仕入れの数量は、売上目標で決めるか、実績から見込むか

数量は実績から見込み、売上目標は打ち手で追う

来月の仕入れを考えるとき、手元には性質の違う2つの数字があります。1つは、店として達成したい売上目標。もう1つは、これまでの記録から見込んだ販売数です。発注量と仕込み量に使うのは、後者です。

売上目標は、家賃や人件費といった固定費と、残したい利益から逆算して出す金額です。何がいくつ売れるかを調べて出す数字とは、出どころが違います。目標が前年比1割増なら仕入れも1割増、という決め方をすると、増えるのは売上ではなく売れ残りです。

目標そのものは引き続き必要です。目標と見込みの差は、販促、予約の取り方、品目の入れ替えといった打ち手で埋めます。打ち手が決まって、それで何食ぶん増えるかを言えるようになってから、発注に足します。順番が逆になると、仕入れだけが先に増えます。

売上目標は、何から逆算して出てくる数字か

目標の作られ方を先に確認します。中小機構が運営するJ-Net21の起業マニュアル損益分岐点を使った目標売上高は、費用を変動費（売上に比例してかかる費用。原材料や仕入商品など）と固定費（売上に関わらず一定的にかかる費用。正社員の給与や店舗の家賃など）に分け、損益分岐点売上高を「固定費÷（1－変動費比率）」、目標利益に必要な売上高を「必要売上高＝（固定費＋目標利益）÷（1－変動費率）」と示しています。

この式を、1日の平均客数40人、客単価1,200円、月の営業日数25日の店に当てはめてみます（以下は試算例で、実在の店舗の数字ではありません）。固定費が月60万円、変動費率が40%なら、損益分岐点売上高は60万円÷0.6で100万円。ここに目標利益15万円を足すと、必要売上高は75万円÷0.6で125万円になります。

式に入っているのは、固定費と目標利益と変動費率の3つだけです。来月の曜日の並びも、去年の同じ月に何食出たかも、この計算には入りません。目標売上高は、店の外で何が起きるかとは無関係に決まる金額です。だから、達成できるかどうかは別に確かめる必要があります。

変動費率に何%を使うかは、自店の決算の数字から取ります。業種の水準を参考にしたいときは、日本政策金融公庫の小企業の経営指標調査があります。決算データをもとに小企業の収益性や生産性などの指標値を集計したもので、業種ごとに隔年で実施されています。飲食店の食材費と人件費の水準はFL比率の記事にまとめました。

発注量の見込みは、どの記録から出すか

見込みのほうは、過去の日付と数量の記録から出します。同じ曜日、同じ営業形態の日だけを集めて平均と最小・最大を出すのが、いちばん手数の少ない方法です。品目ごと、日ごとに数量が出るので、そのまま発注の数に使えます。

同じJ-Net21の起業マニュアル販売・仕入計画の書き方は、販売計画を「いくらのものを何個売るかを予定したもの」、仕入計画を「売上をつくるためにいくらのものを何個仕入れるかといったことを計画したもの」と説明しています。飲食業の売上の積算方法として「客単価×席数×回転率×営業日数」を挙げ、客数や客単価は予測になるとしたうえで、希望的観測ではなく、店舗がある通りの通行量や商品の特性を考慮する必要があると書いています。計画に載せる数量にも根拠が要る、という整理です。

見込みは1つの数字では出ません。同じ金曜でも9個の日と16個の日があるなら、9個から16個の幅が見込みです。幅のどちら側に寄せるかは、その品目が日持ちするか、当日に追加で仕入れられるかで決まります。幅の読み方は発注は多めにするか少なめにするかの記事に、平均の出し方はExcelでの計算の記事にまとめています。

記録がどれくらいたまっていれば見込みを出せるかは、決めたいことによって変わります。曜日ごとの差を見るなら4週間、季節の動きまで見るなら1年ぶんです。必要なデータ期間の記事で区切りごとに整理しました。

目標と見込みを1つの表に並べる。期間と単位をそろえる

2つの数字を比べるには、期間と単位をそろえます。期間は同じ月、同じ営業日数で切りそろえます。単位は、目標が金額、見込みが数量で出るので、客単価か商品単価を使ってどちらかに換算します。

