発注を自動にしたら、担当者の仕事は何が残るか。任せられる計算と、人が続ける確認

自動になるのは数量の計算で、発注の手続きは人の側に残る

発注をシステムに任せたいというご相談で、当社が最初に確認するのは「発注のどこを指しているか」です。多くの場合、頭にあるのは「いくつ頼むかを考えている時間」です。ここは過去の販売数から計算でき、予測を使える場所です。

ただ、発注の仕事はそこだけではありません。中小企業基盤整備機構が運営するJ-Net21の購買管理の解説では、発注は購入依頼を受けて注文書を出し、注文請書を受け取り、届いた品を受入検査して検収し、支払いにつなげるまでの一続きの手続きとして説明されています。数量を決めるのは、この流れの一部です。

この記事では、計算に任せられる範囲、人に残る4つの判断、導入すると新しく増える作業、費用の決まり方の順に説明します。最後まで読んだときに、自店の発注のどこを仕組みにするかを決められる状態を目指します。

そもそも発注の仕事には、どこからどこまでが入るのか

先ほどのJ-Net21の解説（食品づくりにおける購買管理の基本、中小企業診断士の高橋順一氏による2013年の記事）は、発注を決めるときに明確にする事項として、品番、数量、単価に加えて、納期、納入地、品質の要件、特別な指示、返品条件、支払条件、納期が遅れたときの対応を挙げています。数量は、注文書に載る項目の1つという位置づけです。

品物が届いたあとの作業も同じ解説に出てきます。受け入れ時に外観を確認して重量を量り、温度管理が必要な品は配送車が荷受け場に着いた段階で車内の温度を測る。受け取れない品はロット番号などで区分けする。数量と品番を確認して受領印を押し、受入検査に合格したものを検収して支払いにつなげる。ここまでが発注の仕事です。

小売の側から見ても同じです。J-Net21の起業マニュアルは、いつ、どのくらいの量を、どこへ発注するかを業務として標準化し、ルールにしたものを補充発注システムと呼んでいます。発注を仕組みにするというのは、数量の計算だけでなく、この3つを決めることだと考えてください。

納品時に何を確かめ、どう記録に残すかは検収記録簿の記事で詳しく説明しています。ここが紙のままでも予測は始められますが、発注全体を1つの画面にまとめたいなら、検収の記録もあわせて設計します。

計算に任せられるのは、どの数字か

任せられるのは「過去の日付と数量の並びから、この先に売れそうな数量を見込む」部分です。曜日による増減、季節による増減、特売や催しのあった日の扱いをまとめて計算し、品目ごとに一覧で出します。1品目ずつ電卓で平均を出していくと時間がかかりますが、計算そのものは機械の得意な作業です。

当社が開発中の手軽に使える需要予測AIは、日付と数量の2列のCSVから28日先までの予測を範囲つきで出します。同じ考え方を手元で試すだけなら、Excelの移動平均でもかなりのところまでできます。計算式と限界はExcelでどこまで計算できるかの記事にまとめました。

ここで注意してほしいのは、出てくる数字が「売れそうな数量」であって、「頼む数量」とは別だということです。いま棚にある在庫を引き、届く予定の分を引き、仕入単位に合わせて丸めて、はじめて発注数になります。この引き算の手順は発注量を決める3つの数字の記事と発注点と安全在庫の記事で説明しています。

予測を入れても、人に残る4つの判断

数量の目安が出たあと、それを発注数に変える作業は人の側に残ります。発注を仕組みにするときに必ず出てくるのは、次の4つです。

このうち1つ目の在庫の確認は、仕組みにするかどうかで負担が大きく変わります。J-Net21のビジネスQ&Aは、保管場所を誰にでも分かるように決めたうえで、入出荷のたびに製品名と日付と数量を台帳に記録し、担当者を決めて記録を続ける仕組みを作ることを勧めています。この記録が続いていれば画面に在庫が出ますが、続いていなければ毎回、棚や冷蔵庫を開けて数えることになります。

