうが向いています。

品目ごとに送る量を変える。期限までの日数と会期の残り日数を比べる

食品表示基準は、消費期限を「腐敗、変敗その他の品質の劣化に伴い安全性を欠くこととなるおそれがないと認められる期限」、賞味期限を「期待される全ての品質の保持が十分に可能であると認められる期限」と定めています。日数そのものは、品目ごとに法令で定められてはいません。

日数を決めるのは作った側です。厚生労働省と農林水産省がまとめた食品期限表示の設定のためのガイドラインは、期限の設定は微生物試験や官能検査の結果などにもとづいて科学的・合理的に行うもので、製品に責任を負う製造業者が設定すべきものだとしています。自店の商品に印字している期限が、そのまま持ち帰ってから売れる日数の上限になります。

この日数と会期の残り日数を比べると、送る量を3通りに分けられます。同じ品目でも、初回搬入と会期後半の追加では到着日が違うので、寄せる側が変わります。

試算例で確かめます。賞味14日のもなかを、最終日が到着から5日目にあたる催事へ送るとします。最終日に30個残っても、持ち帰った時点で期限まで9日あります。自店で1日4個売れているなら9日で36個なので、30個は売り切れる範囲です。同じ条件で賞味5日のどら焼きが30個残った場合、持ち帰った時点で期限は切れていて、返送の送料と廃棄だけが残ります。

会期が終わったら、持ち帰りの損と売り切れの損を金額で並べる

催事で売れ残った商品は、百貨店の在庫にはなりません。中小機構のJ-Net21は、百貨店への出店について、店頭で商品が売れた時点ではじめて百貨店側が仕入れたと見なす売上仕入れの形を説明しています。売れなければ仕入れも起きないので、残った箱は出店した側の在庫のまま戻ります。

多めに積むことの費用は、箱の中身にとどまりません。J-Net21は在庫を多めに持つ悪影響として、廉価販売や廃棄による収益の悪化、廃棄のための輸送費用と処分費用を挙げています。催事ではここに返送の送料が加わります。

反対側の損は、放っておくと記録に残りません。閉場の2時間前に商品が切れた日は、売上だけ見れば良い日です。売り切れた時刻を会期表に残すと、棚が空いていた時間に売れたはずの数を、同じ日の種類の時間帯別の販売数から見積もれます。

会期レポートは品目別に並べます。持ち帰りの損は、廃棄した数に原価を掛けた額と、返送の送料のうちその品目分の合計です。売り切れの損は、売れたはずの数に粗利を掛けた額です。捨てた1個の損は原価、売り逃した1個の損は粗利で、1個あたりの金額が違います。

紙の会期表から始められる。仕組みにする費用は何で決まるか

最初に要るのはA4の紙1枚です。縦に品目、横に会期の日を並べ、搬入数、販売数、閉場時の残数、売り切れた時刻を書きます。会期ごとに1枚ずつ保管すると、3回ぶんで配分が見え始めます。

Excelに移すのは、紙で足し算が追いつかなくなってからで間に合います。目安は、持っていく品目が10を超えたとき、催事が年5回を超えたとき、会期表を見る人が2人以上になったときです。

画面にする目安は、締切に間に合わない場面が出てきたときです。初日の閉場後、片付けをしながら30分で品目別の追加数を決めなければならない。担当者が代わると決め方が変わる。こうした状態なら、会期表を画面に載せる価値があります。画面にするとどう変わるかは、和菓子店の催事・物産展 搬入数予測の開発プランにまとめています。

費用と期間は、次の4つを決めれば見積もれます。開発中の需要予測AIについては、リリース前のデータ確認と試験予測は無料です。リリースの時期は未定なので、いまある会期表を見せていただいて、日別の記録が足りているかの確認から始められます。

まとめ

初回搬入は、追加が会場に並ぶ日の前日までの販売見込みで決めます。残りは、その会場で唯一の実測値である初日の売れ方を見てから確定します。

会場が毎回変わっても、日ごとに残した記録は次に使えます。日の種類ごとの配分は会場をまたいで似た形で出て、変わるのは合計の水準のほうです。

送る量は品目ごとに変えます。材料は、印字している期限までの日数と会期の残り日数の比較です。持ち帰って自店で売り切れる品だけ、上限側で送れます。

次にやることを1つ挙げるなら、直近の催事の売上票を出して、会期の合計を日ごとに並べ直すことです。曜日と会期の何日目かを書き足せば、それが1件目の記録になります。