発注や仕込みの数量を出す仕組みは、既製のソフトを買うか、自社に合わせて作るか

既製のソフトを先に試し、合わない部分だけを作る

発注量や仕込み量の計算を仕組みにしたいとき、最初から開発を考えると金額が大きくなります。順番を逆にしてください。既製のソフトで足りるかを先に確かめ、足りない部分だけを作るほうが、費用も導入までの時間も小さくなります。

足りるかどうかは、3つを見れば判断できます。1つ目は、必要な数量の単位です。品目ごとに見るのか、店舗の合計でよいのか。通常食・刻み食などの食事形態ごとに分けて数えている事業所もあります。2つ目は、判断の締切です。前日の17時までに数字が必要なのか、週に1回でよいのか。3つ目は、いまの記録の置き場所です。レジに残っているのか、Excelなのか、手書きの表なのか。

この3つが既製のソフトの想定と合っていれば、買うほうが早く済みます。1つでも合わなければ、その部分だけを作る相談になります。

既製のソフトは、何が決まっていて何が変えられないのか

インターネット経由で使うソフト（クラウドサービス）は、複数の会社が同じ仕組みを共有しています。中小企業基盤整備機構のビジネスQ&Aは、この形のソフトについて「複数の企業で共有される場合が多いため、クラウド・サービス事業者はシステムのカスタマイズを受け付けない場合が多い」と説明しています。画面の項目や計算の単位は、基本的に提供されたままで使うことになります。

同じQ&Aは、利点として、自社にサーバーを置く場合より導入と運用の費用を低く抑えられること、申し込み後すぐに使い始められるものがほとんどであることを挙げています。決まった作りをそのまま受け入れられるなら、既製のソフトは速くて安い選択です。

総務省の令和7年版情報通信白書によると、2024年時点で80.6%の企業がクラウドサービスを利用しています。発注や在庫の管理でも、まず既製のサービスを探すのが普通の順番になっています。

数量の見込みについては、レジのソフトに分析機能が付いていることがあります。中小企業基盤整備機構の別のQ&Aは、生鮮食品の廃棄を減らす手順として、POSの単品データに催しや気温といった外部のデータを合わせて「ある程度の販売数量を予測する必要がある」と説明し、曜日と時間帯ごとに品切れの時間帯や残った在庫数を調べることを挙げています。付属の分析機能でここまで見られるなら、その先の仕組みは要りません。

自社に合わせて作るほうが向くのは、どんなときか

作るほうが向くのは、次の4つのどれかに当てはまるときです。どれにも当てはまらないなら、既製のソフトで足ります。

当てはまる場合も、全部を作る必要はありません。売れた数の記録と集計は既製のソフトに任せ、書き出したCSVを材料に、数量を決める画面だけを作る形が選べます。当社の発注表アプリの開発プランは、閉店後に数える品目を絞り、品目ごとの発注点と発注量を1枚の表で出す想定です。予測から発注集計まで通す規模になると、来客予測・発注管理の開発プランのように画面数が増えます。

買う場合と作る場合で、費用の形はどう違うか

買う場合の費用は、導入時の設定費と、使い続けるあいだ毎月かかる利用料に分かれます。やめれば支払いは止まりますが、その時点で自社のデータをどう持ち出すかは先に決めておく必要があります。作る場合は、初期の開発費と年ごとの保守費です。開発費は対象の品目数、つなぐシステムの範囲、作る画面の数で決まります。当社が公開している来客予測・発注管理の開発プランでは、要件整理から納品までを3か月で見込んでいます（実際の案件ではなく、想定として組んだ計画です）。

デジタル化・AI導入補助金2026（旧IT導入補助金）の通常枠は、この費用の一部に使えます。補助率は1/2以内で、令和6年10月から令和7年9月までの間に3か月以上、地域別最低賃金を下回る賃金で雇用する従業員が全体の30%以上いる場合は2/3以内です。補助額は、1種類以上の業務プロセスを持つソフトウェアなら5万円以上150万円未満、4種類以上なら150万円以上450万円以下です。

対象になる経費は、ソフトウェア購入費とクラウド利用料（最大2年分）です。これに加えて、機能の拡張、データを連携するツール、セキュリティの費用、導入のコンサルティング、導入設定、導入研修、保守サポートも対象に含まれます。発注や在庫の仕組みは、通常枠が挙げる業務プロセスのうち「供給・在庫・物流」に当たります。会計や人事のような汎用のプロセスだけを持つソフトウェアは対象外です。

注意したいのは、補助の対象が登録されたITツールに限られる点です。同補助金のページには、登録されていないITツールは交付申請ができないと書かれています。AIを搭載したソフトウェアも登録できます。補助金を前提に進めるなら、同じサイトのITツール検索で、登録済みのツールと導入を支援する事業者を先に確認してください。オーダーメイドの開発をこの枠組みで進められるかは事業者ごとに違います。

クラウド利用料の補助は最大2年分です。3年目からは自社の費用に戻るので、金額を比べるときは1年ではなく5年で並べてください。AI開発そのものの費用の内訳は、AI開発の費用の記事で試作・開発・運用の3つに分けて説明しています。

3か月ぶんの記録をためてから、どちらかを決める

決めかねているあいだにできることがあります。品目を1つ選び、日付と数量の2列を3か月ためてください。表計算ソフトでも手書きの表でもかまいません。いま使っているレジの分析機能が出す数字と、自分が決めた発注量を並べると、足りないのが記録なのか、それとも計算や画面なのかが分かります。表計算ソフトでどこまで計算できるかは、移動平均の記事にまとめています。

仕組み化を相談する目安は3つです。集計や転記に毎週まとまった時間がかかっている。品目が増えて、担当者以外には数量の根拠が分からない。数量を決める人が休むと、発注が止まる。このどれかが起きているなら、紙のままで続けるより、仕組みに移す相談をする時期です。

当社が支援できるのは、CSVファイルを1つお預かりして、需要予測に使える内容かを確認し、試験予測の結果を直近の実績と並べてお見せするところからです。手軽に使える需要予測AIはリリース前のため、この確認は無料で受け付けています。費用がかかる場合は、始める前に金額をお伝えします。既製のソフトで足りると判断できた場合も、そのようにお伝えします。

見積もりのために確認するのは4つです。対象にする品目数、数量を確定する締切、つなぐ相手（レジ、仕入先の発注システム、会計）、作る画面の数。これが決まれば金額の幅を出せます。発注のどこまでを計算に任せられるかは、発注の自動化の記事で説明しています。

まとめ

既製のソフトで足りるかは、数量の単位、判断の締切、記録の置き場所の3つで判断します。合っていれば買うほうが速く、安く済みます。

合わない場合も、記録と集計は既製のソフトに任せ、数量を決める部分だけを作る形が選べます。費用は買う場合が利用料の継続、作る場合が初期費用と保守費です。5年で並べて比べてください。

次にやることは1つです。1品目の日付と数量を3か月ためて、いま使っているソフトが出す数字と、自分が決めた数量を並べること。どちらを選ぶかの材料は、それで足ります。