店の前の順番待ち、どう受け付ける？

順番待ちの受け付け方は大きく4つ

ここでは、待っている人が自分の順番をどうやって知るかで4つに分けます。どれか1つに決める必要はなく、平日は紙、週末の昼だけ番号札、のように組み合わせてもかまいません。

選ぶときに確かめる3つのこと

店の規模より、次の3つで合う方法が変わります。いまの混み方を思い出しながら、当てはまるものを確かめてください。

電話番号を書いてもらうなら、何に使うかを先に伝える

個人情報保護法は、個人情報を取得したときに、あらかじめ利用目的を公表している場合を除いて、速やかに本人に通知するか公表することを求めています（第21条第1項）。用紙など書面に書いてもらって本人から直接受け取る場合は、あらかじめ本人に利用目的を明示することが求められます（同条第2項）。この「書面」には、画面への入力のような電磁的記録も含まれます。

同じ条文には、取得の状況からみて利用目的が明らかな場合は適用しないという定めもあります（同条第4項第4号）。ただ、順番が来た連絡にだけ使うのか、後で新メニューの案内も送るのかは、書く人からは見分けがつきません。当社としては、用紙の上や受付の画面に「順番のご連絡にだけ使います」と一言書いておくことをおすすめします。後から案内を送るなど別の使い道があるなら、その使い道も書いてから受け取ります。

連絡先を集めて常連さんへの案内に使うときの決まりは、常連さんに喜んでもらう仕組みの記事で整理しています。

法律とは別に、記名の用紙はほかのお客さんの目に入ります。当社の提案ですが、名前はカタカナや名字だけでよいと書いておく、電話番号は用紙ではなく店員が別の紙に控える、営業が終わったら用紙を処分する、と決めておくと、書く側も安心して書けます。

受付時刻を書き足すと、待ち時間の目安を伝えられる

並ぶ人がいちばん知りたいのは「あとどれくらいか」です。当社の提案として、記名の用紙や番号の控えに「受付時刻」と「ご案内時刻」の2つの欄を足す方法があります。案内した時刻から受付時刻を引くと、その組が何分待ったかが分かります。

同じ曜日・時間帯の記録が数週間ぶんたまると、「土曜の12時台に5組待ちなら、だいたい何分」という目安を、店の実際の記録から伝えられるようになります。目安はあくまで過去の平均なので、伝えるときは「前後することがあります」と添えます。

待ち時間が長い時間帯がはっきりすると、その時間帯にホールやキッチンの人数が足りているかを見直す材料にもなります。時間帯ごとの配置の考え方はピークタイムの記事で説明しています。

紙で1か月試してから、仕組みにするかを決める

最初から受付の機械やサービスを入れなくても、受付時刻つきの記名用紙で1か月ほど続けると、何組並ぶ日がどれくらいあるか、外で待つ人がどれくらいいるかが分かります。番号札やスマホへの連絡が必要かどうかは、その記録を見てから決めても遅くありません。

スマホに知らせる形にする場合、お客さんにアプリを入れてもらう方式だと、初めての人には手間がかかります。入口のQRコードを読むとブラウザで受付画面が開く形なら、インストールなしで使ってもらえます。ブラウザで開くアプリの考え方はPWAの記事で、イベントの整理券のような使い方はイベント当日だけ使うアプリの記事で紹介しています。既製のサービスを使う場合は、連絡の送り方や料金、受け取った連絡先の保管のしかたを、それぞれの利用規約で確かめてください。