先ほどの店で並べてみます。見込みの側は、1日40人×客単価1,200円×25日で、月の見込み売上が120万円。目標の側は必要売上高125万円です。差は5万円になります。この5万円を客単価1,200円で割ると約42人、25日で割ると1日あたり約1.7人です。

ここまで落とすと、差の大きさが判断できます。1日1.7人なら、予約をひと組多く取る、常連への案内を1回増やすといった打ち手の範囲です。これが1日10人なら、打ち手で埋まる幅を超えているので、目標利益か固定費のほうを見直す話になります。差を金額のまま眺めていると、この区別が付きません。

表の列は3つで足ります。目標（金額と、客単価で割った客数）、見込み（数量と、客単価を掛けた金額）、実績。月末に3列を並べ、差の理由を1行残します。J-Net21の経営ハンドブック経営計画の策定も、計画書を毎年・毎月・毎週・毎日という単位でブレークダウンして共有してチェックすることで経営計画と実績のズレが分かり、なぜズレが発生したのかを調べることで問題を早く見つけられる、としています。

差を仕入れで埋めると、ひと月でいくら残るか

差の5万円を仕込み量で埋めた場合を計算します。125万円÷120万円で約1.04倍なので、1日40食の仕込みを42食にします。実際に来る客数が見込みどおり40人なら、1日およそ1.7食が残ります。25日で約42食、材料費は客単価1,200円×変動費率40%で1食480円ですから、ひと月でおよそ2万円です。

この2万円がどこへ行くかは、品目によって分かれます。日持ちしないものは廃棄になり、その月の費用として出ていきます。日持ちするものは在庫として棚に残り、帳簿の上では費用になりません。ただし仕入代金の支払いは先に発生します。売れていない商品の代金だけが手元から出ていく形です。

J-Net21の経営ハンドブック資金繰り表を活用するは、過去の実績から作る資金繰り実績表と、これからの資金の動きをみる資金繰り予定表の2つを挙げ、両者の差異を比較・分析して問題点を洗い出すことで、今後を見越した資金の流れを調整できるとしています。仕入れを目標に合わせて増やすと、まずこの予定と実績の差に出ます。

仕入れを足してよいのは、増える数量を説明できるときです。10人の予約が入った、近くの工事が始まって昼の客数が増えている。こうした材料があるなら、その分を数量で足します。「目標だから」は、数量を足す理由になりません。

表計算で始める範囲と、仕組みにするときに決めること

始めるのに費用は要りません。月ごとのシートに、目標・見込み・実績の3列を作ります。目標の列は年に1回か2回、固定費と目標利益が変わったときだけ入れ替えます。見込みの列は、売上の大きい10〜20品目について、同じ曜日の直近4週から8週の平均を週に1回入れ直します。この形なら毎週30分ほどで回せます。

続かなくなる合図は、数字の量に出ます。品目が増えて転記が月末にまとめて発生している。単価の更新が追いつかず、去年の単価のまま計算している。この段階になると、見込みの列が空欄のまま目標の列だけが残り、結局は目標で発注する形に戻ります。

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目標と見込みを並べる画面まで作る場合、見積もりのために確認するのは3つです。対象の品目数、レジや会計ソフトから日付と数量を書き出せるかどうか、そして固定費と変動費率をどこから取るかです。売上と仕入れと人件費を同じ月にそろえて損益を出す形は、札幌市内の飲食店へ納品した損益管理アプリに書いています。試す段階から業務画面までを費用の性質で分ける考え方と、期間の目安はAI開発の費用の記事にまとめました。

まとめ

売上目標は固定費と目標利益から逆算して出る金額、見込みは過去の記録から出る数量です。発注量に使うのは見込みのほうで、目標の伸び率を数量に掛けると売れ残りが増えます。

2つを比べるときは、期間と単位をそろえ、差を1日あたりに割ります。1日あたり何人・何個かまで落とすと、打ち手で埋まる差か、目標のほうを見直す差かが分かれます。

まず、今月の目標売上を客単価で割って、1日あたり何人必要かを出してみてください。直近の実績の客数と並べた差が、これから埋めにいく幅です。