4つ目の最終決定を人が持つのは、当社の方針です。計算した数量をそのまま仕入先へ送る設定は、最初からは作りません。画面に数量を出す、人が見て直す、直した記録を残す。この順で2、3ヶ月動かしてから、どの品目なら人の確認を省けるかを一緒に決める進め方を提案しています。

導入すると、新しく増える作業もある

ここを伝えずに始めると、あとで「思ったより楽にならない」となります。予測を使う発注では、次の3つが新しく発生します。

1つ目は、記録を毎日そろえることです。予測は前日までの数量を使って計算するので、月末にまとめて売上を入力する運用のままでは、翌日の発注に間に合いません。休業日の行、返品のマイナス、セット商品の数え方も、そろえておく必要があります。直し方は売上データの直し方の記事に書きました。

2つ目は、予測から外れた日に理由を残すことです。大雨だった、近所で工事が始まった、テレビで紹介された。この1行があるかどうかで、翌月の見直しの精度が変わります。書き方は予測の範囲の記事で説明しています。3つ目は、月に1回の設定の見直しです。品目の入れ替え、仕入単位の変更、担当者の交代を反映します。

導入して1、2ヶ月は、紙の発注と画面の発注を並べて動かすため、作業はむしろ増えます。そのうえで、廃棄額、品切れで断った数、発注にかかっている時間の3つを毎月記録してください。当社は削減できる金額をあらかじめ約束しません。並行運用の期間に自店の数字を取って、続けるかどうかを判断する材料にしてください。

1週間の発注作業は、どこに時間がかかっているか

「数量を決める時間」が発注全体のどのくらいを占めるかは、店によってまったく違います。品目が20で仕入先が2社の店と、品目が80で仕入先が8社の店では、時間のかかる場所が変わります。下の画面で自店に近い条件を選んで、内訳を確かめてください。

目安として、品目数が多いほど数量を決める時間と在庫を数える時間が伸び、仕入先が多いほど注文書を作る時間と届いた品を照合する時間が伸びます。前者が大きい店は予測を入れる効果が出やすく、後者が大きい店は発注の連絡そのものを先に整理したほうが早く楽になります。仕入先ごとにFAXやLINEや電話が混ざっている場合の整理のしかたは、飲食店の発注管理アプリの開発プランで紹介しています。

1品目から紙で試し、費用を見積もるために何を確認するか

始め方は、発注量に迷う品目を1つ選び、紙1枚を1ヶ月続けることです。日付、売れた数、その日に頼んだ数、翌日の在庫を並べます。ここに予測の数字を書き足すだけで、計算に任せられる部分がどれだけあるかが見えます。システムを入れる前に、記録が続く体制かどうかも分かります。

当社の手軽に使える需要予測AIは開発中で、リリース時期は未定です。リリース前でも、手元のCSVが予測に使える記録かどうかの確認と、当社側での試験予測は無料で受け付けています。3ヶ月分ほどの日付と数量があれば試せます。CSVが手元になくても、いまの発注の手順を聞くところから始められます。

発注の画面まで作る場合の費用は、下の4つで変わります。見積もりの前にこの4つを決めておくと、金額の幅が小さくなります。品目ごとの発注点と数量を1つの表で扱う例は、飲食店の発注表アプリの開発プランにまとめています。

まとめ

発注をシステムに任せても、無くなるのは数量を計算する時間の一部です。在庫と入荷予定の反映、記録に無い予定の入力、仕入単位への丸め、最終決定は人に残ります。届いた品の照合と検収も同じです。

代わりに、毎日の記録をそろえる作業と、外れた日の理由を残す作業が増えます。この2つが続く体制を作れるかが、予測が定着するかどうかの分かれ目です。月末にまとめて記録する運用のままでは、翌日の発注には使えません。

まず、発注量に迷う品目を1つ選び、日付、売れた数、頼んだ数、翌日の在庫の4列を1ヶ月続けてみてください。続いた記録があれば、そのまま試験予測にかけられます。